Compliance aziendale: come garantirla con un sistema di gestione documentale

Cos'è la compliance aziendale

Quando parliamo di compliance aziendale o conformità aziendale, facciamo riferimento a tutte le attività aziendali in termini di procedure, regolamenti, disposizioni di legge e codici di condotta. Lo scopo della compliance è quindi quello di proteggere l’azienda dai rischi di carattere legale e reputazionale. 

La compliance aziendale

Negli ultimi anni, ma ancora di più in quelli che verranno, le preoccupazioni inerenti a privacy e sicurezza dei dati si intensificheranno. A causa di diversi fattori, quali ad esempio l’aumento del numero di lavoratori in modalità smartoworking o la potenziale crescita dei casi di frode, i controlli di conformità saranno ancora più rigorosi. 

Rimanere al passo con i cambiamenti può risultare complicato, ma è più facile garantire la conformità se l’azienda presenta una base flessibile predisposta ad adattarsi con facilità ai nuovi requisiti normativi.

DocuWare Cloud per la conformità

Una soluzione che può fare al caso tuo può essere l’adozione di un sistema di gestione documentale in Cloud. Perchè proprio in Cloud? Perchè la forza lavoro sarà sempre più occupata in modalità ibrida, ma anche perchè le aziende come la tua avranno sempre un maggior bisogno di elasticità e di agilità nonchè di ridurre i costi legati alle infrastrutture hardware.

Caratteristiche del software

DocuWare Cloud ti permette di accedere ai tuoi documenti e alle informazioni necessarie da qualsiasi dispositivo, ovunque tu sia, per garantire e a te e alla tua azienda una continuità operativa senza ostacoli. 

  • Acquisizione, centralizzazione ed elaborazione delle informazioni senza alcun intervento manuale
  • Automatizzazione e accelerazione dei processi aziendali come l’elaborazione delle fatture, la gestione dei contratti o l’inserimento di nuovi dipendenti
  • Protezione delle informazioni e rispetto dei requisiti di conformità come GDPR
  • Supporto per team distribuiti e mobili con accesso ovunque e in qualsiasi momento
  • Informazioni complete, sicure e accessibili sono l’unico modo per garantire un processo decisionale intelligente

Come DocuWare garantisce la compliance aziendale

Firme elettroniche 

Per ridurre l’utilizzo di carta e semplificare il flusso di lavoro dei documenti, uno strumento fondamentale sono sicuramente le firme elettroniche. Le firme elettroniche qualificate infatti, come quelle fornite da DocuWare, vengono riconosciute a livello legale grazie alla tecnologia di verifica offerta per garantire autenticità e sicurezza. Ad oggi, la validità legale delle firme elettroniche verificate corrisponde a quella delle firme autografe secondo quanto stabilito dal regolamento europeo sull’identificazione elettronica e i servizi fiduciari per le transazioni elettroniche (eIDAS). 

Ruoli e responsabilità

Grazie a DocuWare potrai conferire agli utenti la possibilità di svolgere azioni differenti sulla base del loro ruolo: la sola visualizzazione, la modifica, la stampa, il download, etc. L’accesso avviene tramite un nome utente e una password univoci, e grazie a questa autenticazione che crea una traccia di audit, sarà possibile tenere monitorato chi ha avuto accesso ad un documento, quando e quali azioni sono state svolte. In questo modo le attività non autorizzate saranno limitate e le informazioni personali verranno mantenute al sicuro.

Prevenzione delle frodi

Grazie al controllo delle versioni e ad un robusto audit trail, con DocuWare potrai prevenire e rilevare eventuali frodi. Infatti, grazie anche alle notifiche inerenti alle violazioni dei protocolli di sicurezza, potrai avere sempre la situazione sotto controllo garantendo ai tuoi dati e ai tuoi documenti un ulteriore livello di protezione.

Preparazione agli audit

Affrontare un audit sarà più semplice con DocuWare Cloud: infatti tu e i tuoi dipendenti o gli altri membri del team potrete rispondere più velocemente alle richieste dei revisori grazie ad un maggiore controllo sulle informazioni aziendali. Inoltre, i flussi di lavoro di elaborazione sulle transazioni raccolgono, analizzano ed archiviano tutti i dati relativi alla conformità creando report perfetti per dimostrare l’accuratezza dei dati. 

Disaster Recovery 

È fondamentale per qualsiasi azienda avere delle copie di dati fuori sede, in modo tale da prevenire disastri di origine naturale o qualsiasi altra tipologia di crisi. Con dei backup ridondanti è quindi possibile garantire la compliance aziendale in modo tale da poter avere sempre a disposizione documenti ed informazioni, in pochissimo tempo anche in caso di situazioni emergenziali. 

Protezione da attacchi hacker

In aggiunta, DocuWare offre una protezione di altissimo livello contro ransomware ed altri malware. Infatti, grazie a Microsoft Azure il 99% dei virus è già noto, motivo per il quale un documento “infetto” viene immediatamente riconosciuto e non viene considerato nemmeno passabile di archiviazione. Inoltre, anche nel caso di un virus completamente nuovo, questo non potrà accedere all’archivio dati corrispondente di conseguenza non potrà diffondersi agli altri documenti. 

La conformità della tua azienda è importante.
Garantisci la massima sicurezza con DocuWare!

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