Come avviare la digitalizzazione di un'impresa partendo dalle risorse umane

La digitalizzazione del reparto risorse umane è un ottimo punto di partenza per avviare il processo ed espanderlo poi a tutta l’azienda, soprattutto se di dimensioni ridotte

Il reparto HR nelle piccole medie imprese

All’interno delle piccole medie imprese, la funzione Risorse Umane (più comunemente detta HR) può essere svolta da un singolo individuo o da piccoli team. Genericamente, quando affidata a un solo dipendente, questo si occupa anche di altri aspetti: la formazione, elaborazione spese e buste paga oppure attività di tipo amministrativo.

Iniziare a digitalizzare il reparto HR è importante per questo motivo: aumentare la produttività all’interno di un compartimento come questo è fondamentale soprattutto per le imprese più piccole dove le risorse umane sono costituite da team ristretti e con budget decisamente ridotti.

Perchè scegliere il reparto risorse umane come punto di partenza

Scegliendo di avviare un processo digitale all’interno del dipartimento HR è possibile digitalizzare e centralizzare i record di ogni dipendente compresi curriculum, moduli di onboarding, credenziali, documenti fiscali e di valutazione. Rendere digitale tutto quanto citato sopra è indubbiamente vantaggioso per l’azienda.

Innanzitutto, i dipendenti risparmiano tempo che possono dedicare ad attività più remunerative quali le nuove assunzioni, l’onboarding più rapido ed efficace e il miglioramento della soddisfazione dei dipendenti. Inoltre, garantirà alla tua azienda un livello di sicurezza maggiore in quanto la digitalizzazione di documenti e informazioni sensibili, come quelle legate ai dipendenti, eviterà rischi di smarrimento, furto o violazione dei dati.

I benefici della digitalizzazione in ogni fase

Reclutamento

Crea un pool centralizzato di candidati qualificati per le offerte di lavoro attuali e future

Raggruppando le candidature all’interno di un archivio centralizzato non rischierai di smarrire curriculum importanti che potrebbero servire alla tua azienda anche in caso di necessità future

Effettua ricerche tra i vari curriculum, lettere di presentazione e candidature

Dimentica le lunghe ore passate a ricercare informazioni tra decine di curriculum cartacei: con la digitalizzazione del reparto risorse umane con un solo clic potrai avere accesso a tutti i dati di cui hai bisogno così da ottimizzare tempistiche e lavoro delle risorse

Crea flussi di lavoro automatizzati

Grazie alla creazione di workflow, gli utenti autorizzati potranno possono esaminare in maniera rapida i curriculum per una maggiore velocità nelle decisioni di assunzione in modo tale da permettere all’azienda di confrontarsi con i migliori talenti

Facilita il recupero delle note dei colloqui, la verifica dell’idoneità all’impiego e i controlli dei precedenti

Sviluppa un flusso di lavoro per aggregare i feedback degli stakeholder interni

Monitoraggio dei candidati

Gestisci la comunicazione tra le risorse umane, il responsabile delle assunzioni e il candidato per semplificare il passaggio delle informazioni e velocizzare i processi
Invio automatico di notifiche via e-mail delle fasi successive del processo di assunzione
Avvia l’onboarding e il provisioning una volta accettata l’offerta di lavoro in maniera automatica ottimizzando il tempo dei dipendenti dedicati

Assunzione

Fornisci moduli web precompilati con le informazioni di base

In questo modo, nella fase di assunzione, i nuovi dipendenti non dovranno compilare decine di fogli ripetitivi. Il tutto si converte in tempo risparmiato e risorse più soddisfatte

Gestisci il provisioning dei nuovi assunti, in modo che i dipendenti abbiano tutte le attrezzature necessarie per iniziare a lavorare fin dal primo giorno
Tieni traccia della formazione e delle certificazioni richieste per una situazione costantemente aggiornata

Gestione della performance

Digitalizza il processo di revisione dei dipendenti, automatizza i promemoria di valutazione, conferma il completamento della revisione e fissa le date per la revisione successiva
Grazie alla Firma Digitale è possibile automatizzare il processo di firma delle valutazioni archiviandole automaticamente
Invia ai dipendenti aggiornamenti via mail su decisioni, richieste, informative, etc.

Ferie e permessi

Inoltra le richieste di ferie e permessi al tuo responsabile tramite un semplice modulo web
I dipendenti ricevono aggiornamenti via mail sullo stato delle loro richieste, avanzamenti, approvazioni, etc.
Aggiornamenti costanti ed automatici sui saldi dei dipendenti
Traccia ferie, permessi e congedi da una sola postazione

Licenziamenti e dimissioni

Avvia e gestisci il processo di fine rapporto inviando mail per programmare il colloquio d’uscita, restituire i beni aziendali e altre azioni che il dipendente deve completare
Sincronizza i documenti dei dipendenti per avere una visione dello stato di avanzamento sempre aggiornato
Automatizza i piani di conservazione dei documenti

Il caso di successo

Un’azienda, appartenente al settore delle concessionarie d’auto, era alla ricerca di un sistema di gestione documentale per ottimizzare il flusso di lavoro derivante dalle nuove assunzioni che fino a quel momento prevedeva lunghi processi basati su carta

Prima di introdurre DocuWare in azienda infatti i nuovi dipendenti dovevano recarsi fisicamente presso l’azienda la sede dell’azienda per completare tutte le attività necessarie all’onboarding. Questa situazione però non era favorevole per nessuna delle due parti: i nuovi assunti vivevano situazioni di frustrazione e scomodità e i dipendenti dell’azienda dovevano impiegare una grande quantità di tempo e documenti per portare a termine le attività.

Cosa ha permesso l'introduzione di un sistema di gestione documentale

Con l’adozione di un sistema di gestione documentale, tutti i moduli elettronici necessari per i candidati e i dipendenti vengono caricati all’interno del software. In questo modo, una volta assunto un candidato i manager possono inviarli automaticamente.

Una volta compilati, viene avviato un processo di workflow automatizzato: ciascuna fase del processo prevede l’invio di una notifica con il modulo necessario per l’avanzamento e le relative istruzioni. Inoltre, i manager hanno la possibilità di accedere ai dati dei dipendenti ovunque si trovino grazie alla soluzione in Cloud.

I vantaggi per l'azienda

Grazie a DocuWare, la produttività dei reparti HR e paghe è aumentata permettendo un maggiore controllo del flusso di documenti ed informazione da una singola postazione digitale centralizzata. Tutte le informazioni necessarie per l’acquisizione di un dipendente sono state trasformate in digitale, così da risparmiare tempo, evitare sprechi di carta e garantire agli utenti una migliore esperienza.

La digitalizzazione del reparto HR nelle PMI

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