Perchè è importante gestire al meglio la propria casella di posta

All’interno della nostra casella di posta circolano informazioni ed allegati sensibili che richiedono attenzione e misure di sicurezza stringenti come qualsiasi altro documento aziendale.

Perchè è importante gestire in maniera ordinata la propria casella di posta

La prima cosa che ognuno di noi fa appena entrato in ufficio è sicuramente controllare la casella di posta. È uno strumento che utilizziamo con una frequenza altissima e al suo interno circolano informazioni di ogni natura. È importante però non utilizzare la posta elettronica per conservare informazioni sensibili, anche se spesso ce lo si dimentica, in quanto il rischio di perdere o danneggiare i dati contenuti è piuttosto elevato. 

Perchè affidarsi a un sistema di gestione delle email per la tua azienda

Spesso la posta elettronica non viene trattata con la stessa attenzione alla sicurezza che viene dedicata ad altri tipi di documenti aziendali. Ciò accade soprattutto perchè: 

  • All’interno della propria casella circola un enorme volume di messaggi 
  • Si tratta di uno strumento per sua natura informale: tutti scrivono ed inoltrano mail in continuazione
  • Allegare un documento è un’operazione estremamente facile 

In origine però Outlook e gli altri client di posta non sono stati pensati per gestire le numeriche del mondo moderno: infatti questi strumenti nascono per la comunicazione, non per la sicurezza, l’archiviazione organizzata o la veloce reperibilità dei documenti. 

Per trovare in maniera efficiente e rapida tutte le informazioni ricevute ed inviate tramite mail risulta utile affidarsi ad un sistema di gestione dei documenti che includa una componente pensata per la gestione della casella di posta

Come funziona un sistema documentale per la gestione delle mail

Qualsiasi sia il tuo client di posta elettronica ogni messaggio ed allegato verrà archiviato in un repository centrale insieme agli altri documenti aziendali, in modo tale da avere sempre a disposizione tutte le informazioni necessarie. 

Può capitare però che non ci sia la necessità di conservare sia il testo che l’allegato di una mail: questi ultimi infatti sono la parte più importante che contiene fatture, ricevute, conferme o altri documenti che devono essere messi in sicurezza e ricercati successivamente. Per questo è possibile salvare il resto di una mail e i suoi allegati separatamente, indicizzarli singolarmente ed inserirli nella giusta cartella del sistema di gestione documentale. Inoltre, gli allegati possono essere utilizzati per avviare processi aziendali

Avviare un processo aziendale partendo da un allegato mail

Pensiamo ad esempio quando un reparto contabile riceve una mail con allegate diverse fatture.

Il testo e le fatture possono essere archiviati separatamente nel database: in questo modo un flusso di lavoro per l’approvazione delle fatture può avere inizio non appena la fattura viene archiviata. Così risparmi tempo e rendi più efficiente il tuo lavoro!

Integrare le email nei processi aziendali

Con DocuWare Cloud potrai gestire le email integrandole nei processi della tua organizzazione, ma non solo:

  • Archivia i messaggi automaticamente con un solo clic oppure archiviale in DocuWare
  • Ricerca direttamente le informazioni da Outlook o da altri client di posta elettronica 
  • Accedi alle funzionalità di gestione dei documenti direttamente dalla casella di posta
  • Garantisci la sicurezza e la conformità delle mail come per qualsiasi altro documento aziendale 
  • Rendi accessibili i messaggi email e gli allegati ai soli membri autorizzati del team
  • Migliora organizzazione e gestione dei contenuti
  • Visualizza catene di mail dei membri dell’azienda che comunicano con un cliente o un fornitore
  • Elimina i messaggi dalla casella di posta una volta archiviati in DocuWae per risparmiare spazio sul tuo dispositivo 
  • Elimina automaticamente duplicati e messaggi promozionali in base ai parametri stabiliti dal singolo utente

Buffalo Rock Company: la trasformazione digitale su misura

La Buffalo Rock Company produce e imbottiglia bevande analcoliche per circa 19.000 clienti in tre divesi stati e conta 5.000 fornitori. Con più di 2.000 dipendenti, l’attività richiede una grande quantità di documenti e registrazioni e per questo motivo il processo di digitalizzazione dell’organizzazione è stato avviato nel 1999

Nonostante ciò alcune attività venivano ancora svolte manualmente: le email e gli allegati venivano stampati e scansionati e solo successivamente inseriti manualmente dal reparto contabilità all’interno del sistema contabile. Con l’aumento del numero di documenti, aumentava però anche il tempo dedicato alla loro elaborazione e questo era diventato causa di ritardi ed interruzioni alla produttività.

L’utilizzo di DocuWare in azienda

La compagnia Buffalo Rock ha scelto DocuWare come software per la gestione digitale dei documenti in quanto in grado di interfacciarsi e dialogare con il sistema di contabilità già presente in azienda in modo tale da evitare la duplicazione dei dati. Inoltre, DocuWare prevede l’integrazione con Outlook che è possibile personalizzare sulla base delle proprie esigenze. 

Attualmente DocuWare crea un collegamento all’interno del software di contabilità che permette a coloro che elaborano le fatture di approvarle o rifiutarle semplicemente aprendo le email e cliccando sul relativo collegamento. Prima dell’adozione di questo sistema il personale doveva stampare dalle 300 alle 700 fatture al giorno, sprecando carta, tempo, risorse e denaro.

Grazie all’adozione di un sistema di gestione documentale, oggi l’azienda risparmia almeno 8 ore al giorno per un lavoro più rapido, accurato ed efficiente.

Avvia subito il tuo processo di digitalizzazione. Contattaci per scoprire come:

Oppure scrivici all’indirizzo commerciale@kalyos.it

Il nostro team è a tua disposizione per comprendere al meglio e soddisfare le tue esigenze.