Come ottimizzare il lavoro da remoto nella tua azienda
L’aumento massivo del numero di dipendenti che lavora da remoto ha fatto sì che fosse necessario rivalutare l’operatività all’interno delle aziende e gli strumenti utili per garantire la produttività. Vediamo insieme come DocuWare può esserti di aiuto.
Se analizziamo la situazione che stiamo vivendo da due anni a questa parte, a livello lavorativo il principale cambiamento è rappresentato dall’aumento massivo della quantità di lavoratori che opera da remoto. Lo smartworking infatti è una pratica sempre più diffusa, ma la produttività aziendale è migliorata o ostacolata da queste nuove modalità di lavoro? Dopo un primo momento di adattamento, ad oggi ogni azienda dovrebbe essere in grado di comprendere se possiede tutti gli strumenti adatti per supportare e garantire l’operatività ibrida anche nel futuro.
Adattare la tua azienda allo smartworking
Se pensi che l’efficienza della tua azienda abbia bisogno di fare un salto di qualità, sicuramente devi prendere in considerazione l’idea di implementare un sistema di gestione dei documenti che permetta a tutti i dipendenti di poter lavorare in maniera efficiente a prescindere dal luogo in cui si trovano e dal dispositivo che stanno utilizzando.
Questo diventa fondamentale se si considera inoltre che, secondo un sondaggio Cisco, la possibilità di lavorare da remoto parziale o totale è diventato un requisito fondamentale per coloro che ricercano attivamente una posizione lavorativa.
Perchè dotare la tua azienda degli strumenti necessari per il lavoro da remoto
Con i giusti strumenti potresti aumentare la produttività della tua azienda in quanto ciò permetterebbe ai tuoi dipendenti di:
- Partecipare a processi di flussi di lavoro più rapidi ed evitare blocchi operativi
- Condividere, gestire ed organizzare le informazioni dovunque tramite smartphone, tablet o laptop
- Lavorare a “contatto” con colleghi che si trovano in sedi remote senza intoppi
E infine, anche se non per importanza, poter lavorare in un ambiente che non sia necessariamente l’ufficio della propria azienda migliora l’umore e la produttività dei tuoi dipendenti e di conseguenza, quella della tua azienda.
Quali strumenti offre DocuWare per il lavoro da remoto
Sempre collegati 24/7
I limiti imposti per i contatti di persona hanno influenzato inevitabilmente anche il modo in cui si opera in ambito lavorativo. Per poter mantenere vivi e costanti i rapporti all’interno del team, ma anche con i clienti, i partner e i fornitori bisogna utilizzare gli strumenti che essi possiedono ed utilizzano ogni giorno. Grazie a DocuWare Mobile App potrai accedere a contratti e fatture, revisionarli, avviare flussi di lavoro e molto altro.
DocuWare Mobile App
Grazie all’applicazione di DocuWare per dispositivi mobile potrai:
- Gestire, revisionare e approvare le fatture per pagamenti rapidi
- Scansionare ed inoltrare ricevute e rapporti dovunque tu sia
- Compilare i moduli web per avviare un nuovo flusso di lavoro (direttamente da web)
Utilizzando un app di scansione gratuita (come Paper Scan) per smartphone Apple o Android potrai scannerizzare i documenti in alta qualità e caricarli direttamente sull’applicazione DocuWare per consentire ai colleghi di accedere in modo facile e veloce alle informazioni più recenti.
2. Moduli elettronici facili da creare e condividere
Grazie a DocuWare Forms e al suo intuitivo designer di moduli, potrai creare moduli basati sul web senza che ci sia la necessità di possedere particolari competenze di programmazione. I moduli possono essere aperti, compilati ed inviati da ogni dispositivo permettendo ai responsabili di avere visibilità di ogni fase del flusso di lavoro.
3. Firme elettroniche sicure e convienenti
Le firme elettroniche hanno validità legale paragonabile a quelle fisiche: firmare elettronicamente un documento significa infatti verificare che sia autentico ed inalterato e confermare anche l’identità dell’autore e del firmatario.
Le tipologie di firma elettronica:
- Firma Elettronica Semplice: si tratta, ad esempio, della firma posta alla fine di una mail. Non è crittografata, ed è la firma meno sicura da utilizzare in quanto non costituisce una prova tangente e viene utilizzata in contesti all’interno dei quali vi è un rischio minimo di contestazione della sua validità giuridica.
- Firma Elettronica Avanzata: i dati di questo tipologia firma sono crittografati e quindi non leggibili o utilizzabili da nessuno che non possegga la relativa chiave. Per ottenere una firma elettronica avanzata è sufficiente un’autenticazione a due fattori dell’identità del firmatario (ad esempio mediante codice OTP). Differentemente dalla Firma Elettronica Semplice, la Firma di tipologia Avanzata è necessaria quando risulta opportuno verificare l’identità del firmatario.
- Firma Elettronica Qualificata: è l’opzione più sicura e giuridicamente vincolante in quanto garantisce che il documento non sia stato manipolato. Proprio grazie alla garanzia offerta, è spesso paragonabile alla firma eseguita con penna e inchiostro.
La firma elettronica:
- Garantisce sicurezza avanzata grazie alla crittografia dei documenti e delle comunicazioni, all’archiviazione ridondante su cloud e alla progettazione a prova di manomissione.
- Utilizza i percorsi di revisione e le funzioni di creazione automatica dei documenti per connettersi in modo sicuro
- Migliora l’accesso ai documenti per aumentare l’efficienza del servizio clienti, delle vendite e di altri reparti
- Offre supporto per i processi da remoto
- Permette di ridurre i costi derivanti dall’utilizzo della carta, dalle scansioni e dalle spese postali
Se Google Drive e Sharepoint non sono più una soluzione valida per la tua azienda, è arrivato il momento di andare oltre: scopri DocuWare, il sistema di gestione dei documenti completo pensato per adattarsi alle esigenze aziendali in continua evoluzione.
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Il nostro team è a tua disposizione per comprendere al meglio e soddisfare le tue esigenze.