DocuWare: come l’AI sta cambiando davvero la gestione documentale

Ad oggi la Gestione Documentale non è più un semplice “archivio elettronico” ma è mutata in un vero e proprio motore di produttività. DocuWare, uno dei più grandi leader di settore, ha investito in primis nell’impiego dell’AI. Molto spesso in passato le PMI erano rallentate da processi di tipo manuale, documenti sparsi tra cartelle, e-mail e gestionali. La buona notizia è che da oggi ci sono dei tool in grado di aiutare il lavoro delle PMI e perfino di comprendere e organizzare i file, automatizzandone il lavoro. 

Come già anticipato: essendo DocuWare  uno dei principali player nel mondo dei DMS, ha innovato i propri prodotti grazie all’introduzione di due tecnologie specifiche di intelligenza artificiale che stanno rivoluzionando la maniera di gestire le informazioni in maniera digitale ed automatizzata. Si tratta infatti di DocuWare Aura e DocuWare IDP, pensati per le esigenze reali delle aziende.

Aura e IDP: due intelligenze, un unico obiettivo

Parlando di Intelligenza Artificiale applicata alla gestione documentale, spesso ci si immagina una tecnologia in grado di operare nella totalità. In realtà, DocuWare ha optato per un approccio più smart, creando due AI specifiche e  soprattutto specializzate. Se DocuWare Aura è l’assistente conversazionale che dialoga con i tuoi documenti, DocuWare IDP è senz’altro il motore che legge i documenti e ne estrae automaticamente i dati.

La prima ti aiuta a capire i documenti, mentre la seconda ad automatizzarli.

DocuWare Aura

Aura è una tecnologia che ti permette di avere un collega sempre disponibile al tuo fianco che conosce tutti i documenti dell’azienda per cui lavorate e può risponderti a qualunque domanda. 

In pratica puoi anche dimenticare dove hai salvato l’ultimo contratto o dove puoi trovare quella particolare clausola contrattuale, perché Aura ti aiuterà nella ricerca di ciò di cui hai bisogno. Inoltre, hai la possibilità di chiederle riassunti o ricerche specifiche, come ad esempio: “ricerca tutte le fatture di marzo che superano i 5.000€”. Aura non solo legge i documenti ma li interpreta e risponde in maniera naturale.

Perché Aura è utile in una PMI?

Capita molto spesso che le PMI non abbiano reparti dedicati alla gestione documentale e siano direttamente i responsabili amministrativi, i commerciali o chi lavora nelle Risorse Umane a dover ricercare le informazioni, muovendosi tra dozzine di file. Ecco allora che DocuWare Aura diventa un aiutante prezioso, pronto a: 

  • velocizzare la ricerca
  • ridurre il tempo di lettura dei documenti lunghi
  • aiutare a capire contenuti complessi
  • migliorare la collaborazione interna

Nella pratica si tratta di avere un assistente personale sempre disponibile che ti affianca e che conosce tutto, senza mai stancarsi.

Quando utilizzarla?

Aura diventa essenziale quando hai la necessità di interagire con i documenti. Infatti, è in grado di leggerli, capirli, confrontarli e perfino di riassumerli. Non automatizza i processi ma ti aiuta a lavorare in maniera più efficiente.

DocuWare IDP: legge i documenti e "lavora al posto tuo"

Cos'è IDP nel concreto?

IDP è l’acronimo di Intelligent Document Processing ed è nella pratica l’evoluzione dell’Intelligent Indexing: una tecnologia che non solo sa riconoscere un documento ma è in grado di estrarre in maniera automatica i dati che servono.

Quando ricevi una fattura DocuWare IDP può individuare:

  • il fornitore
  • l’importo
  • la data
  • il numero documento
  • la scadenza

E può tranquillamente inserirli nel workflow, in modo che siano pronti per essere approvati o registrati.

Perché IDP è fondamentale per una PMI?

Molto spesso le PMI non sono automatizzate e perdono tempo prezioso per attività che sono ripetitive, come ad esempio: registrare fatture, archiviare contratti, inserire dati manualmente nei software gestionali. Ecco allora che entra in gioco IDP ed elimina istantaneamente tutto questo lavoro manuale. Cosa fa nel concreto?

  • ti aiuta subito ad eliminare gli errori
  • può velocizzare i processi
  • ne automatizza la contabilità
  • migliora la qualità dei dati

Quello che potresti non sapere è che: più lo utilizzi, più lo rendi preciso.

Quando utilizzarlo?

Ti servi di IDP quando devi automatizzare: la lettura dei documenti, l’estrazione dei dati, l’archiviazione, l’integrazione con gli ERP o i gestionali. 

Qual è la differenza tra Aura e IDP?

Te lo spieghiamo per immagini, è come se si trattasse di due diversi colleghi che collaborano insieme a te. 

  • IDP è colui che va a prendere i documenti, li legge e ti inserisce i dati all’interno dei sistemi.
  • Aura è il collaboratore che ti spiega cosa c’è scritto all’interno di un documento, ti fa il riassunto e ti aiuta a trovare ciò che serve, ciò che chiedi.

IDP fa un lavoro di tipo pratico, Aura invece ti aiuta a comprendere. 

Nel concreto

Quando arriva una fattura:

IDP la legge, ti estrae i dati e la manda direttamente in approvazione. Aura ti permette di chiedere: “Quante fatture simili abbiamo ricevuto questo mese?”, “Qual è la scadenza media dei pagamenti di questo fornitore?”

Ecco che allora i due collaboratori hanno due ruoli differenti all’interno di un unico ecosistema, quello di DocuWare.

Pratica: come agiscono Aura e IDP?

Scenario 1 – rendere l’Amministrazione più veloce

Mentre DocuWare IDP automatizza la registrazione delle fatture. Aura ti aiuta a capire quali sono i trend, che scadenze hai e quali anomalie possono esserci.

Scenario 2 – migliorare la gestione contratti

IDP archivia e indicizza i contratti. Aura risponde alle domande sulle clausole, sulle scadenze, sui contenuti.

Scenario 3 – rendere il reparto Human Resource più efficiente

DocuWare IDP gestisce in automatico i documenti dei dipendenti, mentre Aura aiuta a recuperare informazioni, riassumere policy e verificare documenti mancanti.

Perché dovresti adottare Aura e IDP oggi?

Adottare DocuWare IDP e Aura porta alla tua PMI grandi vantaggi, misurabili nell’immediato.

Un’azienda che si avvale di questi due strumenti riscontra meno errori, in quanto deve subire meno attività di tipo manuale, acquisendo così una maggiore velocità e un sempre più intenso controllo. Aumenta la collaborazione e soprattutto la qualità dei dati.

Molto spesso le PMI temono che l’AI sia un tool complesso e anche costoso, in realtà DocuWare ha progettato Aura e IDP per le aziende, in modo che siano soluzioni semplici, veloci e di facile implementazione.

FAQ su IDP e Aura

1. Le due AI lavorano insieme?

Sì e questo è il vero valore aggiunto.
Perché proprio mentre DocuWare IDP automatizza la parte “operativa”: lettura, estrazione, archiviazione, Aura riesce ad intervenire nella parte “intelligente”, attraverso: analisi, comprensione, ricerca.
Insieme infatti creano un ecosistema completo di gestione documentale.

2. Quale delle due AI dovrei attivare per prima?

A questa domanda puoi rispondere solo tu, dato che in realtà dipende dal tuo obiettivo.

Infatti, se vuoi automatizzare i processi ripetitivi (come fatture, contratti o moduli) è conveniente scegliere di partire con DocuWare IDP. Invece, se desideri comprendere meglio i documenti, ridurre i tempi di lettura e migliorare la ricerca puoi partire direttamente con Aura.

Ciò che capita più spesso è che le PMI inizino da DocuWare IDP in quanto l’impatto che ha sui processi è immediato e fa la vera differenza in termini di efficientamento e velocizzazione del lavoro. Poi solitamente si trovano ad aggiungere Aura.

3. Quanto tempo serve per vedere i benefici?

In realtà: molto poco.
DocuWare IDP ti porta risultati immediati, già dopo i primi documenti elaborati hai una notevole riduzione del lavoro di tipo manuale. 
Aura richiede qualche giorno di utilizzo per “abituarsi” ai tuoi documenti, ma poi diventa un supporto quotidiano.

In conclusione

Le tecnologie AI integrate nel software di DocuWare sono un vero e proprio passo decisivo verso un tipo di gestione documentale moderna, strategica e soprattutto efficiente. DocuWare sceglie un approccio chiaro, che non fornisce AI generiche ma vere e proprie soluzioni specializzate per risolvere i problemi concreti che hanno le PMI. 

Se con Aura viene apportata l’intelligenza interpretativa, che permette di comprendere i contenuti, dialogare con i documenti e supportare le decisioni quotidiane, con IDP, invece, abbiamo l’introduzione dell’intelligenza operativa, capace di automatizzare i processi ripetitivi, estrarre precisamente i datie garantire continuità nei flussi aziendali.

Parliamo di una distinzione strategica che offre tool che efficientano la produttività senza la necessità di stravolgere l’organizzazione interna. 

Finalmente le PMI contano su un ecosistema documentale che archivia, pensa, interpreta e soprattutto lavora, crescendo con l’azienda ed adattandosi ai suoi stessi processi, permettendo di affrontare la digitalizzazione nel concreto. 

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