Nonostante l’avanzare delle tecnologie, la firma è un elemento importante ed attuale. che è richiesto tutt’oggi. Sebbene sia stata rimodernata e digitalizzata, la firma ricopre sempre un ruolo chiave e centrale all’interno di diversi processi. In questo articolo spiegheremo quale tipo di firma è necessario e quando vanno utilizzate. Vieni a scoprire quale tipologia di firma è supportata dal software di Gestione Documentale DocuWare.
Firma digitale o autografa? Guida alle differenze
La firma autografa: che cos'è?
Per firmare in maniera “autografa” un determinato documento, bisogna utilizzare una penna che scrive sopra un foglio di carta. Nel corso del tempo, per creare una firma autografa equivalente sono stati impiegati diversi metodi, come ad esempio: timbri, sigilli personali o impronte digitali. In passato i sigilli erano molto diffusi, pensiamo anche solo alle persone che ricoprivano ruoli importanti, come: monarchi, papi o nobili in generale. Questa tipologia di firma costituiva il metodo standard per firmare i documenti legali. Infatti, la firma autografa dava maggiore sicurezza e garanzia che il contratto in questione oppure l’accordo sarebbe stato portato a termine dal momento che i soggetti firmatari erano presenti e firmavano di loro pugno.
Oggi la firma autografa può essere scansionata e inviata tramite e-mail in formato digitale. Però, per dimostrare la sua integrità sono necessarie alcune misure di sicurezza, date da: una password unica e un sistema di crittografia durante la trasmissione. Infatti, in questo modo le firme autografe possono assumere un valore legale.
Gli svantaggi della firma autografa
In caso di richiesta di firma autografa a più soggetti, tutti i firmatari devono essere riuniti in un solo luogo. In alternativa, è possibile inviare il documento per posta o come allegato tramite e-mail.
L’inconveniente di firmare documenti cartacei è che si possono perdere, essere archiviati in maniera errata o possono venire distrutti da disastri naturali o antropici.
Inoltre, possono essere falsificati o alterati, rappresentando così un rischio per la sicurezza e l’integrità del documento stesso.
Infatti, non essendoci visibilità sul processo di firma, non è possibile verificare se il documento sia stato prima ricevuto e secondariamente firmato correttamente.
A questi svantaggi, si aggiunge l’archiviazione dei documenti fisici all’interno di spazi appositi, all’interno degli uffici oppure fuori sede, come ad esempio in magazzini di stoccaggio.
Quando è richiesta la firma autografa?
Nonostante le firme digitali siano accettate con valenza legale nella maggior parte dei casi, in alcune situazioni può essere necessaria la firma autografa.
Quali documenti vanno firmati in maniera autografa? Testamenti, trust, adozioni, procedimenti di divorzio, prestiti e ipoteche, anche se i vari requisiti cambiano da Stato a Stato e dalla giurisdizione vigente. Qualora vi siano dubbi sulla validità della firma è sempre consigliato rivolgersi ad un avvocato.
La firma autografa è più sicura di quella in digitale?
Anche se la firma autografa può sembrare sicura e attendibile, la sua validità e l’attribuzione si basano sul confronto di copie e sull’ottenimento di testimonianze di esperti calligrafi e/o testimoni che hanno presenziato all’atto della firma. Tale processo non solo risulta costoso ma è anche meno affidabile a causa dell’elemento umano, che non è immune dall’errore.
Le firme elettroniche offrono standard di sicurezza avanzati che le rendono meno falsificabili. Infatti, quando bisogna firmare un documento elettronico, quest’ultimo viene archiviato come record elettronico sicuro. Tale registrazione sovente include dati critici, come ad esempio: l’indirizzo IP del soggetto firmatario, la data e l’ora in cui avviene la firma digitale. Ecco che, queste garanzie costituiscono una prova essenziale della validità della firma, in caso essa venga messa in dubbio per qualunque motivo.
Focus sulla firma digitale
Che cos'è la firma elettronica?
Con firma elettronica si intende una qualsiasi firma trasmessa in modo elettronico, sia essa scritta su un tablet, consegnata tramite un timbro protetta da password o fornita da un servizio come quello offerto da DocuWare.
Nelle firme elettroniche è possibile utilizzare un’immagine digitale, un simbolo oppure una chiave aritmetica. Le firme elettroniche si suddividono in: semplici, avanzate e qualificate.
Le firme semplici si utilizzano quando la sicurezza e la conferma dell’identità del firmatario non costituiscono una priorità.
Le firme avanzate e qualificate, invece, sono utilizzate quando è necessario dimostrare che la persona che appone la firma realmente acconsente alle condizioni delineate nel documento che sta firmando. Questo avviene per convalidare l’autenticità di un documento e conseguentemente dare conferma dell’identità del soggetto firmatario. Le firme elettroniche non solo garantiscono sicurezza e sono facilmente archiviabili ma consentono di poter firmare a distanza, infatti, l’unica condizione necessaria è l’accesso al web.
I vantaggi della firma elettronica
Le funzionalità di firma elettronica sono necessarie per confermare la sicurezza e migliorare la conformità alle normative sulla privacy. I documenti in carta sono appunto a rischio di falsificazione o manomassione. I documenti in carta possono essere persi, archiviati erroneamente o distrutti sia per disastri naturali oppure umani. Non essendoci controllo degli accessi, perché i documenti possono essere lasciati in bella vista, sulla scrivania, in questo modo si dà la possibilità a chiunque di accedere a dati e informazioni che sono in realtà riservati.
Le firme elettroniche invece forniscono metodi differenti per controllare l’identità dei soggetti firmanti e l’accesso ai documenti stessi. Tale processo di verifica avanzata garantisce che solo i soggetti autorizzati siano in grado di firmare e visualizzare i documenti, migliorando significativamente la privacy e la sicurezza.
Passando al digitale viene migliorata anche la conservazione dei documenti. Ecco allora che si ottengono una tracciabilità più efficiente, con percorsi di revisione completi, un’archiviazione così più sicura e un recupero facilitato da parte degli utenti autorizzati. Inoltre, consente la raccolta di firme elettroniche di tutte le parti interessate con un unico workflow.
Firme digitali e autografe a confronto
Risparmio di tempo
Firme autografe: possono essere meno efficaci in quanto il soggetto firmatario deve andare in contro a spostamenti per la consegna di documenti che possono creare ulteriori ostacoli.
Firme elettroniche: la firma dei documenti online è praticamente istantanea, infatti i documenti possono essere letti, rivisti e firmati in pochi minuti. I soggetti firmatari amano la semplicità e la velocità che offre tale sistema e hanno complessivamente un’esperienza più positiva.
L'esperienza del firmatario
Con la firma autografa: i firmatari possono incontrare alcune difficoltà, come ad esempio: la mancanza di strumenti adeguati per la stampa o la scansione dei documenti o il costo di una consegna sicura. Ciò aggiunge complessità e frustrazione all’eventuale processo.
Con la firma elettronica: l’iter online prevede generalmente passaggi semplici per la revisione e la firma dei documenti. I firmatari apprezzano la rapidità di questo processo che permette di snellire il lavoro
Come DocuWare gestisce le firme elettroniche?
Le semplici firme elettroniche spesso vengono impiegate attraverso l’impiego di timbri. Ad esempio, è possibile utilizzare i timbri DocuWare per apporre una firma elettronica semplice per l’approvazione di un documento o la conferma di ricezione. Il timbro DocuWare è protetto da password, in questo modo solo la persona autorizzata è in grado di applicarlo. Può anche essere personalizzato per includere l’immagine della firma all’interno del timbro stesso.
Invece, per l’utilizzo di firme elettroniche avanzate e qualificate, il software DocuWare collabora con fornitori di servizi firma. In questo modo l’integrazione è agevole grazie al servizio di firma all’interno del worklfow in DocuWare.
In conclusione
Ad oggi la maggior parte delle transazioni può essere portata a termine elettronicamente.
Le firme elettroniche offrono un vantaggio molto significativo rispetto alle tradizionali firme autografe: riescono ad attestare la validità dei documenti e migliorano le relazioni delle aziende con clienti, fornitori e venditori. Così facendo le aziende vanno in contro ad una maggiore riduzione dei costi, grazie a flussi di lavoro più rapidi ed efficienti. Nella maggior parte dei casi sono più sicure e legalmente applicabili. Le firme digitali possono aiutare le aziende ad avere una maggiore compliance, soddisfacendo eventuali requisiti di conformità in termini di sicurezza e della protezione dei dati.
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