Le caratteristiche vincenti di un DMS di successo

Le aziende sono come un marchingegno pieno di ingranaggi di alta precisione, ben sincronizzati. Sostituire un componente si può ma bisogna essere certi che il resto del sistema continui a funzionare in maniera corretta e fluida. Allo stesso modo, l’implementazione di un DMS (Document Management System) non è differente. Infatti, non basta installare un software per la Gestione Documentale, serve che abbia determinate caratteristiche perché sia di successo, proprio come DocuWare. 

In questo articolo esploreremo le caratteristiche vincenti di un DMS di successo. Vedremo perché in particolare DocuWare è la risposta adeguata alle esigenze di coloro che vogliono ottenere una Gestione Documentale di successo e quali sono le sue features, che puntano al raggiungimento degli obiettivi aziendali.

Quali sono le caratteristiche vincenti? 

1. L'esperienza utente al centro

Interfaccia semplice e intuitiva

Al giorno d’oggi molte realtà aziendali tendono a scegliere un DMS solo sulla base delle loro funzionalità tecniche ma è davvero corretto? Dipende da quanto ciò possa essere efficace per l’utente che andrà ad utilizzare il software. Infatti, un sistema ricco di features complesse può essere utile solo nel momento in cui l’utente le sappia sfruttare al meglio. DocuWare ti fornisce un’interfaccia user-friendly chiara, che rende i flussi di lavoro intuitivi per tutto il team di lavoro.

Adozione rapida

Il programma formativo è strutturato per rispondere in modo puntuale alle esigenze operative delle diverse funzioni aziendali. Infatti, ogni modulo è stato studiato per accompagnare l’utente in un percorso chiaro e progressivo, facendo in modo che i tempi di apprendimento siano ridotti e favorendo il fatto che gli strumenti vengano utilizzati in maniera autonoma dai dipendenti. 

Inoltre, molto spesso, vengono proposte esercitazioni concrete e scenari d’uso realistici, differenziati per area o ruolo (marketing, commerciale, customer care, ecc.). Questo approccio consente a tutti i vari team di comprendere esattamente come vanno applicate determinate  funzionalità all’interno della propria quotidianità lavorativa, massimizzandone così la pertinenza e l’efficacia.

Con questa strategia formativa, l’adozione della soluzione avviene rapidamente. In più, i benefici operativi si manifestano in tempi contenuti, permettendo all’azienda di recuperare l’investimento in modo accelerato e di generare valore concreto sin dalle prime settimane di utilizzo.

2. Massima sicurezza e protezione

Tra accesso e autenticazione

Una delle caratteristiche vincenti per il DMS ideale è senza dubbio la sicurezza che offre, come nel caso di DocuWare:

  • Gestione granulare degli accessi per utente, gruppo o reparto
  • Single Sign-On (SSO) e autenticazione a più fattori (MFA)
  • Canali HTTPS sicuri tra applicazioni e piattaforme PaaS

Il software per la Gestione Documentale garantisce questi standard, offrendo un ambiente sicuro e soprattutto: conforme.

Il cloud di DocuWare assicura backup multipli in diversi data center, facendo così in modo di proteggere la continuità operativa anche in caso di emergenze o eventuali calamità.

In più, DocuWare è conforme agli standard SOC 2, spesso richiesti dalle aziende che gestiscono dati sensibili, proteggendo da accessi non autorizzati e vulnerabilità.

3. La conformità normativa

Le regole per la conservazione variano a seconda della tipologia di documento: ecco perché un buon DMS deve automatizzare il monitoraggio, evitando completamente gli eventuali errori umani. Con DocuWare ottieni:

  • Workflow di tipo automatico per l’eliminazione o l’archiviazione dei documenti
  • Gli alert di notifica via email al personale responsabile
  • Il monitoraggio degli accessi a dati sensibili (dipendenti e clienti)

Sul territorio nazionale italiano il fatto di non essere conforme alle principali normative può aumentare il rischio di incappare in eventuali sanzioni. Il software DocuWare offre strumenti per garantire rispetto di GDPR, tramite una documentazione trasparente e audit trail.

caratteristiche

4. Scalabilità e integrazione

Alle aziende serve una soluzione, che sia scalabile, ovvero in grado di crescere con loro. 

DocuWare ti permette l’accesso immediato a più spazio cloud, l’aggiunta di utenti senza incappare in eventuali interruzione di tipo operativo e una riduzione dei costi hardware e nella manutenzione. 

La scalabilità è naturale e progettata per evolvere con esigenze in continua trasformazione.

In termini tecnici il DMS perfetto deve essere in grado di dialogare con l’ecosistema software: ERP, CRM, Microsoft Teams, Outlook ad esempio. DocuWare supporta:

  • Flussi bidirezionali tra documenti e gestionali
  • Archiviazione automatica da email
  • Integrazione con Teams (chat/documenti)
  • API e iPaaS per workflow no‑code

Tali strumenti evitano le pericolose dispersioni di dati e soprattutto riescono a migliorare l’efficienza operativa.

5. L'accesso dove vuoi

Lavorare da diverse postazioni di lavoro è importante e basilare per molte aziende italiane, nonostante le loro dimensioni e il loro settore di appartenenza. Ecco perché DocuWare ha pensato ad essere accessibile da qualunque postazione. In questo modo è facile agevolare quei team di lavoro che svolgono la propria attività in modalità ibrida. Come funziona DocuWare Mobile?

Ti permette la ricezione di notifiche in tempo reale sulle attività e consente l’approvazione di documenti e il completamento di task anche da dispositivi mobili quali: smartphone e tablet. Inoltre ti dà la possibilità di rimanere sincronizzato con il team ovunque tu ti trovi.

Come già anticipato, questa particolare caratteristica consente il supporto di team che lavorano in modalità ibrida, smart working e hanno operatività fuori ufficio.

Quali sono i benefit nel concreto?

  • Eliminazione delle lunghe email
  • Accelerazione dei processi decisionali
  • Maggiore trasparenza e controllo manageriale

6. Intelligent Document Processing (IDP)

Al giorno d’oggi pensare ad un DMS che non includa l’AI (Artificial Intelligence) è praticamente anacronistico. Ecco perché, DocuWare è dotato di AI integrata, per la precisione di IDP (ovvero: Intelligent Document Processing), che utilizza il Machine Learning (ML), il Natural Language Processing (NLP) e le reti neurali, in modo tale da regalarti l’esperienza più fluida e umana possibile. In questo modo è possibile estrarre dati in maniera totalmente automatica da documenti che sono strutturati e non (come ad esempio: e-mail, moduli, fatture e documenti scritti manualmente).

Quali sono i vantaggi di IDP?

Efficienza operativa

Grazie all’IDP di DocuWare è possibile ottimizzare e automatizzare alcune attività, quelle ripetitive, che occupano tempo ai dipendenti, come: l’inserimento dei dati (data-entry), la validazione e l’archiviazione, in questo modo vengono ridotte le tempistiche e i costi operativi. I team in questo modo possono concentrarsi su attività che richiedono maggiore valore e attenzione. 

Riduzione degli errori

Tramite l’utilizzo combinato di OCR avanzato, AI e Machine Learning, IDP regala un’elevata accuratezza di estrazione dei dati. In questo modo riesce a ridurre notevolmente gli errori che prima avvenivano in seguito alla manualità e riesce a migliorare così la qualità dei dati lungo tutta la catena documentale. 

Conformità

Con IDP i processi documentali sono tracciabili e auditabili. Infatti, IDP contribuisce al rispetto delle normative (come GDPR, ISO e similari) dando garanzia della massima sicurezza e integrità dei dati che vengono trattati.

Integrazione fluida

L’IDP si connette facilmente con ERP, CRM, sistemi documentali e workflow manager esistenti, evitando progetti IT invasivi e accelerando il time-to-value.

Processi migliorati

Grazie all’intelligenza artificiale integrata in DocuWare, il sistema apprende e soprattutto, riesce ad ottimizzarsi nel tempo, riducendo sempre di più l’intervento umano e aumentando la propria precisione.

Il valore della sostenibilità

Grazie alla digitalizzazione dei flussi cartacei, l’intelligenza artificiale di DocuWare (IDP) contribuisce alla riduzione dell’utilizzo della carta. In questo modo non solo ne diminuisce l’utilizzo all’interno dell’azienda ma concorre al supporto degli obiettivi del Bilancio ESG, dando una migliore impronta ecologica ed aumentando la Brand Reputation proprio grazie alla sostenibilità che ne scaturisce. 

FAQ - Domande frequenti

1. Cos’è un DMS e perché serve alle aziende italiane?

Un DMS (Document Management System) è una piattaforma per archiviare, gestire e tracciare documenti digitali, utile per migliorare la produttività, garantire conformità e ridurre errori. In Italia è fondamentale per rispettare normative come il GDPR e la conservazione digitale sostitutiva.

2. Quali sono le principali funzionalità di DocuWare?

DocuWare offre: archiviazione sicura, accesso mobile, integrazione API/iPaaS, workflow automatizzati, IDP basato su AI, autenticazione SSO/MFA, backup cloud e certificazioni come SOC 2.

3. Qual è il costo totale di DocuWare?

Dipende. Il costo totale include mensilità cloud, aggiornamenti automatici, assistenza e formazione. Non richiede hardware dedicato e riduce costi di manutenzione e rischi. Il ritorno sull’investimento è rapido grazie all’efficienza aumentata.

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In conclusione

Le caratteristiche vincenti di un DMS di successo sono:

  • usabilità immediata
  • sicurezza avanzata
  • conformità normativa
  • scalabilità
  • integrazione con l’ecosistema aziendale
  • accesso mobile
  • AI avanzata
  • Costo totale sostenibile

DocuWare incarna tutte queste qualità, risultando la scelta ideale per le aziende italiane che vogliono innovare i propri processi documentali in modo affidabile, agile e conforme.

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