Digitalizzazione dei contratti: come avviene con DocuWare?

La digitalizzazione dei contratti costituisce un tema importante per tutte le aziende che vogliono rimanere competitive sul mercato oggigiorno. La rapidità, la trasparenza e la conformità normativa sono caratteristiche importanti per digitalizzare i processi contrattuali, eliminando i vetusti archivi cartacei che rendono il flusso di lavoro lento e non sempre accessibile.

L’adozione di un software all’avanguardia per la Gestione Documentale Digitale come DocuWare consente alle aziende di ridurre i tempi di approvazione e garantire una maggiore tracciabilità, rafforzando la compliance e aumentando conseguentemente l’efficienza operativa la capacità di prendere decisioni. In questo articolo vedremo i benefici concreti della digitalizzazione dei contratti.

Il ciclo di vita del contratto digitale

Introduzione

Per ciclo di vita di un contratto digitale si intendono tutti gli step che comprendono: la creazione del documento, la negoziazione dello stesso, l’approvazione e la firma, fino a giungere alla chiusura oppure al rinnovo del contratto. Il ciclo di vita rappresenta tutti i passaggi che vengono compiuti riguardo al contratto.

Cosa significa digitalizzare il ciclo di vita di un contratto? Si traduce nell’utilizzo di strumenti avanzati di gestione documentale di tipo digitale che hanno sostituito i più rudimentali processi manuali, in favore di quelli automatizzati che portano vantaggi quali: la maggiore collalborazione tra divisioni e la riduzione di eventuali errori.

Importanza e definizione

Anche l’adozione di strumenti e piattaforme in sostituzione alla gestione manuale fa parte del processo di digitalizzazione del ciclo di vita del contratto. Infatti, questo iter regala l’automazione dei processi contrattuali e una migliore comunicazione e cooperazione tra reparti di una stessa azienda.

Tale operazione porta efficienza operativa e consente alle imprese una migliore gestione della compliance aziendale, assicurando che sia a norma di legge e facilitando la reperibilità dei documenti. La digitalizzazione rappresenta un’azione strategica che rafforza la competitività e la governance.

Perché digitalizzare i contratti?

L'efficienza operativa: riduci i tempi

Grazie alla digitalizzazione si ottiene una maggiore rapidità in termini di tempi di gestione, che sono più brevi rispetto alla normale gestione analogica dei contratti. I processi che richiedevano giorni, grazie a DocuWare, possono esaurirsi in poche ore grazie a strumenti all’avanguardia come la firma elettronica.

La caratteristica di DocuWare che consente di avere tutti i contratti e documenti in un unico software permette l’eliminazione degli scambi di tipo cartaceo e semplifica i processi di revisione, tramite all’utilizzo di notifiche e scadenze. Tutto ciò concorre all’ottenimento di un ciclo fluido e produttivo.

Migliora la compliance aziendale

Ottieni una compliance migliore grazie alla condivisione attraverso la piattaforma e il tracciamento di ogni modifica che viene registrata. Finalmente puoi tenere traccia di tutte le modifiche e ricercare in poco tempo informazioni all’interno di documenti e contratti. Ciò agevola i contratti interni ed è utile in caso di audit da parte delle autorità competenti.

La digitalizzazione consente di allinearsi alle normative e alle legislazioni in essere, permettendo così una maggiore trasparenza in termini amministrativi e legali.

Gli strumenti della digitalizzazione

La piattaforma

DocuWare ti offre alcune funzionalità dedicate alla sfera contrattualistica, quali:

l’archviazione sicura
la configurazione dei flussi di lavoro
il controllo delle versioni
gli strumenti per la cooperazione

Con DocuWare centralizzi tutte le attività e ti assicuri di avere sempre l’ultima versione aggiornata del contratto.

Inoltre, puoi integrare la firma elettronica ed eliminando il bisogno di stampare i contratti in formato cartaceo.

L'ecosistema IT e l'integrazione

DocuWare sa integrarsi con altri software esistenti all’interno dell’azienda, come ad esempio: ERP, CRM o similari. Ciò permette la condivisione delle informazioni e l’immediata reperibilità dei contratti e dei documenti, riducendo il rischio di eventuali duplicazioni delle informazioni.

Quando viene approvato un contratto, possono generarsi in maniera autonoma ed automatica ordini o voci contabili, dando un’accelerata sul processo di workflow.

Le sfide che può incontrare un'azienda

Informazione e formazione del personale

Non si tratta solo di pura e semplice tecnologia, la trasformazione digitale richiede un cambio di mindset in chi l’adotta. Resistere al cambiamento può rallentare il processo pratico, ecco perché è assolutamente necessario affiancare l’implementazione tecnica ad un piano di formazione mirato, che formi i dipendenti a comprendere non solo l’utilizzo del software ma a comprendere i reali benefici dell’uso del software.

Essere in regola con la sicurezza

Una classe documentale come quella dei contratti è sicuramente soggetta alla sfida della sicurezza. Infatti, trattandosi di documento colmo di dati sensibili e infomrazioni strategiche dovrebbe essere maggiormente tutelato. Con DocuWare ciòà avviene attraverso un sistema di cifratura, controlli d’accesso e backup cadenzati.

Ricordiamo che il rispetto delle norme in merito alla protezione dei dati sensibili, come il GDPR, deve sempre essere garantito, certificato e aggiornato, al fine di essere in regola con le normative.

FAQ - Spazio alle domande frequenti

1. Qual è la sostanziale differenza tra “digitalizzazione” e “dematerializzazione” dei contratti?

La digitalizzazione consiste nella conversione dei documenti in formato digitale, che avviene tramite tecniche e strumenti specifici, come scanner e OCR, che prevede il mantenimento del cartaceo originale.

Con la dematerializzazione assistiamo all’eliminazione totale del supporto cartaceo. In questo caso i documenti prendono valore legale tramite l’utilizzo della firma elettronica e la conservazione sostitutiva a norma, che vede la validazione dei documenti grazie alla marca temporale.

2. Come viene gestita la sicurezza?

L’accesso è regolato attraverso: profili utente, ruoli e permessi. Infatti, solo coloro che sono stati autorizzati saranno in grado di visualizzare, modificare e approvare i contratti.

Tutte le modifiche effettuate sono tracciate e tracciabili, in quanto il documento reca con sé alcune informazioni particolari che vengono detti “metadati” e che consentono la ricercabilità del documento e portano informazioni fondamentali, come: data, modifica (ecc…).

In più, i contratti subiscono l’archiviazione con determintati criteri quali: crittografia, backup regolari e controlli sugli accessi. Tutto ciò garantisce l’integrità nel tempo.

3. DocuWare supporta la firma elettronica?

Sì, esatto. La firma elettronica è supportata dalla piattaforma di DocuWare ed è possibile utilizzarla in maniera rapida ed efficente.

Esistono comunque diversi livelli di firma: semplice, avanzata e qualificata (con valore legale identico alla firma autografa).

In conclusione

Digitalizzare i contratti è una scelta strategica per tutte le aziende che vogliono essere competitive. Automatizzare i processi contrattuali e strumenti come firma elettronica, in questo modo le aziende possono migliorare in efficienza, trasparenza ed essere maggiormente compliant.

L’adozione di DocuWare permette la riduzione di costi e tempi e al contempo il rafforzamento della governance aziendale, con processi più affidabili e maggiormente sicuri. Scegli DocuWare e dai un boost alla tua contrattualistica, digitalizzare non è più solo un’opzione da scegliere ma una vera e propria necesittà per ogni azienda.

Puoi richiedere maggiori informazioni senza impegno, compilando il form sottostante.

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