AI e fatturazione elettronica: la gestione documentale intelligente di DocuWare

In Italia la fatturazione elettronica è una vera e propria realtà ma la sua evoluzione non ha limiti. Ad oggi infatti la rivoluzione si chiama Intelligenza Artificiale (il suo acronimo è AI) e viene applicata anche alla gestione documentale con un software come DocuWare.

L’Ai ricopre un ruolo fondamentale nei contesti in cui le aziende, che siano di grandi o piccole dimensioni e di qualunque settore, ricevono quotidianamente una mole importante di documenti: dalle fatture ai DDT, fino a giungere a ordini e a note di credito. In questo contesto, l’AI diventa uno strumento indispensabile per automatizzare, snellire e semplificare ogni fase del processo.

Non si parla solo di digitalizzazione bensì di rendere intelligente il flusso documentale, garantendo alla divisione amministrazione di concentrarsi sull’analisi e sulle strategie.

In cosa consiste la gestione documentale intelligente?

La gestione documentale è l’evoluzione naturale della digitalizzazione, DocuWare è un sistema capace di comprendere i contenuti ed estrarre i dati, automatizzando le azioni successive.

All’interno di un sistema documentale intelligente legge le fatture in arrivo (informazioni anche non strutturate), riconosce in modo automatico i campi importanti (come fornitore, importo, iva o data), è in grado di classificare e archiviare i documenti nel posto adeguato e attivare workflow automatici per l’approvazione, la contabilizzazione e perfino il pagamento.

Il suo scopo consiste nella riduzione del lavoro manuale in favore dell’accuratezza del processo di lavoro.

In che modo l’AI sta cambiando la fatturazione elettronica?

1. Tramite il riconoscimento automatico dei dati (OCR)

Grazie all’OCR avanzato e al machine learning, due tecnologie avanzate, i software di gestione documentale come DocuWare sono in grado di:

Estrarre dati dalle fatture elettroniche XML e PDF;
Interpretare i contenuti anche se disposti in formati diversi;
Popolare automaticamente i campi nei sistemi ERP o gestionali.

Nessuna digitazione manuale, nessun errore umano, tempi di inserimento ridotti fino all’80%.

2. Con l’automazione dei flussi di approvazione

Una volta acquisita la fattura, l’AI è in grado di: identificare il centro di costo, predisporre l’invio del documento al responsabile corretto per l’approvazione, inviare una notifica di eventuali malfunzionamenti (doppie fatture, importi incoerenti, scadenze non allineate).

Il tutto avviene in automatico, senza interventi manuali, riducendo i colli di bottiglia nel processo amministrativo.

3. L’integrazione con ERP e con i sistemi contabili

Una delle caratteristiche principali della nuova gestione documentale è la capacità d’integrazione ai sistemi ERP, CRM aziendali e piattaforme di fatturazione elettronica.

Ciò consente una gestione dei documenti completamente centralizzata, che incide sulla collaborazione tra gli uffici e garantisce la massima tracciabilità.

4. L’analisi e gli insight

L’Intelligenza Artificiale non si limita alla gestione ma impara dai dati che vengono inseriti. Infatti la tecnologia, tramite i suoi algoritmi predittivi, si può evidenziare pattern di spesa, prevedere flussi di cassa futuri e identificare fornitori con ritardi ricorrenti.

In sostanza, la fatturazione elettronica diventa una fonte di business intelligence, utile al management per prendere decisioni più consapevoli.

Quali sono i vantaggi concreti per l’azienda?

L’implementazione di una soluzione di gestione documentale intelligente, corredata di AI concorre all’ottenimento di benefici tangibili in tempi rapidi.

Primo tra tutti: l’efficienza operativa, infatti i tempi di gestione vengono ridotti fino all’80%, eliminando così la digitazione manuale e rendendo i processi più fluidi, rapidi e snelli ma soprattutto privi di errori.

Secondariamente, ne beneficia anche il risparmio economico: tramite minori costi di stampa, archiviazione e conservazione. Ne deriva una consistente riduzione del tempo dei dipendenti nella gestione documentale, con un ROI superiore già dai primi mesi di utilizzo.

L’utilizzo di DocuWare come applicativo per la gestione documentale digitale garantisce alla tua azienda alti standard di compliance, come ad esempio: la tracciabilità completa di qualunque documento e la mai banale sicurezza in merito alla privacy e alla protezione dei dati sensibili.

DocuWare è sempre un passo avanti, ecco perché pensa sempre al pianeta e al valore green della sostenibilità. Lo fa nel pratico: eliminando la carta, in questo modo riduce l’impatto ambientale e permette alla tua azienda di raggiungere uno degli obiettivi del Bilancio ESG, facendoti guadagnare trustability in termini di Brand Reputation.

Come introdurre una gestione documentale intelligente in azienda?

Il passaggio da una gestione documentale manuale ad una gestione digitale e anche intelligente non è complesso e serve un approccio di tipo graduale in mondo da ampliare la sua efficacia. Vediamo insieme come può avvenire:

Analizzare i processi che già esistono: valutando i processi che sono già presenti all’interno dell’azienda e intercettare le fasi in cui vengono perse più risorse temporali: spesso nella ricezione delle fatture, nelle approvazioni o nei controlli di tipo contabile.
Definire i workflow: è utile costruire una mappa dei flussi di lavoro ideali ed intercettare le figure che li approvano, li registrano o semplicemente li archiviano.
Scegliere il giusto alleato: l’adozione di una soluzione potente come DocuWare, in grado di combinare Intelligenza Artificiale, OCR e workflow automatici ma anche: integrazione sicurezza e scalabilità va bilanciata a seconda delle esigenze dell’azienda specifica.
Formare e innovare: perché tutto funzioni al meglio è necessario coinvolgere team amministrativi, contabili e IT fin dal principio, illustrando in che modo l’applicativo e l’AI possono apportare vantaggi nella gestione documentale digitale quotidiana.

DocuWare e l’AI all’interno della gestione documentale

DocuWare, con la sua integrazione nativa di AI porta automazione e consente:

L’acquisizione, la lettura e l’indicizzazione automatica delle fatture elettroniche
La generazione di workflow personalizzati di approvazione e perfino per la contabilizzazione
Il collegamento dei vari documenti ai gestionali in uso all’azienda (non solo ERP ma anche altri applicativi come i CRM), permettendoti di non variare le tue abitudini lavorative e consentendo un flusso migliore delle informazioni che dialogano nell’ecosistema IT.

Grazie a DocuWare il processo per la fatturazione elettronica è più fluido, snello e sicuro. Inoltre, permette al personale dipendente di poter procedere con attività a maggior valore strategico.

Perché con DocuWare si parla di “futuro della fatturazione intelligente”?

Prevedere il futuro non è facile ma con tecnologie avanzate e nuove avanguardie è facile comprendere che la direzione che prenderà la gestione documentale nell’immediato futuro sarà sempre più predditiva e connessa. L’AI giocherà un ruolo importante e si pronostica che andrà a:

Aiutare nell’anticipare i fabbisogni finanziari
Creare le previsioni dei flussi di cassa
Automatizzare totalmente il ciclo passivo

Ecco perché iniziare oggi con la trasformazione digitale potrà portare alle aziende che aderiscono un concreto vantaggio competitivo.

FAQ - AI nella fatturazione elettronica

1. Quanto può essere complessa l’implementazione di una soluzione AI per la fatturazione?

In realtà, molto meno di quanto si possa pensare. Infatti, con piattaforme come DocuWare, l’integrazione con i gestionali esistenti è risulta essere più veloce non ha bisogno di drastici cambiamenti all’interno dei processi.

2. L’AI è uno strumento sicuro per i dati sensibili delle fatture?

Assolutamente sì. Le aziende che scelgono di intraprendere il percorso corredato di AI possono dormire sonni tranquilli, in quanto queste soluzioni sono riconosciute come professionali e rispettano le normative GDPR che garantiscono i più alti standard di sicurezza nel trattamento di privacy e dati sensibili.

3. Quali sono i tipi di aziende possono beneficiare della gestione documentale intelligente?

Non esistono requisiti particolari, come: settore o dimensioni, affinché un’azienda benefici di una gestione documentale intelligente. Infatti, ogni realtà che gestisce un volume significativo di fatture e di documenti in generale è in grado di ottenere risparmi concreti e maggiore efficienza.

In conclusione

L’AI che si applica alla fatturazione elettronica è oggi una realtà concreta, che può migliorare nella pratica quotidiana la vita delle aziende. Quando si parla di investire nella gestione documentale intelligente s’intende la possibilità di ottenere processi che diventano, sin dai primi tempi, più snelli, rapidi e sicuri, pronti per affrontare le sfide di domani. Scegli di adottare in maniera intelligente DocuWare, non si tratta di cambiare solo tecnologia ma di ottenere un reale vantaggio competitivo.

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