Data Entry: come DocuWare facilita l’inserimento automatico dei dati

Una delle attività che porta via più tempo a dipendenti e lavoratori è senza dubbio l’inserimento di dati. Facilmente soggetto all’errore manuale umano, il data entry è una pratica molto diffusa presso tutte le aziende di qualunque dimensione e settore. Purtroppo molte delle quali continuano ingenuamente ad affidarsi al proprio personale per digitare manualmente le informazioni contenute all’intenro di documenti quali: fatture, PDF, fogli di calcolo e moduli cartacei nei propri sistemi digitali. Questo si traduce in un rallentamento comprovato delle operazioni e introduce errori che potrebbero essere evitati, riducendo al contempo la produttività dei dipendenti.

All’interno di questo articolo vedremo come l’automazione dell’inserimento dei dati possa tradursi in una vera e propria mossa strategica che ogni azienda dovrebbe attuare e come scegliere l’alleato più adeguato, proprio come DocuWare, per ottimizzare il lavoro.

Che cos’è l’inserimento automatico dei dati?

L’inserimento automatico dei dati consiste in un processo che parte dall’acquisizione dei dati, passa per la loro classificazione e giunge al trasferimento dei dati presenti all’interno di documenti o file digitali nei sistemi aziendali, senza alcun bisogno di intervento di tipo manuale umano. Sostanzialmente, le soluzioni di tipo tradizionale si basano sull’OCR (il riconoscimento dei caratteri), che è in grado di gestire dati strutturati, come possono essere i fogli di calcolo. Esistono però software più avanzati come l’elaborazione intelligente dei documenti che si basa sull’intelligenza di tipo artificiale. L’AI è in grado di lavorare con dati che possono essere definiti: semi-strutturati, come gli aggiornamenti meteorologici oppure con dati non strutturati come gli allegati delle e-mail.

Gli strumenti di automazione svolgono il lavoro che per i dipendenti sarebbe stato noioso e manuale, soggetto a potenziali errori. In questo modo, le informazioni chiave vengono estratte e il documento indicizzato e successivamente archiviato con i dati per recuperare un’ultima supervisione.

In DocuWare, tali informazioni possono anche essere inviate ad un determinato dipendente o per avviare un flusso di lavoro automatizzato.

Quali tecnologie permettono l'automazione?

Le tecnologie utilizzate per automatizzare l’inserimento dei dati includono:

Come già detto poco sopra: il riconoscimento ottico dei caratteri (chiamato anche con il suo acronimo: OCR) riesce a convertire documenti e immagini scansionati in testo modificabile, leggibile da pc.
Deep OCR (letteralmente: OCR profondo) utilizza la potenza del deep learning e delle reti neurali al fine di migliorare l’accuratezza del riconoscimento testuale. I modelli Deep-OCR sono addestrati su grandi set di dati di immagini di testo e possono riconoscere testi con caratteri, dimensioni e layout completamente differenti.
L’AI e il suo learning machine: interpretano il contesto, capiscono i modelli e prendono decisioni sulla classificazione e indirizzare i dati sulla base della conoscenza.
Automazione robotica dei processi (detta anche RPA): esegue attività basate su regole, come l’inserimento di dati in sistemi software o l’attivazione di flussi di lavoro.
Interfacce di programmazione delle applicazioni (chiamate tramite il suo acronimo: API). Un’API è costituita da una moltitudine di regole e protocolli standardizzati che consentono alle applicazioni software di comunicare tra loro. Funziona come un ponte: consente ad un’applicazione specifica di accedere ai dati o alle funzionalità di un’altra senza la necessità di dover approfondire i processi interni dell’altro sistema.
L’indicizzazione intelligente la quale sfrutta l’apprendimento automatico per tenere a mente ogni documento ed eventuali correzioni. In questo modo, ogni acquisizione è più veloce, precisa e soprattutto: affidabile.
L’elaborazione intelligente dei documenti (IDP): è una tecnologia che combina OCR avanzato, AI e RPA in una soluzione unica. Con l’IDP, queste tutti questi strumenti diventano una soluzione sola e scalabile in grado di adattarsi in maniera veloce alle necessità di ogni azienda.

Data entry: perché la sua automatizzazione è importante?

L’inserimento manuale dei dati concorre a perdite di qualità del lavoro e anche di denaro. Infatti, un errato data entry contribuisce alla perdita di tempo dei dipendenti, in quanto gli stessi hanno necessità di correggere eventuali errori di battitura, trovare informazioni archiviate in maniera sbagliata e anche ricercare eventuali incongruenze, che possono derivare dall’inserimento doppio dei dati.

Esistono però altri svantaggi che derivano dalla pratica del data entry manuale.

Vediamo insieme quali sono:

L’esaurimento del morale dei dipendenti a causa di attività ripetitive.
I tempi di elaborazione lenti dei documenti quali: fatture, moduli e dati dei clienti.
Il rischio di inconformità causato proprio da errori di tipo umano, tra cui: violazioni della privacy e documentazione mancante o incompleta.
Scalabilità limitata quando il volume dei documenti aumenta.

Quali vantaggi porta il data entry automatizzato?

Secondo alcuni studi, l’automazione della pratica di data entry aumenterebbe la qualità dei dati, contribuendo al ritorno d’investimento, con dei plus:

La velocità: infatti, i documenti vengono elaborati in pochi secondi, non più in ore.
La precisione: che è totale, elimina così gli errori manuali.
L’efficienza: che permette di liberare i dipendenti affinché possano concentrarsi sul lavoro strategico.
La scalabilità: si è in grado di gestire i picchi del volumen di elaborazione dei documenti senza avere necessità specifica di dover assumere altro personale.
Il supporto alla conformità: garantisce la privacy dei dati, tramite accessi basati sull’autorizzazione e la conferma d’integrità dei dati con audit trail. Impedendo così anche l’eventuale perdita di documenti.

Come funziona in pratica il data entry automatizzato?

Ecco come l’elaborazione intelligente dei documenti basata sull’intelligenza artificiale gestirebbe un processo di fatture all’interno della contabilità:

Un caso pratico - i sette step

Step 1: l’acquisizione. Il sistema riceve e acquisisce i documenti da diverse fonti: e-mail, scanner, cartelle e altre fonti.
Step 2: il riconoscimento. Tramite la tecnologia dell’OCR il sistema è in grado di leggere il contenuto.
Step 3: la classificazione. L’AI verifica di che tipo di documento si tratta (fattura, ricevuta o altro…) e la classifica.
Step 4: l’estrazione. Il sistema individua i campi dati di cui ha bisogno, come: la nomenclatura del fonrintore, la data, il numero della fattura e l’importo totale. Tutti questi dati vengono estratti dal documento.
Step 5: la convalida. Vengono verificate la presenza o assenza di dati o eventuali dissonanze.
Step 6: l’inoltro. Il sistema invia il documento al dipendente preposto e si avvia un workflow oppure può essere inviato ad un sistema ERP o altro software aziendale.
Step 7: l’archiviazione. Per sicurezza, il sistema archivia una copia digitale sicura, ricercabile e completamente tracciabile.

Il processo descritto qui sopra può richiedere appena pochi secondi e nessun intervento di tipo manuale o umano. Si tratta di un processo scalabile. Una volta che viene implementato lo stesso sistema può essere configurato per la gestione di una grande mole di documenti che possono avviare workflow.

Inoltre, l’estrazione intelligente dei dati lavora anche in contesti che sono multilingue, il sistema è in grado anche di leggere scritture a mano e identificare il sentiment nei feedback dei clienti. Tutto ciò concorre a favorire la trasformazione digitale e l’innovazione dei processi di un’azienda.

Inoltre, grazie alla caratteristica ineguagliabile che tali sistemi apprendono dalle correzioni effettuate e dalle decisioni prese nel tempo, le aziende ottengono ottimi risultati riguardo all’efficienza del lavoro svolto dalle loro prestazioni.

Come scegliere il giusto alleato per l’automazione dell’inserimento dei dati?

Scegliere il giusto alleato per l’automazione può sembrare davvero difficile per ogni azienda. Infatti, si tratta di dover fare una scelta strategica e d’investimento che si ripercuoterà sul futuro aziendale. Per garantire la massima fluidità d’implementazione e assicurarsi il successo a lungo termine è bene scegliere in maniera accurata la piattaforma più adeguata alle esigenze aziendali specifiche.

Per fare ciò è necessario concentrarsi in maniera proattiva sui fattori chiave che dovranno essere in linea con gli obiettivi aziendali concordati con i vertici aziendali.

Di seguito una breve roadmap che può essere utilie alla tua azienda per la scelta più adeguata di un software come DocuWare. Ecco cosa dovresti assolutamente considerare:

La facilità di utilizzo: infatti, non solo i tecnici si intefacceranno con il sistema, è bene che tutti si trovino a proprio agio con l’utilizzo.
L’integrazione: considera che un software che è in grado di collegarsi facilmente al tuo sistema di ERP, CRM o piattaforma HR è sicuramente più comodo e facile da utilizzare, per avere tutte le informazioni condivise.
La scalabilità: scegli una soluzione che possa crescere in base alle diverse e mutabili esigenze della tua azienda. La scalabilità è una caratteristica importante, soprattutto se si hanno progetti espansionistici per il futuro (immediato o meno).
La sicurezza: deve soddisfare gli standard e i requisisti di conformità aziendale.

In conclusione: perché scegliere DocuWare?

Grazie alle piattaforme cloud odierne, come DocuWare, anche le piccole e medie imprese possono giocare un ruolo fondamentale e scendere in campo contro aziende competitor più grandi, senza sentire il bisogno di aumentare l’assunzione del personale. I reparti più piccoli o le aziende con team ridotti possono trarne particolare vantaggio, poiché l’automazione è veramente efficace.

Infatti, l’automazione non solo riduce i costi, i tempi di elaborazione e gli errori, ma aiuta le azienda anche a migliorare la qualità dei dati, supportando la conformità e aumentando l’efficienza operativa generale.

DocuWare offre opzioni di automazione all’avanguardia che non richiedono risorse IT estese o grandi investimenti iniziali. Partendo da flussi di lavoro mirati, le aziende possono dimostrare rapidamente il valore aggiunto e scalare i loro sforzi di automazione nel tempo, migliorando la produttività e la soddisfazione dei dipendenti.

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