5 mosse per avere una stampante sempre performante

Come mantentenere una stampante multifunzione Kyocera sempre al top?

Nelle aziende di qualunque settore e dimensione è veramente importante mantenere funzionanti i dispositivi di stampa. Ecco perché in questo articolo vedremo insieme tutti i passi fondamentali per poter continuare a contare su una stampante multifunzione sempre performante.

Infatti, da anni siamo al fianco delle aziende italiane, occupati nella gestione e nella manutenzione delle stampanti multifunzioni Kyocera.

Il segreto, oltre ad effettuare l’acquisto adeguato alle proprie esigenze, è prendersene cura nel tempo, effettuando regolarmente la manutenzione.

Scopriamo subito le 5 mosse essenziali per garantire ottime prestazioni, evitare problemi e avere la certezza che la multifunzione funzioni ogni giorno, senza intoppi di sorta.

1. Solo prodotti originali

Può sembrare scontato ma non lo è affatto. La scelta dei prodotti orginali come toner, kit di manutenzione e similari vengono studiati per funzionare in sinergia perfetta con la macchina multifunzione. Questi particolari componenti hanno una struttura progettata per evitare danni agli altri componenti interni della multifunzione e migliorare la qualità di stampa, riducendo così gli interventi di tipo tecnico.

Spesse volte, infatti, i prodotti compatibili o rigenerati sembrano una scelta conveniente nel breve tempo ma recano con sè delle insidie: stampando in maniera sbiadita, portando inceppamenti frequenti, erorri a schermo oppure strane usure.

Scegliere un prodotto originale significa risparmiare tempo, denaro e stress nel medio-lungo termine. E anche proteggere la garanzia del tuo dispositivo.

2. Vuoi una macchina performante? Manutenzione e pulizia

Una stampante impolverata o sporca è presagio di una stampante che prima o poi si bloccherà. Non solo la polvere ma anche i residui di carta, le particelle di toner che sono fuoriuscite possono accumularsi e creare eventuale attrito, rischi di malfunzionamenti e cali di qualità.

Cosa si può fare allora?

Il primo step è pulire la macchina multifunzione all’esterno, con un panno in microfibra che sia morbido ed asciutto.
Secondariamente è bene utilizzare prodotti specifici per i vetri dello scanner e per le superfici touch.
Anche rimuovere in maniera periodica la carta e utilizzare aria compressa a bassa pressione i punti di passaggio può rivelarsi un’ottima idea per mantenere la multifunzione pulita.
Il controllo dello stato dei rulli di trascinamento e del cassetto carta.

Bisogna comunque fare attenzione all’utilizzo dei prodotti impiegati, infatti liquidi e prodotti troppo aggressivi potrebbero danneggiare la multifunzione. Per sicurezza è sempre bene contattare il supporto tecnico. Una pulizia regolare, cadenzata, ad esempio ogni due settimane può fare la differenza a riguardo del rendimento della macchina stessa.

3. Aggiornamenti firmware e driver

Molto spesso gli aggiornamenti software vengono ignorati, con la convizione che la stampante sia già a posto così com’è, tuttavia, l’aggiornamento di firmware e driver è una delle mosse migliori per rendere le prestazioni generali maggiormente performanti e ottimizzati. In questo modo è possibile garantire la contabilità con i sistemi operativi più recenti.

Perché è utile aggiornare il firmware?

Innanzitutto, un firmware aggiornato è in grado di proteggere la macchina da vulnerabilità di sicurezza, ottimizzare la gestione della memoria, riducendo il tempo di stampa e correggendo eventuali fastidiosi bug.

Perché dovresti aggiornare i driver?

I driver vanno aggiornati poiché, in quanto ottimizzano la comunicazione tra i vari dispostivi, come: PC, mobile, cloud e la stampante, fanno in mondo che le funzionalità siano sempre pienamente disponibili.

Qualora l’ambiente lavorativo fosse dinamico, è di fondamentale importanza che tutto sia perfettamente sincronizzato. Dedicare una mezz’ora ogni trimestre a questa operazione porterà sicuramente dei benefici.

4. Code di stampa organizzate

La gestione delle code di stampa è una questione piuttosto sottovalutata. Quando i file si bloccano con stampe doppie o interruzioni di tipo misterioso, molto spesso il problema è da ricercare nella configurazione.

Come ovviare a questa situazione?

Evitare l’invio di file troppo pesanti in formati non compressi (come ad esempio TIFF in HD).
Stampare sempre in PDF, quando possibile.
Configurare le code in rete, in maniera tale che tutti i reparti abbiano un accesso distinto, con possibilità di etichettarle con priorità diverse.
Impostare la stampa con l’opzione: fronte-retro come predefinita, aiuta a risparmiare carta e velocizzare il flusso.

In contesti in cui coesitono una pluralità di utenti, può essere utile assegnare permessi o, al contrario, limiti. Per esempio: dare un numero massimo di stampe a colori o attivare eventuali restrizioni a determinati orari, per controllare l’utilizzo della stampante ed evitare che venga utilizzata impropriamente.

In questo mondo la stampante multifunzione diventa una vera e propria risorsa condivisa e anche ben gestita, anziché una fonte di rallentamenti.

5. Formazione degli utenti

Ad alcuni potrà sembrare esagerato ma formare gli utenti per l’utilizzo della multffunzione è una scelta vincente. Infatti, si tratta sempre di uno strumento aziendale, che va utilizzato in maniera conscia per evitare danni di tipo involontario. Pensiamo ad esempio a: carta male inserita nel cassetto, toner sostituiti senza alcun criterio, scansioni inviate ad indirizzi errati, impostazioni che vengono azzerate. Tutte queste possibilità possono concorrere ad avere una multifunzione tutt’altro che performante.
Quindi, perché è tanto importante fare formazione agli utenti che utilizzano la multifunzione?

Organizzando una formazione basica per tutti gli utenti, in meno di mezz’ora si potrebbero eveitare anche centinaia di euro sprecati per eventuali danni.
La condivisione delle linee guida semplici e visive aiuterà a preservare la multifunzione.
L’affiancamento e la presenza di un partner esperto renderà tutto più semplice ed efficace.

Una stampante performante dipende anche da come viene gestita e integrata all’interno del flusso di lavoro.

FAQ - performance e Kyocera

Ogni quanto va pulita una multifunzione?

In realtà non esiste una risposta univoca che possa andare bene per tutti i contesti, perché dipende dagli ambienti ma in media, si parla di una volta ogni due settimane. Infatti, è il tempo in cui dovrebbe essere sufficiente ad evitare accumuli di polvere ed eventuali residui.

Davvero è sconsigliato usare i toner compatibili?

Sì. In realtà è possibile ma assolutamente sconsigliato per i danni che può recare nel lungo periodo. Un risparmio immediato non sempre si traduce nella scelta migliore per l’azienda. Infatti, i toner non originali possono ridurre la durata della stampante e rendere vana la garanzia.

Cosa succede se non si aggiorna il firmware?

Se il firmware non viene aggiornato periodicamente, potresti riscontrare problemi di compatibilità, malfunzionamenti oppure di vulnerabilità alla sicurezza.

Serve un tecnico per le operazioni di manutenzione?

Le attività basilari come pulizia esterna e cambio toner, possono essere gestite in maniera interna. Per interventi più complicati è meglio affidarsi a tecnici che sono certificati.

Come posso sapere se la stampante è efficiente?

Controllando la velocità di stampa, la qualità delle uscite, i messaggi d’errore ricorrenti e i consumi. Se vengono riscontrati rallentamenti o sprechi, qualcosa va ottimizzato.

In conclusione

Nel mercato odierno, una stampante performante non è solo una questione di tecnologia bensì di buone abitudini. Consumabili di qualità, pulizia costante, aggiornamenti regolari e gestione intelligente delle code di stampa, con una formazione minima degli utenti aiuterà la tua stampante multifunzione ad essere sicuramente più performante.

Questi 5 e semplici passi basteranno a trasformare la tua multifunzione Kyocera in una vera e propria alleata nel quotidiano: performante, precisa e ottimizzata.

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