Come far utilizzare davvero DocuWare in modo produttivo ai tuoi dipendenti

Perché è necessario per le aziende scegliere un sistema di gestione documentale?

All’interno di un sistema economico così digitale e competitivo, una buona parte d’imprenditori sti sta trovando ad investire in soluzioni di tipo avanzato, come ad esempio: un sistema di gestione documentale (DMS) come DocuWare, (detto anche DMS). Il software di DocuWare aiuta nella quotidianità il lavoro dei dipendenti, ifnfatti: ottimizza la produttività, aumenta l’efficienza e riduce gli errori. L’adozione di srumenti come questo va oltre alla semplice installazione del software.

In questo articolo vedremo insieme in che modo i dipendenti possono adottare proattivamente la soluzione DocuWare.

Tra investimento e utilizzo reale

Buona parte delle aziende italiane ha già acquistato licenze per sistemi come DocuWare ma la vera differenza la fa la percentuale di utilizzo attivo da parte dei dipendenti e spesso questa percentuale si attesta sotto il 50%. Ciò sta a significare che metà del potenziale non viene usato, alcuni esempi pratici sono:

i documenti scansionati a mano,
i processi mantenuti con Excel,
i file salvati nelle cartelle condivise senza controllo strutturato.

Un enorme spreco di risorse, potenziale e tempo — elementi che, artefatti nel tempo, diventano nemici della competitività.

Tra cultura e tecnologia: come far utilizzare al meglio DocuWare ai dipendenti

Uno dei motivi per cui spesso le soluzioni software non vengono sfruttate al meglio è, senza dubbio, la formazione.Infatti, molto spesso ci si limita ad un unica sessione iniziale (su strumenti come Zoom, Teams o similari) e tramite l’utilizzo di slide generiche che offrono poca interazione con i dipendenti. Per fare in modo che strumenti come DocuWare vengano realmente adottati è necessario adottare percorsi di apprendimento personalizzati, che parlino il linguaggio delle persone che lavorano all’interno dell’azienda che adotta la soluzione.

Immaginiamo un’azienda che accompagna i propri team in una learning journey, dove ogni figura professionale riceve contenuti su misura. Ad esempio: l’ufficio HR scopre come gestire contratti e documenti dei dipendenti, l’area finance apprende come digitalizzare le fatture, mentre il customer service automatizza la gestione delle richieste clienti.

Ciò che è importante ricordare è che la formazione non termina in un’aula o in un webinar. Si moltiplica in piccoli momenti quotidiani: video pillole da 2 minuti, sessioni pratiche di gruppo, esercizi su casi reali. Tutto ciò aiuta il consolidamento con la presenza di figure interne di riferimento: i cosiddetti champion digitali. Si tratta di colleghi che fungono da punto di riferimento per tutti gli altri dipendenti e conoscono molto bene il tool. Essi sono presenti non solo per rispondere a domande tecniche ma anche per le più piccole problematiche quotidiane, danno conferma agli altri colleghi che il processo sia corretto.

Una chiave fondamentale e parallela consiste nella costruzione di una community interna attiva, su altri strumenti come Teams o Slack, dove condividere successi, soluzioni e idee. In questo modo, l’apprendimento diventa partecipativo, collettivo e costante.

Il valore: dai benefit al mindset

Se la formazione occupa un ruolo di rilievo la comunicazione non è sicuramente da meno. Infatti non si tratta solo dell’invio di una semplice mail che notifica l’utilizzo di un nuovo strumento, quanto più di una vera e propria narrazione del cambiamento, che sia in grado di spiegare il motivo e le modalità.

Tutte le figure aziendali hanno motivazioni differenti. Ad esempio: il management dovrà porre maggiore attenzione ai numeri e al ROI, mentre i team di tipo operativo tenderanno a concentrarsi sulla comprensione della semplificazione del proprio lavoro. Per questo motivo si tratta di personalizzare i messaggi: per chi guida, si tratterà di una questione di tracciabilità, velocità all’interno dei processi di tipo decisionale e di sicurezza. Mentre, per tutti coloro che eseguono verrà messa in risalto la riduzione delle attiività di tipo ripetitivo e manuale, sottolineando un conseguente aumento del tempo guadagnato e della semplicità di utilizzo.

Un altro step fondamentale è assolutamente l’a diffusione. Infatti, serve diffondere questi messaggi su tutti i canali aziendali: monitor, intranet, newsletter, riunioni. Quando il nuovo modo di lavorare diventa parte della quotidinaità, è più facile che venga percepito come strumento uitle e non come un’imposizione dall’alto.

La carta vincente: l'integrazione

Sicuramente uno degli errori più ricorrenti è pensare che basti l’aggiunta di DocuWare ai processi esistenti. La realtà è che l’efficienza vera e propria si ottiene solo quando il software diventa realmente integrato ai flussi di lavoro. In questo modo, diventa parte naturale delle attività quotidiane.

Per esempio: per inviare una nota spese il dipendente ha necessità di aprire DocuWare, cercare il file, compilare un modulo e attendere una mail. Questo iter potrebbe anche essere eliso dal dipendente ma, contrariamente, se si trattasse di un processo automatizzato – caricamento dello scontrino, selezione del centro di costo e invio – allora il sistema verrebbe utilizzato senza troppe perplessità.

La vera chiave risiede nell’integrazione fluida con gli strumenti già in uso, come: ERP, CRM, software HR. Quando il software di DocuWare “parla” con questi sistemi, i flussi diventano intelligenti. Un contratto approvato in DocuWare può aggiornare automaticamente il CRM, o una fattura scansionata può essere archiviata e contabilizzata in tempo reale.

Non dimentichiamo il mobile. Un manager che si trova in trasferta e deve ottenere un’approvazione dal telefono senza complicazioni, con DocuWare può! L’accessibilità è l’elemento fondamentale ed imprescindibile che fa la differenza tra uno strumento utile solo in teoria e uno utile anche nella pratica ed è in grado di cambiare la giornata lavorativa.

Monitoraggio e celebrazione

Dopo aver lanciato il progetto, i team dei dipendenti sono formati e i flussi attivi. Come capire se tutto sta funzionando? Entra in gioco una delle fasi più strategiche: il monitoraggio.

Con il monitoraggio non si intende quante persone hanno effettuato il login bensì si fa riferimento a KPI concreti, in grado di misurare il reale impatto operativo.

Si misura quanti documenti sono stati effettivamente digitalizzati, quanto tempo si è risparmiato effettivamente e quali reparti stanno performando al massimo, grazie all’utilizzo attivo del software di DocuWare.

L’analisi di questi dati permette di celebrare successi e intervenire dove le cose non stanno funzionando.

Bisogna fare attenzione però: il monitoraggio non è un audit punitivo. Deve essere percepito come uno strumento di miglioramento continuo. Per queste motivazioni è utile affiancare al controllo anche momenti celebrativi, di riconoscimento: condividendo i risultati migliori in newsletter interne, premiare i dipendenti e i team più collaborativi per far emergere le best practice.

Governance e politiche aziendali

Per fare in modo che un tool come DocuWare diventi davvero parte della cultura aziendale, servono regole chiare, per motivazioni legali e dare sicurezza e coerenza operativa.

Ciò significa che è necessario avere ben chiaro ruoli e permessi in maniera strutturata: quali utenti possono accedere a quali documenti? Quali persone sono in grado di cancellare o approvare? Ogni documento digitale può avere una tracciabilità chiara e protetta.

Inoltre, è necessario avere anche un manuale operativo semplice, aggiornato e sempre accessibile: come si carica un file, come si crea un workflow, cosa fare in caso di errore. Ciò permette di evitare eventuali misunderstanding e confusioni e ridurre le richieste di supporto al reparto IT.

Un altro aspetto cruciale è stabilire delle policy di conservazione: ogni documento ha un suo ciclo di vita. Fatture, contratti, pratiche HR… tutto deve essere conservato secondo normative e policy interne, e poi eliminato in sicurezza dopo il termine previsto. DocuWare consente di automatizzare anche questo, ma solo se le regole sono chiare e condivise.

Scalabilità e miglioramento continuo

L’adozione digitale di un processo evolutivo va coltivato nel corso del tempo.

Dopo i primi periodi è utile organizzare dei momenti in cui è possibile effettuare delle verifiche per capire quali sono i flussi che funzionano, dove sono bloccati i colleghi e se sorgono nuove esigenze. Le risposte a queste domande permettono di evolvere il sistema, magari creando nuovi flussi automatizzati, aggiungendo funzionalità, integrando altri software.

Proprio in questa fase molte aziende scoprono il vero potenziale scalabile del tool. Infatti, è sempre possibile implementare i moduli, ad esempio se un’azienda è partita con la sola gestione delle fatture, può estendersi e giungere fino all’onboarding HR, fino al controllo qualità.

Migliorare è sicuramente uno degli obiettivi insiti nell’utilizzo di DocuWare, ecco perché anche l’ascolto è molto importante. In tal senso è bene organizzare survey, raccogliere eventuali feedback sulla qualità e incentivare chi propone nuove idee. Anche l’aggiornamento è fondamentale, infatti: DocuWare evolve ogni anno, quindi è utile prevedere momenti di aggiornamento tecnico e funzionale per i key user interni.

Roadmap operativa

Fase 1 – Analisi (2–3 settimane)

Workshop. Mappatura processi. KPI iniziali.

Fase 2 – Pilot (4 settimane)

Setup flussi base. Training per 10–20 utenti. Rilancio con primo feedback.

Fase 3 – Roll-out (6 settimane)

Formazione modulare per reparto. Campagna comunicazione interna.

Fase 4 – Espansione (ongoing)

Nuovi flussi avanzati, KPI per funzione, policy definite.

Uno sguardo alle FAQ

Quanto tempo serve per adottare DocuWare su 100 dipendenti?

Con un programma ben strutturato, diviso in fasi e con sassate di formazione mirata, il rollout base può durare 3–4 mesi. L’adozione completa con processi complessi e integrazioni può richiedere sino a 9–12 mesi, a seconda della complessità organizzativa.

I dipendenti più anziani sono refrattari alla tecnologia: come coinvolgerli?

Campioni iniziali di successo: chiedi loro una testimonianza
Formazione one-to-one, a loro ritmo
Demo in piccoli gruppi con esecuzione pratica
Supporto tramite colleghi (team buddy)

Posso usare DocuWare solo per le fatture? E poi espandere?

Assolutamente. Inizia con un flusso piccolo, documentati i vantaggi economici (es. tempo risparmiato, errori evitati), e poi amplia ad altri processi.

Abbiamo GDPR e compliance: è sicuro?

DocuWare supporta controlli avanzati (ruoli, firme digitali, firma elettronica, audit trail, retention automatica). Serve definirne le policy e configurarlo secondo i tuoi requisiti legali.

Cosa succede se l’IT interno non ha competenze sullo strumento?

Prevedi formazione interna agli admin e coinvolgi un vendor/partner per la configurazione iniziale. Poi resta un supporto evolutivo per aggiornamenti, integrazioni e customizzazioni.

In conclusione

La vera sfida non è integrare uno strumento, ma rendere DocuWare parte del DNA aziendale. Investi nel fattore umano: formazione dedicata, comunicazione mirata, riconoscimento per l’adozione. Inizia in piccolo, magari da un reparto, e scala gradualmente. Monitora costantemente l’utilizzo e i risultati tramite KPI. Celebra i successi e configura man mano processi più complessi.

Che aspetti? Contattaci subito per avere maggiori informazioni su DocuWare, i nostri esperti sono a tua completa disposizione.

Contattaci per maggiori informazioni:

oppure scrivici all’indirizzo commerciale@kalyos.it o chiamaci allo 039. 6111601