Al giorno d’oggi, in un mondo sempre più digitalizzato e orientato all’efficienza operativa, la gestione dei DDT (Documenti di Trasporto) rimane uno snodo importante. Infatti molto spesso si può incappare in eventuali trascrizioni errate, nel ritardo dell’elaborazione o nel tracciamento difficoltoso, sono molteplici le sfide che ogni giorno fronteggiano le aziende.
DocuWare, il software per la Gestione Documentale digitalizzata è dotato di Intelligenza Artificiale integrata (AI) in grado di offrire una soluzione innovativa per l’automazione e l’ottimizzazione della gestione di alcuni settori, come ad esempio: i DDT Fornitori. L’Intelligenza Artificiale di DocuWare è in grado di migliorare e ottimizzare questo aspetto, riducendo gli errori al minimo.
DDT Fornitori: come ottimizzarli con l'intelligenza artificiale di DocuWare
Cos'è DocuWare e come incorpora l'Intelligenza Artificiale
DocuWare è un DMS (Document Management System) che tramite l’Intelligenza Artificiale, automatizza i processi aziendali collegati alla gestione dei documenti. Attraverso alcune tecnologie d’avanguardia come: Intelligent Indexing e l’Intelligent Document Processing (IDP), il software di DocuWare classifica, indicizza, archivia in modo totalmente automatico i documenti, diminuendo drasticamente il bisogno di interventi di tipo manuale e aumentando la precisione dei dati.
Come l'AI DocuWare automatizza i DDT Fornitori
Riconoscimento e classificazione automatica
Tramite l‘Intelligent Indexing, DocuWare riconosce e classifica in maniera totalmente autonoma i DDT Fornitori. L’algoritmo di Intelligenza Artificiale è in grado di analizzare il contenuto del documento letto, identificandone le informazioni principali e associandole a campi di tipo predefinito, in questo modo riesce a facilitare sia l’archiviazione sia l’eventuale ricerca.
Estrazione dei dati e dimuzione di eventuali errori
L’Intelligenza Artificiale di DocuWare (IDP) sfrutta la tecnologia OCR avanzata per fare in modo di estrarre i dati anche da documenti che non sono strutturati o sono di scarsa qualità, in questi rientrano anche quelli che contengono informazioni che sono state scritte a mano. L’automazione di tale processo diminuisce in maniera sostanziale gli eventuali errori umani, dando un boost sull’elaborazione dei DDT.
Integrazione ai flussi di lavoro
Il software di DocuWare si integra in modo facile ad eventuali sistemi ERP o altri strumenti per la gestione documentale aziendale e fa in modo che la gestione dei DDT e i processi ad essa collegati siano più fluidi e maggioramenti rapidi. Infatti, questa automazione consente l’indirizzamento automatico di documenti alle persone destinatarie, siano esse: persone o reparti di competenza. In questo modo a migliorare sono anche la collaborazione e la produttività.
Vantaggi dell'automazione dei DDT con DocuWare
DocuWare offre diversi benefici, automatizzando i DDT. Vediamo insieme quali sono:
Efficienza sull'operatività
Attivando l’automazione della gestione dei DDT, le aziende sono in grado di ridurre in modo significativo i tempi di elaborazione, aumentando conseguentemente l’efficienza in campo operativo. Ecco perché i processi manuali sono sostituiti dai flussi di lavoro digitale e permettono al personale qualificato di concentrarsi su attività che richiedono maggiore attenzione e valore aggiunto.
Diminuzione degli sbagli
L’utilizzo dell’Intelligenza Artificiale per l’estrazione e la classificazione dei dati riesce a far diminuire la possibilità di commettere errori associati alla gestione manuale dei DDT, un esempio pratico è la duplicazione delle informazioni o l’inserimento di dati sbagliati.
Migliore conformità e tracciabilità
Il software di Gestione Documentale Digitale DocuWare regala completa tracciabilità dei DDT, rendendo più semplice la conformità alle norme e semplificando gli audit. I documenti sono archiviati in maniera consona e sicura e vengono recuperati facilmente qualora ce ne fosse la necessità.
Scalabilità
A seconda della crescita progressiva che può subire un’azienda, può crescere il volume di DDT gestiti. L’automazione che offre DocuWare permette di scalare in maniera facile e veloce i processi, senza il bisogno di aumentare anche le risorse umane.
La precisione nei DDT: un vantaggio competitivo
Quando la velocità diventa una parte importante del gioco, la precisione non può passare in secondo piano. I DDT contengono informazioni importantissime per la catena logistica: infatti, dati sul fornitore, la descrizione delle merci consegnate, i codici degli articoli, gli orari e i vari riferimenti di un ordine sono informazioni che non possono mancare. Un solo errore sarebbe in grado di causare ritardi nelle operazioni di magazzino o incomprensioni con problemi e nella peggiore delle ipotesi anche problemi di tipo fiscale. Con l’Intelligenza Artificiale di DocuWare invece il sistema apprende in maniera progressiva le informazioni dai documenti elaborati e migliora continuamente la propria capacità di comprendere e interpretare casi complessi o non standardizzati. Questa caratteristica converte il prodotto di DocuWare in un gestionale documentale sempre più accurato e conseguentemente diventa un reale vantaggio di tipo competitivo e piuttosto tangibile.
DDT digitali e sostenibilità
Automatizzare non è una questione di pura e semplice efficienza ma anche di sostenibilità. Infatti, digitalizzare i DDT si traduce nell’eliminazione quasi totale di carta, inchiostro, folder e archivi. Grazie all’accessibilità cloud di DocuWare, i vari documenti vengono consultati in qualunque luogo, eliminando la necessità di stampare copie cartacee fisiche per la condivisione con fornitori e colleghi. Il processo diventa più snello e paperless e questo migliora l’impatto aziendale ma anche la brand reputation: infatti, partner e/o stakeholder sono sempre più attenti al valore ambientale.
Case History: il prima e dopo DocuWare in un’azienda manifatturiera
All’interno di un’azienda manifatturiera dove vengono gestiti centinaia di DDT ogni settimana, prima dell’adozione del software DocuWare: ogni documento veniva stampato, controllato manualmente, archiviato all’interno di faldoni e successivamente scansionato per la digitalizzazione. I tempi di gestione erano piuttosto lunghi, gli errori ricorrenti e la tracciabilità praticamente impossibile. Dopo l’introduzione dell’intelligenza artificiale: i DDT vengono acquisiti digitalmente appena arrivano (tramite: e-mail, scanner o PEC), letti in automatico, archiviati nel sistema e assegnati al flusso di approvazione corretto in pochi secondi.
Il risultato è ovviamente un risparmio di tempo non indifferente, stiamo parlando di un risparmio superiore al 60%, con un riduzione drastica di errori e con l’aggiunta di visibilità su processi documentali trasparenti e controllabili.
DocuWare e la compliance normativa
Con DocuWare ogni DDT viene conservato nel rispetto della legislazione europea sulla conservazione sostitutiva e sulla privacy dei dati. Il sistema traccia modifiche, accessi e autorizzazioni a prova di controllo. Al momento di un audit servono pochissimi clic per accedere ai documenti di cui si ha bisogno, correlati di metadati e storicità. Ciò significa meno tempo sprecato, meno stress e un’immagine aziendale solida e professionale.
Uomo-macchina: una sinergia che potenzia le persone
L’intelligenza artificiale non sostituisce il lavoro umano, lo affianca e lo potenzia. In che modo? L’AI prende in carico le attività a basso valore aggiunto, come l’inserimento dei dati, il controllo della correttezza formale e la categorizzazione. Ciò consente ai responsabili della logistica, all’amministrazione e all’ufficio acquisti di concentrarsi su ciò che davvero conta: risolvere criticità, negoziare con i fornitori, analizzare i flussi per migliorarli. Il risultato è un ambiente di lavoro più efficiente, meno stressante e decisamente più strategico.
Integrazione fluida
La piattaforma è progettata per integrarsi nativamente con i principali ERP, software contabili, gestionali di magazzino e sistemi legacy. Grazie ai connettori preconfigurati e alle API disponibili, possiamo sincronizzare dati e documenti in tempo reale, mantenendo coerenza tra tutte le piattaforme aziendali. Così facendo si riduce drasticamente la tempistica di implementazione e si colgono benefici già dalle prime settimane di utilizzo.
In conclusione
L’adozione dell’intelligenza artificiale di DocuWare per la gestione dei DDT Fornitori rappresenta un passo significativo verso la digitalizzazione completa dei processi aziendali. Automatizzando attività ripetitive e soggette a errori, le aziende possono migliorare l’efficienza, ridurre i costi e aumentare la competitività nel mercato.
Per le aziende che desiderano ottimizzare la gestione dei DDT e abbracciare la trasformazione digitale, DocuWare offre una soluzione potente e flessibile, pronta a soddisfare le esigenze di un ambiente aziendale in continua evoluzione.
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