Guida alla scelta del sistema di gestione documentale ideale

Perché è necessario per le aziende scegliere un sistema di gestione documentale?

Nel panorama digitale odierno, la gestione documentale non costituisce più un’opzione ma una vera e propria necessità per le aziende di ogni settore e dimensione. Ecco perché è importante capire come scegliere il corretto sistema di gestione documentale. Oggi, le imprese italiane devono avere a che fare quotidianamente con ingenti quantità di documenti, siano essi in digitale o nella versione cartacea. Ciò può essere davvero impegnativo considerato il fatto che le normative sono sempre più stringenti (ad esempio il GDPR o la Conservazione Sostitutiva) e il bisogno di lavorare in maniera più agile e snella, anche in modalità ibrida o remota.

In un contesto de genere, un sistema di gestione documentale (DMS) come DocuWare, distribuito in Italia da Kalýos, rappresenta uno strumento essenziale e soprattutto chiave per trasformare la gestione dei documenti in un reale vantaggio competitivo.

Cosa si intende con l'espressione "sistema di gestione documentale"?

Un DMS o sistema di gestione documentale consiste in una piattaforma di tipo digitale che permette l’archiviazione, l’organizzaizone, la condivisione, la ricerca e perfino la gestione dei documenti aziendali in modo sicuro, centralizzato e conforme alle normative.

Ecco le funzionalità che offre:

Acquisizione automatica dei documenti

Avviene grazie a strumenti quali: scanner, e-mail, cartelle condivise, upload manuale o mobile app. I vari documenti vengono importati in modo totalmente automatico nel sistema e conseguentemente archiviati nel repository centrale.

Indicizzazione e categorizzazione intelligente

Ogni documento viene categorizzato attraverso delle “etichette” che vengono dette “metadati“. I metadati sono ad esempio: la data, l’autore, il tipo di documento, il fatto che si tratti di cliente o fornitore e altre informazioni similari che servono a rendere più facile sia l’organizzazione dei documenti che la ricerca degli stessi. Come avviene ciò? Tramite l’utilizzo della tecnologia OCR (il riconoscimento ottico dei caratteri) che permette l’indicizzazione anche del contenuto interno al documento.

Workflow di approvazione e gestione processi

Con l’utilizzo di un sistema di gestione documentale i vari documenti possono essere inseriti all’interno di flussi automatizzati di: approvazione, revisione, validazione e pubblicazione. Ciò non solo aiuta a ridurre gli eventuali errori umani in cui si potrebbe incappare ma accelera molto i tempi e ne garantisce la tracciabilità.

Ricerca avanzata

Proprio grazie all’avanguardistica tecnologia full-text, è possibile cercare i documenti non solo tramite l’utilizzo intelligente dei metadati ma anche tramite il contenuto interno, sempre in maniera veloce e precisa.

Massima integrazione

Il sistema di gestione documentale di DocuWare è in grado di offrire una facile connessione ai sistemi già esistenti utilizzati in azienda al fine di favorire un ecosistema digitale integrato e funzionante.

Firma elettronica e conservazione

La piattaforma del sistema di gestione documentale DocuWare supporta la possibilità di utilizzo di firme digitali semplici e anche avanzate, garantendo l’archiviazione a norma dei documenti secondo le linee guida AgiD, con piena validità legale.

Accesibilità e mobilità

Si può accedere ai vari documenti da qualunque dispositivo si voglia, anche in mobilità e ciò viene permesso grazie ad interfacce responsive e app mobile dedicate. Ecco perché è la soluzione perfetta per le aziende e team distribuiti che praticano smart working.

Controllo e sicurezza avanzata

Per ogni documento c’è la possibilità di protezione tramite regole d’accesso personalizzate per utente o ruolo, audit trail e crittografia end-to-end.

Tutti i plus che ti offre DocuWare

Il sistema di gestione documentale DocuWare è scelto da oltre 15.000 aziende nel mondo. Ma cosa lo rende così speciale per le imprese italiane?

I processi digitalizzati del sistema di gestione documentale

Automatizzare le attività ripetitive e cartacee riducendo i tempi e i costi operativi è sicuramente il primo punto a favore di DocuWare. Infatti, i documenti vengono gestiti durante tutto il loro ciclo vitale: dall’acquisizione alla conservazione, senza interruzioni di sorta.

La piena sicurezza

I sistemi di crittografia avanzata di DocuWare permettono la massima sicurezza della piattaforma. Infatti, grazie ad essi sono possibili: il controllo degli accessi e la completa tracciabilità, oltre che la protezione totale dei dati aziendali. DocuWare è un software conforme al GDPR e alle normative AgiD, inoltre, supporta la conservazione digitale a norma.

La completa accessibilità

DocuWare ha un funzionamento completamente in cloud, infatti basta avere a disposizione una connessione internet per lavorare con i propri documenti in qualunque luogo ci si trovi e da qualunque dispositivo. Questa soluzione è semplicemente perfetta per tutti coloro che lavorano in smart working o per le aziende che sono composte da team dislocati.

L'integrazione intelligente

La sua totale integrazione ai software di tipo gestionale e agli strumenti di produttività permette al sistema di gestione documentale il mantenimento di tutti i vari processi all’interno di un unico e solo ecosistema di tipo digitale. Ciò permette di dire addio ad eventuale doppioni o diverse versioni di uno stesso documento e anche alle eventuali inefficienze.

La scalabilità e la personalizzazione

Il software di DocuWare è in grado di adattarsi in maniera perfetta alle differenti esigenze dell’impresa, indipendentemente dalle dimensioni o dal settore in cui opera. Infatti, che si tratti di un’azienda di 10 o 1000 dipendenti, il sistema è di tipo scalabile e soprattutto modulare e quindi può essere configurato su misura.

La migliore produttività del sistema di gestione documentale

Grazie all’impiego di dashboard di tipo personalizzato, notifiche automatiche, reminder e workflow strutturati, il team riesce a lavorare in maniera molto più efficiente e con maggiore collaborazione. I tempi di risposta diventano effettivamente più brevi e il lavoro scorre in modo fluido e snello.

La riduzione degli errori e il ROI

I flussi di tipo automatizzato e le approvazioni digitali diminuiscono la possibiità di incappare in eventuali errori. Infatti, proprio grazie al tracciamento di ogni attività (audit trail) si ha sempre sotto controllo la piena visibilità degli utenti e delle azioni che sono andati a svolgere, completi di data e ora.

L’implementazione di DocuWare significa investire in termini di efficienza. Infatti ciò si traduce in un decremento dei tempi di ricerca dei documenti, una diminuzione consistente degli erorri manuali e una riduzione importante dell’uso della carta, con una sempre maggiore conformità normativa. Tutte queste caratteristiche costituiscono risparmi concreti veri e propri e un ritorno d’investimento tangibile già nel primo periodo di tempo di utilizzo del sistema.

La checklist operativa: come scegliere il sistema di gestione documentale adeguato?

La scelta del giusto sistema di gestione documentale è una decisione di tipo strategico, infatti, essa può incidere in maniera significativa sull’efficienza operativa, sulla sicurezza dei dati e sulla conformità alle normative vigenti dell’intera azienda. Per questi motivi è assolutamente necessario seguire un processo di tipo strutturato che sia in grado di aiutare a identificare la soluzione più adatta al contesto aziendale in cui opera la tua azienda.

Vediamo insieme quali spunti tenere in considerazione per la scelta del DMS.

Mappare le esigenze fondamentali

Il primo passo per la valutazione di qualunque software è senza dubbio capire quali sono gli effettivi bisogni dell’azienda. Ecco quali domande dovrebbe porsi la tua realtà aziendale:

Quanti documenti vengono creati e soprattutto gestiti quotidianamente?
Dove si trovano al momento tali documenti? In che formato sono? Chi li utilizza?
Si tratta di documenti di tipo esclusivamente interno oppure coinvolgono anche clienti, fornitori e altri?
La necessità aziendale è di digitalizzare solo l’archivio o anche i vari flussi di lavoro?
Quali sono i reparti che hanno esigenze documentali specifiche? (es. amministrazione, HR, legale, produzione)?

L’obiettivo è sviluppare una mappa delle necessità reali dell’azienda da cui partire per scegliere le varie funzionalità e priorità.

Analisi dei processi e dei flussi

Il valore effettivo di un sistema di gestione documentale come DocuWare risiede nella capacità di automatizzare i processi e non solo nell’archiviazione dei documenti. Pertanto, è necessario analizzare:

Quali sono i principali flussi dei documenti (ad esempio: approvazione delle fatture, la gestione dei contratti, l’onboarding dei vari dipendenti…)
Quali sono, se ci sono, i cosiddetti “colli di bottiglia” che fanno rallentare l’operatività (approvazioni molteplici, attese, errori manuali)
Quali sono le attività che si ripetono e che possono essere automatizzate (come ad esempio la protocollazione, l’invio delle notifiche, lo smistamento…)
Quali sono i livelli di controllo e revisione richiesti (tramite audit trail, permessi granulari e validazioni multiple)

Il goal è individuare le aree critiche e i benefici tangibili dell’automazione documentale.

Valutazione delle funzionalità essenziali

Tutte le aziende hanno necessità diverse tra loro. Alcuni bisogni tuttavia sono da considerare con particolare attenzione:

La ricerca full-text utile per riuscire a trovare i documenti in pochissimi clic, anche dal contenuto interno degli stessi.
La firma elettronica integrata, che serve per validare contratti, ordini, richieste e documenti HR in totale sicurezza.
La gestione dei workflow approvativi personalizzati per ogni divisione o tipo documento.
L’accesso mobile e l’interfaccia responsive, immancabile per lavorare ovunque, anche da dispositivi quail: smartphone o tablet.
Gli automatismi intelligenti: come l’acquisizione via e-mail o scanner e l’archiviazione automatica per regole.
La gestione dei permessi e sicurezza multilivello, al fine di proteggere i dati sensibili e di rispettare la privacy.

Il fine ultimo è quello di creare una “must-have-list” definita che il sistema di gestione documentale deve soddisfare senza alcun compromesso.

Verifica della conformità alle norme

Un sistema di gestione documentale adeguato dovrebbe tutelare l’azienda dal punto di vista legale, ecco perché un’azienda dovrebbe fare degli accertamenti riguardo al fatto che:

Il software sia effettivamente conforme al GDPR e alle normative europee sulla protezione dei dati
Supporti la conservazione digitale a norma, secondo le direttive AgID (obbligatoria in molti settori)
Offra audit trail completi e registri di accesso per controlli e ispezioni
Permetta l’applicazione di policy aziendali sulla gestione dei dati (retention, cancellazione automatica, etc.)

La scelta di un DMS deve garantire la massima compliance di tipo legale sia nel presente che nel futuro.

Analisi dei costi

L’efficacia di un sistema non risiede solo nella convenienza del suo costo ma si misura soprattutto nel maggior valore nel tempo. Si dovrebbe calcolare:

Il TCO (Total Cost of Ownership), nella fattispecie: licenze, formazione, supporto, personalizzazioni
I tempi e i costi che vengono risparmiati: quante ore di tempo riescono a risparmiare i dipendenti in termini di: ricerche, errori, duplicazioni?
I vantaggi fiscali della digitalizzazione (es. credito d’imposta 4.0, agevolazioni PNRR)
Il valore strategico: l’accesso istantaneo alle informazioni, la maggiore rapidità e scalabilità delle decisioni

Bisogna capire se il sistema sarà in grado di ripagarsi da solo in termini di efficienza, produttività e soprattutto competitività.

Spazio alle FAQ

È possibile integrare DocuWare con il mio gestionale attuale?

Sì, DocuWare offre numerose API e connettori pronti per SAP, Microsoft Dynamics, Teams, Outlook, e altri software.

Serve avere un reparto IT interno per implementarlo?

No, Kalýos fornisce consulenza, formazione e assistenza completa per configurare il sistema in base alle tue esigenze.

DocuWare è adatto anche alle PMI?

Assolutamente. Il sistema è modulare, flessibile e ha costi scalabili anche per realtà medio-piccole.

Si può accedere ai documenti anche da smartphone?

Sì, DocuWare è ottimizzato per l’utilizzo da mobile, con app dedicate e interfaccia responsive.

I documenti sono sicuri nel cloud?

Sì, vengono archiviati in data center certificati ISO/IEC 27001, con backup costanti e accesso criptato.

In conclusione

In Kalýos siamo specializzati in soluzioni per la digitalizzazione dei processi documentali. Offriamo un approccio consulenziale personalizzato, partendo da un’analisi dettagliata delle tue esigenze fino alla messa in opera del sistema.

Con oltre 10 anni di esperienza nel settore e una partnership consolidata con DocuWare, siamo il partner ideale per accompagnarti in questo percorso di trasformazione digitale.

La gestione documentale è un investimento strategico. Se vuoi scoprire come DocuWare può rivoluzionare il modo in cui lavori, contattaci oggi stesso.

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