Gestione documentale inefficiente:
10 buone ragioni per adottare DocuWare

Quotidianamente tra le aziende italiane di ogni settore e dimensione, ingenti quantità di documenti si muovo tra: scrivanie, e-mail, archivi e in generale uffici. Quello che è certo è che non tutte le aziende possono dire con certezza di avere tutto sotto controllo. Purtroppo, senza un software per la Gestione Documentale strutturata come DocuWare, gestire i documenti può diventare un vero e proprio incubo. Infatti l’inefficienza di un sistema adeguato colpisce silenziosamente: rallentando i processi, aumentando i costi e molto spesso mettendo a rischio anche la sicurezza dei dati. 

Se finora ti è sembrato che stessimo parlando della tua azienda, mettiti comodo e prosegui con l’articolo, tratteremo 10 problematiche comuni a tutte le realtà in questa situazione e ti spiegheremo in che modo quelle problematiche possono diventare effettivamente 10 buone ragioni per passare a DocuWare!

Cosa rende la gestione documentale senza un DMS davvero inefficiente?

1. Inefficiente è sinonimo di: disordine

Spesso capita di dover reperire documenti non recenti e fare molta fatica a ritrovarli, perché non ci si ricorda dove sono stati salvati o conservati. Che sia su una cartella condivisa, sulla propria casella di posta elettronica o in cartaceo all’interno di qualche faldone, cambia ben poco. Questo è senza dubbio il più diffuso tra i problemi di coloro che non adottano DocuWare come sistema di gestione documentale avanzato. DocuWare infatti offre un archivio centralizzato e soprattutto intelligente. Solitamente, quando non si possiede un DMS, ogni collaboratore  archivia i documenti a proprio modo, creando silos informativi e rallentando così ogni ricerca. 

Al contrario, con l’adozione di DocuWare, invece, tutti i documenti sono archiviati in modo strutturato, accessibili in pochi clic e sempre aggiornati. Finalmente la tua azienda, il tuo dipartimento e nello specifico tu, potete dire addio al disordine e alla confusione. 

2. Inefficiente fa rima con: tempi infiniti di ricerca

Uno studio ha rilevato che un dipendente impiega circa 2,5 ore giornaliere a ricercare informazioni. Stiamo parlando circa il 30% della giornata di lavoro, a presso a file introvabili, versioni errate, allegati nascosti all’interno di messaggi e-mail. Ciò non si traduce in un puro e semplice problema operativo ma in un vero e proprio danno di tipo economico.

La riceca di documenti è basata su metodi poco efficienti: nomenclature di file ambigui e non parlanti, sistemi di cartelle senza opportune logiche o peggio: ricerca manuale in archivi fisici. Ciò si traduce in tempo perso.

3. Modifiche non rintracciabili

Chi ha modificato un dato documento? Perché la versione del documento cartaceo non corrisponde al file digitale? E perché è diversa da quella salvata all’interno dei server aziendali? Senza un DMS, ogni modifica è un vero e proprio rischio potenziale. Con DocuWare invece grazie al sistema di versioning automatico integrato ogni modifica è tracciata e al sicuro. Niente più perdita di informazioni e riesci a risalire allo storico del documento.

In realtà una mancanza di tracciabilità espone l’azienda a maggiore complicazioni riguardo alle revisioni, apre porte ad errori e in casi più rari e peggiori: espone l’aziende a responsabilità legali. Come anticipato, con l’adozione di DocuWare ogni versione è salvata, aggiornata e tracciata. Con DocuWare si ottiene la massima trasparenza. 

4. Difficoltà di collaborazione tra reparti

Altra caratteristica che rende la tua gestione documentale inefficiente è la difficoltà nella collaborazione tra dipartimenti. Infatti, immaginando un’azienda dove l’amministrazione lavora su un gestionale, il reparto Marketing si appoggia a Google Drive, la divisione Sales utilizza Dropbox e la direzione salva tutto su desktop. Cosa ne esce? Ovviamente integrazione pari a zero, scambio continuo di file, e-mail e duplicazioni di eventuali documenti, possibilità di documenti smarriti e continue incongruenze e soprattutto incomprensioni. 

Senza una piattaforma che permette la condivisione e l’unicità dei documenti, collaborare diventa quasi impossibile. Adottando DocuWare l’ambiente che si crea è un ecosistema centralizzato dove tutti parlano la stessa lingua documentale.

5. Approvazione dei processi ed errori

Ogni documento, indipendentemente dalla propria classe, passa attraverso un flusso approvativo. Tuttavia, qualora questo flusso sia gestito in maniera manuale, tramite e-mail o addirittura su carta, gli errori sono dietro l’angolo. I casi più comuni: documenti dimenticati, approvazioni doppie, firme mancanti.

Invece, DocuWare automatizza i processi approvativi, li rende più sicuri, veloci, tracciabili. Ogni passaggio è chiaro, ogni approvazione è registrata. Nessun esiste ambiguità.

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6. Conformità a rischio

La presenza del GDPR e delle altre normative sulla protezione dei dati impone che non siano più permesse leggerezze. Senza uno strumento che garantisca la sicurezza, la conservazione e l’accesso controllato ai documenti, è alto il rischio di incorrere in eventuali violazioni. 

Con DocuWare ciò non avviene, infatti la piattaforma garantisce conformità totale con le normative europee e italiane in materia di gestione elettronica dei documenti.

7. L'inadeguatezza di back-up e sicurezza

Normalmente quante aziende fanno back-up a cadenza regolare dei propri documenti aziendali? Quante aziende sono davvero in grado di proteggere i dati sensibili da accessi non autorizzati? La verità è che senza un sistema come DocuWare, molti dati aziendali vengono esposti a rischi come: crash dei server, attacchi ransomware, perdita accidentale dei documenti.

Con DocuWare puoi dormire sonni tranquilli, in sistema archivia tutto in cloud, con standard di sicurezza elevatii e backup continui, si tratta di una vera e propria cassaforte digitale.

8. Mobilità documentale inesistente

Al giorno d’oggi si può lavorare ovunque: casa, ufficio, in viaggio. Ma i documenti? Quelli sono accessibili soltanto da una rete interna e quindi tutto è soggetto ad un blocco. Senza DocuWare  la mobilità documentale non esiste, è un vero miraggio. Ogni documento si converte in ostacolo che non è disponibile al momento giusto. 

Al contrario, con DocuWare si ha la possibilità di accedere ai documenti da qualunque dispositivo si desideri e in qualunque momento, con una sicurezza totale, al 100% e la produttività diventa intelligente.

9. Costi nascolti e alti

Può sembrare quasi paradossale ma la gestione “manuale” dei documenti ha un costo superiore rispetto ad un sistema automatizzato. Parliamo di: tempi lunghi, rallentamenti, errori e inefficienze. Queste caratteristiche hanno un prezzo invisibile ma molto alto. 

Infatti, implementare una piattaforma come DocuWare è un risparmio concreto, che si misura in ore guadagnate e stress evitato.

10. Visione strategica sui dati pari a zero

I documenti aziendali contengono informazioni preziosi: dati, insight. Se sono sparsi e scollegati diventano inutili e totalmente inaccessibili. Senza DocuWare, vi è la mancanza completa una visione strategica e unificata delle informazioni. 

Grazie all’integrazione nativa con BI e sistemi ERP, DocuWare è in grado di trasformare i documenti in veri e propri asset strategici. 

I vantaggi concreti di DocuWare

Come avrai capito, DocuWare è quella piattaforma DMS in grado di offrire diversi benefit all’azienda utilizzatrice. 

1. Accesso immediato alle informazioni

Con DocuWare, puoi rintracciare facilmente ogni documento, grazie alla ricerca intelligente, che si basa su parole chiave e metadati. Ciò si traduce in una riduzione ingente dei tempi di ricerca, fa aumentare l’efficienza individuale o del team. Tutto è finalmente organizzato e correttamente disponibile a stretto giro. Tramite pochi clic.

2. Automazione dei processi ripetitivi

Con DocuWare puoi automatizzare una vasta gamma di processi di tipo aziendale: dai flussi approvativi alle notifiche. In questo modo riduci al minimo l’intervento umano e la possibilità di eventuali errori. Questo consente al personale di essere più libero e concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto.

3. Maggiore sicurezza e controllo

Tutti i documenti che vengono archiviati all’interno di DocuWare possono essere protetti da policy personalizzate di accesso. Ciò significa che solo il personale autorizzato possono avere accesso a visualizzazione o modifica di determinati contenuti. In caso di audit, tutto è tracciabile e verificabile, aumentando la fiducia nei processi interni.

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4. Integrazione perfetta con i sistemi esistenti

DocuWare è predisposto per avere un’integrazione con ERP e CRM e altri software aziendali. In questo modo puoi potenziare il tuo ecosistema digitale. Grazie alle API e ai connettori di tipo nativo, l’integrazione è fluida e i documenti fluiscono tra i sistemi senza frizioni.

5. Conformità normativa garantita

DocuWare semplifica la conformità: ogni documento è archiviato in modo sicuro, ogni accesso è tracciato, ogni processo è documentato. È conforme alla normativa italiana ed europea, supporta la conservazione sostitutiva e permette di gestire con semplicità gli adempimenti richiesti in caso di ispezioni. 

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6. Totale mobilità e smartworking

DocuWare offre una piattaforma cloud sicura, accessibile da desktop, tablet e smartphone, senza dover ricorrere a VPN complesse o connessioni lente. Ciò permette la certezza che ogni file sia disponibile nel momento giusto, nel posto giusto e in piena sicurezza.

7. Riduzione dei costi operativi

L’investimento in DocuWare si ripaga in tempi brevi e continua a generare efficienza nel tempo, con un ROI concreto e misurabile.

8. Massima collaborazione

Con DocuWare, tutti i reparti condividono un ambiente unico, organizzato e coerente. I documenti diventano patrimonio comune, facilmente accessibile secondo i permessi definiti. Le attività scorrono meglio, la collaborazione diventa naturale e i progetti avanzano senza intoppi.

9. Back-up automatico

Con DocuWare, ogni file è archiviato nel cloud con backup continui, replicazione su più server e sistemi di ripristino automatico.

10. Analisi dati

DocuWare si integra con strumenti di business intelligence per offrire una visione analitica e strategica delle informazioni aziendali. Non stai solo archiviando: stai costruendo una base dati solida per prendere decisioni più consapevoli, tempestive e informate. Un vero vantaggio competitivo.

In conclusione

Esiste una soluzione concreta, efficace e collaudata: si chiama DocuWare.

In un contesto in cui l’efficienza digitale è una necessità, dotarsi di un sistema di gestione documentale avanzato non è solo una scelta intelligente. È un passo fondamentale per garantire sicurezza, velocità, conformità e crescita.

Da Kalýos, partner certificato DocuWare, aiutiamo ogni giorno aziende come la tua a fare questo passo. Scopri come possiamo accompagnarti verso una gestione documentale finalmente libera da inefficienze.

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