ECM o DMS: la guida definitiva per le aziende italiane

Digitalizzazione costituisce una parola che le aziende italiane sentono ripetere da anni, ma che spesso, purtroppo per molte realtà, rimane una promessa vaga, più che una realtà vera e propria. Eppure oggi, con la pressione normativa, l’evoluzione del lavoro ibrido e la concorrenza che risulta essere sempre più avanzata, non dovrebbe più esistere scuse. Perché, digitalizzare i processi documentali non è solo sinonimo di efficienza ma anche una vera e propria necessità di tipo strategico.

Ecco allora che entra in gioco l’ECM (Enterprise Content Management) ma non va assolutamente confuso con il “semplice” DMS (Document Management System). ECM e DMS infatti costituiscono due differenti approcci, con obiettivi, funzionalità e impatti aziendali diversi.

All’interno di questo articolo esploreremo le vere differenze tra ECM e DMS, faremo chiarezza sul fatto che l’ECM rappresenti un cambio di paradigma per le aziende italiane, scoprendo perché sia utile scegliere una piattaforma completa come DocuWare, il software per la Gestione Documentale digitalizzata e in che modo può fare la differenza tra un’azienda davvero digitale e una che si limita a scannerizzare qualche documento.

DMS: il primo passo nella gestione documentale

Il Document Management System costituisce, per molte aziende, il primissimo passo verso la digitalizzazione. Infatti, stiamo parlando di un sistema pensato per l’archiviazione, l’organizzazione e il recupero dei documenti in formato digitale. Ai fini pratici potremmo dire che si tratta dell’evoluzione del classico archivio di tipo cartaceo, che si trova in cloud (o in locale) e permette di cercare, ordinare e conservare i file in maniera più intelligente.

Infatti, un DMS permette il caricamento di file, l’assegnazione dei metadati, impostare permessi di accesso e tracciare versioni o modifiche. Tuttavia, non si occupa del “contenuto” vero e proprio e nemmeno della sua connessione ai processi aziendali.

ECM: nuovo approccio alla gestione delle informazioni

Come abbiamo già visto prima ECM significa Enterprise Content Management ed è in grado di cambiare completamente prospettiva. Esso non si limita alla gestione dei documenti ma riesce anche nella gestione del contenuto, in quanto costituisce parte integrante dei processi aziendali. Ciò significa che il documento non è più al centro ma lo è il flusso di lavoro, l’obiettivo di business, la collaborazione che avviene tra i vari reparti.

Un sistema ECM come DocuWare riesce a collegare i documenti ai processi e li integra con ERP, CRM e altri software che sono già presenti all’interno dell’azienda, permettendo di automatizzare task ripetitivi, approvazioni, notifiche, scadenze. Il suo contenuto diventa così fluido, dinamico, interconnesso.

A questo punto non è consono parlare di archiviazione quanto piuttosto di orchestrazione delle informazioni.

Le differenze chiave tra ECM e DMS: una questione di profondità

Il DMS è uno strumento utile e l’ECM è una strategia. Infatti, il DMS organizza i documenti mentre l’ECM è basato sull’organizzazione dei processi aziendali che sono legati ai contenuti.

Tramite DMS è possibile cercare una fattura archiviata, mentre tramite ECM avviene: l’approvazione, la contabilizzazione, il collegamento all’oridne di acquisto e l’avviamento automatico del pagamento.

Il sistema DMS è stato creato per digitalizzare la carta mentre l’ECM digitalizza il workflow.

Mentre il DMS è statico e spesso funge da silos, l’ECM è dinamico, perché connette le aree aziendali.

DocuWare è la piattaforma ECM per le aziende italiane

In questo momento la domanda più comune potrebbe essere: quale piattaforma è bene scegliere per portare la propria azienda ad un livello di digitalizzazione successivo?

La risposta è: DocuWare, non solo perché è un leader globale nel settore ECM, bensì perché è una piattaforma versatile, scalabile, sicura e ovviamente perfettamente adattabile alle realtà italiane, dalle PMI alle grandi imprese.

DocuWare è un software cloud-native, compliant in termini di GDPR e soprattutto integrabile con i principali software gestionali usati in Italia.

Cosa puoi fare con DocuWare?

Con DocuWare sarai in grado di rivoluzionare la gestione dei tuoi processi aziendali chiave.

Infatti, pensiamo ad esempio alla gestione delle fatture passive: il documento viene acquisito automaticamente, classificato, indicizzato e inviato al responsabile per l’approvazione. Una volta approvato, parte l’integrazione con il sistema contabile e si archivia tutto secondo le regole della conservazione digitale.

Oppure alla gestione HR: i contratti vengono generati in automatico, firmati digitalmente, archiviati e accessibili solo a chi ha le credenziali. I documenti dei dipendenti sono centralizzati, sicuri e facilmente reperibili. Le richieste ferie, le note spese, i certificati medici seguono workflow automatizzati.

Anche il reparto vendite può trarre grandi benefici: proprio perché DocuWare ti consente di generare offerte partendo da template, tener traccia delle revisioni, ottenere firme elettroniche e sincronizzare il tutto con il CRM. Proprio come se ogni cliente avesse una “cartella virtuale” aggiornata e accessibile da qualsiasi dispositivo.

La gestione intelligente dell’informazione

L’ECM è proprio uno strumento di business intelligence. Infatti, ogni documento contiene dati e ogni dato è in grado di generare valore qualora venga interpretato in modo corretto e venisse collegato al giusto contesto operativo.

DocuWare ti permette l’estrazione di tali informazioni in tempo reale, creando così: dashboard, report personalizzati e viste operative utili al management per prendere decision rapide e ben fondate. Si tratta della trasformazione del dato da elemento passivo a leva strategica.

Grazie all’ausilio dell’AI (Artificial Intelligence) integrata si possono riconoscere automaticamente i contenuti, che possono essere categorizzati, in questo modo vengono conseguentemente suggerite eventuali azioni, apportando continue migliorie all’efficienza operativa.

ECM DocuWare: l'investimento che si ripaga da solo

Comunemente uno dei freni più comuni riguardo all’adozione di soluzioni ECM è la percezione del costo iniziale. Tuttavia è necessario cambiare punto di vista e guardare DocuWare come un investimento che si auto-finanzia.

Con la riduzione dei tempi di gestione, si evitano gli errori e si centralizza l’informazione e si autorizzano i processi. DocuWare in questo caso libera risorse umane e al contempo finanziarie. Il ROI è tangibile nel giro di pochi mesi d’azione, specialmente in aziende dove la burocrazia interna è più fortemente presente.

Ricordiamo sempre che una piattaforma ECM che è stata ben implementata aiuta anche nella gestione del rischio, della compliance normativa e della continuità di tipo operativo, allargando così i vantaggi dell’adozione stessa e andando ad migliorare diverse sfere aziendali.

Perché le aziende italiane dovrebbero scegliere DocuWare?

Il panorama nazionale italiano è costituito da diverse eccellenze e al contempo continuano a coesistere casi in cui si aggira una certa diffidenza nei confronti dell’innovazione. DocuWare è senza dubbio l’alleato su cui fare affidamento, infatti non si tratta solo di una tecnologia avanzata ma anche intuitiva, che non richiede lunghi tempi di implementazione ed è in grado di adattarsi ai bisogni delle aziende italiane, permettendo risultati misurabili fin dal principio.

Quali sono concretamente i vantaggi che offre DocuWare?

Riduzione dei tempi di gestione
Abbattimento degli errori
Maggiore compliance
Aumento della fluidità di collaborazione tra reparti
Accesso remoto sicuro

In aggiunta a tutto ciò, esiste un aspetto strategico basato sull’adozione dell’ECM, poiché non si tratta solo una decisione tecnologica bensì manageriale. Infatti, si traduce nella messa in ordine, nel regalare struttura e creare una vera e propria cultura del dato. Si tratta di un primo passo verso la vera trasformazione digitale.

In conclusione

Noi accompagnamo le aziende all’interno di un percorso evolutivo: progettando workflow ottimizzati, aiutando nella formazione e soprattutto garantendo sempre il massimo supporto.

Non solo siamo partner certificati DocuWare ma conosciamo bene le esigenze delle aziende italiane. Infatti, ogni progetto è costruito sulle esigenze del cliente ed è gestito con un approccio concreto, che mira ad un risultato tangibile.

Se vuoi entrare a pieno all’interno della digitalizzazione per iniziare a viverla, il momento giusto è adesso. E noi siamo pronti a farlo insieme a te!

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