In questo articolo spiegheremo il ruolo dei moduli di flusso di lavoro di DocuWare, il software per la Gestione Documentale Digitalizzata. Inoltre, grazie alle best practices scoprirai come avviene la creazione dei moduli web che ottimizzano la raccolta dei dati e si integrano senza problemi in processi di workflow più grandi.
Moduli web avanzati: come semplificarli con DocuWare
Che cosa sono i moduli di workflow?
I moduli per il flusso di lavoro (o workflow) quando vengono progettati per gli strumenti digitali corretti, aiutano per la raccolta, la gestione e l’elaborazione dei dati.
Al posto che affidarsi ai moduli analogici cartacei, che risultano essere ormai superati, la creazione di moduli digitali permette al personale la definizione il fine di un modulo e utilizzarne l’invio per l’attivazione di flussi di lavoro che sono di tipo automatizzato.
I migliori software per la creazione di moduli offrono un form designer di facile utilizzo che non richiede nessuna competenza di programmazione. Infatti, la tua azienda può diventare ancora più digitale attraverso l’adozione delle firme elettroniche che migliorano la funzionalità dei moduli e la sicurezza.
Tante aziende decidono di implementare un software per moduli web, che sia un componente di un sistema di gestione documentale (DMS).
Oltre ad una soluzione per moduli, il pratico DMS fornisce una piattaforma centrale per la gestione dei dati ed inoltre ne supporta l’archiviazione, la ricerca e la condivisione delle informazioni, aiutando le aziende a utilizzare i dati in maniera efficiente.
I moduli web aiutano ad eliminare il tempo che solitamente l’operatore dedica all’archivio e al recupero dei moduli in carta, l’inserimento di tipo manuale dei dati, con la conseguente problematica di decifrare una scrittura disordinata. Potrai finalmente dire addio ai rallentamenti dei processi, quando i moduli rimangono fermi sulle scrivanie degli operatori e avere finalmente la possibilità di avere visibilità sui processi aziendali.
Esempi di workflow dei moduli web per la tua azienda
I flussi di lavoro dei moduli ricoprono un ruolo essenziale nelle operazioni che vedono coinvolti tutti i diversi reparti di un’azienda. Dall’onboarding dei dipendenti al miglioramento del servizio clienti il funzionamento dei moduli dei workflow è basilare.

Best practices per costruire i propri moduli
Creare moduli sul web ad alto livello è un vero e proprio lavoro, tuttavia, con la giusta strategia, le aziende possono massimizzare la loro esigenze semplificare i processi aziendali basati sui dati. Il software scelto dovrebbe sempre avere le caratteristiche tali per sfruttare appieno il potenziali dei moduli dei workflow.
Di seguito gli step da seguire per iniziare il percorso.
1. Definizione delle specifiche
Come primo step è necessario stabilire gli obiettivi del modulo, secondariamente è importante sapere quali dati sono necessari e quali utenti e tutti i procecessi aziendali legati alle informazioni raccolte dal modulo.
Attraverso un modulo web, si ha la possibilità di ottenere il controllo di qualunque processo riguardante l’organizzazione delle informazioni, il loro inoltro alle persone giuste e la condivisione dei dati tramite i sisemi ERP oppure altri applicativi.
2. Istruzioni chiave
La spiegazione dello scopo del modulo è essenziale e deve essere eseguita in maniera semplice, riassuntiva e breve. In tal modo, gli utenti devono capire perché è importante per la tua azienda raccogliere le informazioni richieste. Inoltre, è cruciale inserire istruzioni del tipo: “Usare il tasto tabulazione per navigare in maniera veloce nel modulo”.
Qualora il modulo fosse lungo, è bene suddividerlo in sezioni, in maniera che non risulti eccessivo. I moduli possono essere progettati in maniera che solo i campi più importanti siano visibili all’apertura dello stesso. Infatti, è possibile impiegare la logica condizionale per la visualizzazione dei campi che sono utili all’utente.
Il software di automatizione dei moduli per il workflow può includere l’invio di e-mail di promemoria, qualora un documento non venga firmato entro il tempo specificato. Il documento e la firma verificabile e rintracciabile proseguono il flusso di lavoro fino alla fase successiva. I moduli vengono archiviati in maniera sicura, in modo che sia poi più facile recuperarli in caso di necessità.
3. Riempimento automatico
Qualora siano già state raccolte alcune informazioni richieste in un modulo differente, precompilare quei campi oppure non visualizzarli è la soluzione adeguata.
È possibile combinare moduli che condividono campi comuni.
4. Incorporare le firme elettroniche
Combinare i moduli di workflow con le firme elettroniche elimina i colli di bottiglia causati dalla necessità per i partecipanti di effettuare la stampa, la firma e la scansione per inviarli tramite mail o attendere documenti cartacei.
Il software per l’automazione dei moduli del workflow ha la possibilità di includere l’invio di e-mail di promemoria, qualora un documento non sia stato firmato entro il periodo specificato.
5. Autocompilazione dei moduli
Qualora alcuni dei campi informazione fossero già stati richiesti in un altro modulo, vi basterà precompilare o non visualizzare affatto tali campi.
Inoltre, è possibile combinare moduli che condividono campi comuni.
6. Convalida in tempo reale
Applicare la convalida in tempo reale:
Far sapere agli utenti che è stato commesso un errore o lasciato un campo vuoto mentre l’utente sta ancora compilando il modulo, è importante. Se le informazioni sono mancanti oppure errate, il modulo non può essere completato finché la problematica non viene risanata.
7. Campi condizionali
L’intelligenza integrata può controllare le azioni e indirizzare il completamento del modulo in base ai dati che sono stati inseriti da parte dell’utente.
8. Funzioni speciali
Quando si creano tali moduli, dovrebbe essere facile aggiungere dei pulsanti di opzione, caselle di controllo, menù a discesa, input di calendario oppure il caricamento dei file. La funzione di upload è particolarmente significativa in situazioni come la compilazione di una domanda di lavoro, quando il candidato deve allegare curriculum, certificati o altri documenti.
Inoltre, si può avere la possibilità di aggiungere il logo, i colori e i font dell’azienda. Questa opportunità offre maggiore coerenza con la Brand Identity della tua azienda e costituisce una buona occasione per aggiungere un tocco di classe. Si può inoltre dare agli utenti la possibilità di fornire risposte di tipo aperto, incorporando così campi di testo.

8. Utilizzo da mobile
L’accesso da mobile soddisfa le esigenze dei dipendenti remoti e dei clienti e venditori distribuiti geograficamente. Il modulo dove essere reattivo e funzionare in maniera corretta da qualunque dispositivo mobile. Il consiglio è quello di testarlo attentamente per verificare che il modulo sia facile da comprendere e che venga visualizzato in maniera corretta sui vari dispositivi mobili.
9. Flusso di lavoro ottimizzato
I workflow automatizzati possono generare promemoria tramite mail e includere elenchi di attività. In tal modo, si è certi che il personale riceva una notifica quando un modulo completato viene inviato per la revisione o l’approvazione.
I moduli contengono dei dati che possono essere trasferiti su altri software aziendali, come un software di contabilità, un sistema ERP.
10. Chiudere cortesemente
Inserire un messaggio che dia conferma del corretto completamento del modulo è basilare. Il modulo può contenere eventualmente anche altri passi successivi da seguire.
L'automazione dei moduli del workflow come vantaggio competitivo
Un modulo elettronico costituisce la parte di un DMS e ricopre un ruolo importante nel passaggio di un’azienda da analogica a digitale. Automatizza le attività ripetitive e riduce eventuali errori umani, accellerando la raccolta dei dati, i moduli elettronici consentono al personale di concentrarsi su attività che abbiano maggior valore, migliorando di conseguenza la collaborazione tra i reparti e aumentando l’efficienza operativa complessiva.
I workflow automatizzati migliorano la sicurezza e contribuiscono a garantire l’accuratezza dei dati e il rispetto delle normative senza interferire con la velocità dei processi aziendali.
In conclusione
I workflow dei moduli sono fondamentali per il processo di trasformazione digitale di un’azienda, consente alle aziende di ottimizzare raccolta, gestione ed elaborazione dei dati. Le aziende possono migliorare i propri workflow, accelerando i processi critici. Ciò conduce a miglioramenti misurabili per quanto riguarda la produttività e la redditivittà, elementi essenziali per le aziende che vogliono ottenere una certa competitività di mercato.
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