Sette funzionalità DocuWare che cambiano la metodologia di lavoro

La Gestione Documentale è un punto cruciale che determina il successo di molte aziende italiane che hanno l’obiettivo di ottimizzare i processi interni, riducendo i costi e soprattutto, accelerando la transizione verso una digitalizzazione totale. DocuWare è leader importante del settore della gestione documentale e offre molte funzionalità innovative che stanno cambiando la metodologia di lavoro. All’interno dell’articolo esploreremo insieme le sette funzionalità DocuWare che stanno trasformando il modo di lavorare e nello specifico, come esse siano in grado di migliorare l’efficienza delle aziende italiane.

1. L’archiviazione automatica e intelligente

Il software DocuWare permette l’archiviazione di documenti in maniera automatica ed è organizzato proprio per la tecnologia OCR, ovvero il riconoscimento ottico dei caratteri. Questa caratteristica permette:

  1. L’estrazione automatica dei dati chiave dai documenti (come per esempio avviene per i documenti specifici: fatture e contratti).
  2. La classificazione e l’archiviazione dei file in base alle categorie predefinite (come: cliente, progetto oppure data).

Secondo una ricerca infatti, le aziende che permettono l’implementazione dei sistemi di archiviazione automatica sono in grado di ridurre i tempi di ricerca dei documenti fino al 50% e questo significa risparmiare significativamente tempo, poiché spesso la burocrazia rappresenta un ostacolo operativo.

DocuWare, infatti non si limita alla mera classificazione documentale, proprio grazie alle funzionalità avanzate che vanta, può apprendere automaticamente ed è abile a categorizzare e ordinare i documenti in base al comportamento e alle preferenze degli utenti. Quindi, più viene utilizzato l’applicativo, più esso si efficienta.

Altro aspetto di fondamentale importanza è la possibilità di archiviazione dei documenti in maniera conforme alle normative vigenti. Infatti, il software garantisce che le fatture elettroniche sono archiviate nel rispetto dei requisiti del GDPR e delle leggi italiane, in materia di conservazione. Ciò permette una riduzione dei rischi legali e rappresenta al contempo un vantaggio competitivo per le aziende che desiderano mantenere alti standard di conformità.

2. La possibilità di personalizzazione dei workflow

Un punto di forza di Docuware è proprio la possibilità di creare flussi di lavoro digitali che siano totalmente personalizzabili. Questa caratteristica permette quindi:

  1. L’automatizzazione dei processi ripetitivi, come ad esempio l’approvazione delle fatture oppure la gestione delle richieste di ferie.

  2. La riduzione degli errori che potrebbero provenire dal personale umano, grazie a notifiche e passaggi che sono stati predefiniti.

Effettivamente, un’azienda può impostare un workflow per la gestione delle richieste di approvvigionamento, garantendo così che ogni richiesta venga analizzata, approvata e inoltrata senza ritardi. Un altro vantaggio è la possibilità di monitorare, in tempo reale, lo stato di ogni processo offrendo ai manager una visibilità totale e la capacità di intervenire in maniera tempestiva, in caso ci siano eventuali criticità.

I flussi di lavoro digitale di DocuWare sono supportati da strumenti di analisi integrata che danno la possibilità di raccogliere dati sui processi che sono in corso. Ciò permette alle aziende l’identificazione dei cosiddetti “colli di bottiglia” e soprattutto di prendere decisioni ponderate sulla base di dati alla mano.

Altro aspetto di fondamentale importanza è  l’interoperabilità tra i flussi di lavoro DocuWare e i processi aziendali esistenti. Infatti, si possono integrare i flussi con strumenti e-signature, per garantire che i documenti vengano firmati e approvati in maniera digitale, senza dover per forza passare da un sistema all’altro. Tale integrazione aiuta a semplificare ulteriormente le operazioni e migliora la user experience dei dipendenti.

3. L’integrazione ad altri software aziendali

DocuWare è in grado di integrarsi in maniera facile ad altri software aziendali, come per esempio: ERP, CRM oppure strumenti di collaborazione ed è utile per far confluire tutte le informazioni all’interno di un solo sistema e per la riduzione della duplicazione di dati e il miglioramento della comunicazione tra i vari reparti.

Infatti, le aziende che utilizzano soluzioni di tipo integrato risparmiano all’incirca il 20% sui costi di gestione IT e riescono a migliorare la produttività in maniera complessiva.
Grazie alle API avanzate di DocuWare, le aziende italiane possono connettere il software per la Gestione Documentale a strumenti specifici per ogni settore.

Ecco alcuni esempi:

docuware
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All’interno del settore retail

In questo caso è possibile l’integrazione ai sistemi di gestione dell’inventario per effettuare la sincronizzazione dei documenti come gli ordini d’acquisto e le ricevute.

Nel settore sanitario

Lo snodo principale può costituire la connessione con il software per la gestione delle cartelle cliniche elettroniche, semplificando la gestione e la tracciabilità dei documenti medici.

Nel settore sanitario

Il collegamento con le piattaforme di gestione dei casi serve a garantire che i documenti rilevanti al caso siano sempre accessibili e aggiornati.

Ricordiamo anche che DocuWare vanta anche l’integrazione con strumenti di collaborazione, come ad esempio: Microsoft Teams, permettendo così ai dipendenti la condivisione di documenti e la possibilità di lavorare insieme, in tempo reale, senza dover saltare da un’applicazione all’altra. Questo aumenta non solo l’efficienza ma anche una maggiore trasparenza che emerge durante i processi aziendali.

Inoltre, DocuWare è compatibile anche con piattaforme cloud, come ad esempio: Google Workspace oppure Microsoft 365, che offre alle aziende italiane un approccio più moderno e flessibile in grado di adattarsi alle necessità di un mercato volto alla continua evoluzione.

4. L’accesso mobile e da remoto

DocuWare è stato disegnato per supportare il lavoro da remoto, offrendo l’accesso sicuro ai documenti da qualunque dispositivo (smartphone e tablet inclusi). Tale funzionalità è cruciale al fine di facilitare il lavoro agile e quello ibrido, che stanno diventando sempre più diffusi all’interno delle aziende italiane. Inoltre, può consentire ai team la collaborazione in tempo reale, indipendentemente dalla loro posizione geografica.

Grazie alla compatibilità con le app mobili e la loro stessa intuitività, i dipendenti sono in grado di gestire approvazioni, consultare documenti oppure inviare richieste direttamente dal proprio smartphone, migliorando così la flessibilità operativa.

5. La sicurezza dei dati

La sicurezza costituisce una priorità per qualunque azienda al giorno d’oggi. DocuWare fa in modo di garantire la protezione dei documenti tramite la crittografia avanzata, al fine di proteggere i dati di tipo sensibile e di controllare gli accessi granulari, che permettono la definizione degli utenti per la visualizzazione, la modifica o la condivisione di ogni documento.

DocuWare dà la possibilità di impostare audit trail completi, che registrano ogni interazione con i documenti e ne garantiscono la massima trasparenza e responsabilità. Tale caratteristica è particolarmente utile per le aziende che sono soggette a rigide regolamentazioni, come quelle all’interno dei settori: sanitario e finanziario.

Per ottenere un livello di protezione maggiore è possibile attivare l’opzione di back-up automatici e le funzionalità di disaster recovery. Infatti, in caso di incidenti di tipo informatico o di guasti tecnici, i dati possono essere recuperati in maniera rapida e veloce, minimizzando così i tempi di inattività.

Il sistema supporta l’autenticazione a più fattori (MFA) e aggiunge un ulteriore livello di sicurezza per quanto concerne l’accesso ai dati sensibili. Le aziende configurano la policy di accesso su misura, ad esempio tenendo conto di limiti geografici oppure orari e così facendo garantiscono che i dati siano accessibili solo nei contesti che sono stati autorizzati.

DocuWare è conforme alle principali normative di sicurezza internazionale ed offre la massima tranquillità alle aziende italiane in merito alla compliance. Ciò significa che i dati sono protetti e così anche la Brand Reputation e lo stesso avviene per la tutela in termini legali.

6. La ricerca intelligente

Grazie alla ricerca intelligente di DocuWare, trovare documenti è un’operazione rapida e veloce.
La funzionalità di ricerca intelligente permette di cercare documenti utilizzando parole chiave, metadati oppure contenuti di tipo testuale interno. Inoltre, consente di risparmiare tempo prezioso, migliorando la produttività del team.

Tale tipologia di ricerca è stata creata per il supporto da parte di algoritmi avanzati che apprendono dai comportamenti degli utenti, offrendo risultati precisi e personalizzati nel tempo. Questa funzionalità è efficace nelle organizzazioni con ingenti volumi di documenti.

Per esempio: un’azienda del settore sanitario è in grado di utilizzare la ricerca intelligente per individuare in maniera rapida le cartelle cliniche oppure i risultati di laboratorio o ancora le prescrizioni mediche. Questo accelera i processi interni e migliora il servizio al paziente.

Altro punto cruciale è il salvataggio di ricerche frequenti come “preferiti”, semplificando così l’accesso alle informazioni più utilizzate. DocuWare permette di effettuare ricerche trasversali su diversi archivi contemporaneamente, diminuendo così il tempo necessario all’accesso ai dati. Personalizzare i criteri di ricerca rende tale funzionalità adattabile a qualunque settore.

fatture

7. Il binomio: scalabilità e adattabilità

DocuWare è una soluzione di tipo scalabile, adatta per piccole e medie imprese e per le grandi aziende. Proprio grazie alla sua flessibilità può concorrere alla crescita di un’azienda, poiché si adatta alle esigenze della stessa e all’aumento del volume dei documenti. Inoltre, DocuWare supporta progetti di trasformazione digitale a lungo termine.

Le aziende che adottano software di tipo scalabile, come lo è DocuWare, possono andare in contro alla riduzione dei costi di aggiornamento tecnologico nel tempo. Ciò avviene soprattutto per le aziende che sono in rapida espansione e possono raggiungere nuovi utenti e funzioni senza la necessità di sostituire l’intero sistema.

La scalabilità non riguarda solo l’aumento di volume ma anche l’integrazione di nuove funzionalità o moduli specifici. Ad esempio, un’azienda che inizialmente utilizza DocuWare per la gestione delle fatture può successivamente estendere l’uso del software per la gestione dei contratti, migliorando così la coerenza e la tracciabilità a livello aziendale.

In conclusione

DocuWare si differenzia per essere una soluzione completa per la Gestione Documentale digitalizzata. Grazie a queste sette funzionalità dà alle aziende italiane l’opportunità di migliorare l’efficienza, riducendo i costi e affrontando con grande successo le sfide che presenta la digitalizzazione. Inoltre, in un contesto economico sempre più competitivo, l’investimento in una soluzione come DocuWare è un passo verso la modernizzazione e soprattutto costituisce una strategia importante per garantire la continuità dei successi aziendali.

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