Nell’adozione di un DMS come DocuWare è normale avere molte domande sull’elaborazione delle fatture. Questo articolo sarà utile a descrivere gli aspetti essenziali dell’archiviazione sicura delle fatture e fornirà indicazioni sulla creazione di flussi di lavoro per il processo di fatturazione.
Come archiviare digitalmente le fatture con DocuWare
La contabilità fornitori senza documenti digitalizzati e automazione del flusso di lavoro
Il cartaceo
I dipendenti sprecano il loro tempo durante l’archiviazione e il recupero delle fatture cartacee e molto spesso impiegano tempo nella ricerca di fatture perse o purtroppo mai archiviate o nella correzione di errori.
Inserire manualmente i dati richiede diverso tempo ed inoltre può portare un’insidia nascosta: gli errori di battitura.
Un archivio contabile cartaceo prende spazio che potrebbe venire impiegato per altro. Spesso i documenti, infatti, vengono stipati in costosi magazzini fuori sede.
Un’altra pecca nell’utilizzo del cartaceo è che purtroppo non segnala i duplicati oppure i pagamenti in eccesso e la correzione eventuali di tali errori è costosa in termini di tempo e denaro, oltre al fatto che crea una maggiorazione del lavoro.
Perfino le fatture che giungono via mail vengono stampate ed elaborate come fossero in cartaceo.
La lentezza delle approvazioni
La lentezza delle approvazioni provoca altre problematiche oltre al ritardo nei pagamenti, come ad esempio: spese aggiuntive e trattenute sul credito che possono portare alla sospensione delle consegne.
Perché si bloccano le approvazioni? Spesso accade a causa della mancanza di un approvatore poiché non è presente in ufficio o perché la fattura è stata inoltrata alla persona errata.
Non avendo accesso mobile o remoto le fatture possono essere approvate solo in ufficio.
Mancanza di informazioni per il monitoraggio del flusso di cassa
Non poter generare una panoramica accurata in tempo reale delle spese mensili e dei debiti ha un impatto negativo a proposito del flusso di cassa.
Infatti, la mancanza di informazioni sul numero di fatture assegnate a ciascun membro del team interferisce con la pianificazione delle risorse e quando aumentano le vendite e di conseguenza le fatture in entrata vi è la necessità di assumere nuovi dipendenti.
Guida facile per archiviare in modo efficiente le fatture digitali con DocuWare
Addio carta
Passando ad un sistema di gestione documentale (DMS) la necessità di cercare tra i file cartacei sarà molto bassa. Infatti, grazie al DMS, i dipendenti potranno rimanere nelle loro postazioni di lavoro senza recarsi nei magazzini e consultare folder e schedari. I documenti verranno immessi all’interno di processi di automazione dei workflow che includono avvisi tramite e-mail, elenchi di attività e percorsi di approvazione.
Con l’impiego di una risorsa centralizzata, quale la digitalizzazione, si elimina il bisogno di avere più copie archiviate secondo le linee guida dei diversi reparti.
In più, garantisce un recupero dei documenti facile ed efficiente per tutti gli utenti che hanno accesso al documento.
Una soluzione di fatturazione digitale sicura basata sul cloud
I cloud possono essere implementati senza investimenti in eventuali infrastrutture e sono pratici proprio perché possono essere operativi in breve tempo. Altro vantaggio esclusivo è l’accesso da qualunque postazione in qualsiasi momento dal personale in possesso di autorizzazione. Le soluzioni in cloud assicurano una comunicazione fluida e senza intoppi, con uno scambio di informazioni sicuro.
I servizi cloud, inoltre, supportano anche la conformità e forniscono un backup affidabile con aggiornamenti automatici della sicurezza. Ciò costituisce un plus essenziale per tutte le aziende che non dispongono della divisione IT o di una persona preposta alla sicurezza informatica. In più, l’ambiente cloud è un’infrastruttura distinta dalle postazioni di lavoro degli utenti e ciò garantisce sicurezza in caso di phishing e altre minacce hacker, che spesso mirano alle workstation dei vari lavoratori.
Lo storage dei servizi cloud può essere scalato immediatamente in base alle esigenze aziendali e le licenze possono essere aggiunte facilmente e rapidamente. L’automazione è scalabile e non è legata alle dimensioni dell’azienda utilizzatrice.
Elaborazione automatica ed archiviazione delle fatture
Automatizzando completamente l’elaborazione delle fatture, ogni step è ben definito: dall’acquisizione dei dati all’approvazione finale. Anche eventuali documenti associati, oltre alle fatture, sono protetti all’interno di un repository centrale, al fine di facilitare la collaborazione, il recupero rapido delle informazioni e l’accesso autorizzato.
Archiviando le fatture digitalmente si hanno diverse facilitazioni, tra cui: backup automatici, la crittografia dei dati e documenti, il trasferimento sicuro di file, il controllo delle versioni e l’audit trail. In aggiunta a ciò, le informazioni rimangono riservate perché l’assegnazione dei permessi agli utenti garantisce che solo quelli in possesso dell’autorizzazione possono accedere a tali documenti. Così facendo, ogni azienda ha il controllo completo sui dati sensibili e il passaggio al digitale permette la protezione dei documenti da eventuali danni, perdite o archiviazioni sbagliate.
Le convenzioni di denominazione
La convenzione di denominazione è una struttura per l’organizzazione dei documenti e dei file in modo tale da descrivere il loro contenuto e che facilita la comprensione di come essi si relazionano tra loro. Una definizione accurata della struttura, permette l’identificazione del contenuto del documento, prima della sua apertura. Inoltre, le convenzioni di denominazione permettono anche gli altri membri del team di trovare le informazioni necessarie.
I migliori consigli per una struttura denominativa di successo:
- L’utilizzo di nomi brevi e descrittivi;
- L’impiego di identificatori unici, come, ad esempio: il nome del cliente o del fornitore, il numero di fattura o il progetto;
- La chiarezza nell’enunciare lo scopo del documento per renderlo riconoscibile;
- La definizione di un solo formato per i campi data;
- Evitare l’utilizzo di caratteri speciali e spazi, che causerebbero problemi per il salvataggio e nella ricerca di documenti;
- Condividere le linee guida in merito alla denominazione dei documenti con i colleghi e i membri del team.
I metadati per facilitare la ricerca
Quando un documento è indicizzato, gli vengono assegnati dei metadati, che descrivono il contenuto di un documento, di una foto o di altri tipi di supporti elettronici. Cosa include il metadato? Tendenzialmente serve per fornire informazioni, quali: il tipo di documento, l’autore, la data di creazione, il nome del cliente e le parole chiave che facilitano la classificazione e il rapido recupero. In questo modo si restringono i risultati di ricerca, essendo a conoscenza di un unico elemento di metadati e non del nome specifico del documento. L’impiego di tale strumento permette la creazione di rapporti, recuperando tutti i documenti che includono metadati definiti.
Automatizzare i flussi
I flussi di lavoro digitale ti consentono di automatizzare, tracciare e rendicontare ogni processo contabile. Un workflow digitale completo ti permette di tracciare un documento di qualsiasi fase del ciclo di vita del processo.
Un workflow atto all’elaborazione delle fatture è in grado di controllare in automatico la presenza di documenti doppi e determinare quando un fornitore è già inserito a sistema. Contrariamente a ciò, la soluzione dovrebbe attivare un processo automatico per l’inserimento del fornitore. Questo passaggio di verifica serve ad eliminare le fatture e i fornitori fraudolenti.
Il sistema attiva workflow di approvazione costruiti sulle regole aziendali al fine di assicurare un’elaborazione accurata e veloce. Tale sistema fa un check dei dati obbligatori, degli ordini d’acquisto e dei eventuali doppioni delle fatture e conseguentemente l’inserimento di nuovi fornitori. DocuWare offre una perfetta integrazione al sistema contabile al fine di eliminare la duplicazione di dati e possibili errori manuali.
In più, automatizza il workflow digitalmente, instradando documenti e dati per l’approvazione e il post-back. Con DocuWare è possibile inoltrare digitalmente le fatture attraverso catene di approvazione, al fine di ottenere un processo decisionale più veloce oppure avviare un’approvazione di tipo diretto in base a delle regole prestabilite. Si può anche gestire rapidamente eventuali eccezioni, mantenendo visibilità del processo in toto e creare un record di prenotazione al fine di rendere più snella la registrazione all’interno del sistema contabile.
L’automazione permette la condivisione di informazioni con i membri del team che hanno necessità di accesso al processo del workflow. In tal modo, coloro che sono responsabili del completamento di un’attività possono visualizzarla all’interno della soluzione di automazione delle fatture. Con DocuWare è anche possibile inviare update tramite posta elettronica per notificare ai membri che hanno accesso al processo della presenza di nuove attività nelle loro code di lavoro. Così facendo, perfino eccezioni ed escalation possono essere configurate in pochi click.
Integrazione dei dati delle fatture digitali
Il sistema offre solide funzionalità d’integrazione che si adattano alla perfezione all’interno dell’ecosistema IT di qualunque azienda. Infatti, l’automazione per l’elaborazione delle fatture viene integrata all’interno dell’e-mail, nei vari portali della squadra di lavoro, in eventuali CRM e/o ERP e nei sistemi contabili.
Grazie all’automazione, i dati vengono inviati in maniera diretta al sistema, eliminando il bisogno di inserire doppiamente i dati e riducendo al minimo la remota possibilità di commettere errori.
Adozione di protocolli
Proteggere i dati è una priorità assoluta per tutte le aziende, al giorno d’oggi. Il sistema digitale permette il controllo su quello che accade a dati e documenti, al fine di raccoglierli e archiviare senza rischiare abusi o perdite.
Il sistema consente l‘assegnazione di diritti d’accesso, come ad esempio: la visualizzazione, la modifica, la stampa e il download a determinati utenti o a dipendenti che ricoprono ruoli specifici. Infatti, i dipendenti possono accedere tramite nome utente e password unici e creare un vero e proprio registro di tutti coloro che hanno avuto l’accesso ad un determinato documento. Questa pratica aiuta a prevenire eventuali azioni indesiderate da chi sta al di fuori dell’organizzazione e a tenere al sicuro i dati personali.
Grazie alle forti misure di sicurezza e ai backup, è possibile il recupero delle informazioni in caso di incidenti. Il sistema, infatti, in questo caso, impedisce l’accesso non autorizzato e il rispetto di importanti normative in termini legali di sicurezza.
In conclusione
Adottando la soluzione di DocuWare non solo è possibile semplificare l’elaborazione delle fatture ma anche implementare la sicurezza con tecnologie all’avanguardia, che permette alle aziende che scelgono DocuWare un migliore efficientamento e una maggiore garanzia di sicurezza.
Per ulteriori informazioni gratuite, è possibile compilare il form senza impegno e i nostri esperti vi ricontatteranno per fornire tutte le informazioni necessarie.
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