Come ottimizzare il processo di scannerizzazione

Al giorno d’oggi scannerizzare documenti è un’operazione quotidiana e fondamentale negli uffici di qualunque azienda, sia essa grande, piccola o media e soprattutto di qualunque settore. Infatti, la scannerizzazione dei documenti è uno degli aspetti fondamentali della transizione digitale verso la digitalizzazione. La capacità di trasformare documenti da analogici a digitali permette alle aziende una migliore organizzazione e conseguentemente una gestione più facile dei documenti. La digitalizzazione dei documenti attraverso un software di Gestione Documentale come DocuWare consente molti vantaggi, tra cui: il risparmio delle risorse. Non solo il tempo che costituisce comunque un grande risparmio, ma anche il minor utilizzo di carta e spazio.

Grazie all’evoluzione tecnologica, le stampanti multifunzione, come quelle a marchio Kyocera, hanno assunto un ruolo basilare, offrendo la possibilità di utilizzare funzionalità avanzate, come ad esempio: la scannerizzazione ad alta velocità, l’integrazione con i software gestionali e delle opzioni di archiviazione più sicura.

Perché scannerizzare i documenti?

Digitalizzare un documento significa andare oltre il puro e semplice processo di conversione da documento cartaceo a file digitale. Infatti, si tratta proprio di adottare una strategia che miri a migliorare la produttività e l’efficienza. Ecco quali vantaggi può offrire:

Accedere in maniera facile e veloce alle informazioni: i documenti che vengono digitalizzati sono ricercabili in pochi minuti grazie a tecnologie come: il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR).
Riduzione dei costi: grazie alla digitalizzazione dei documenti cartacei e alla conseguente archiviazione digitale è possibile risparmiare denaro destinato all’acquisto per i materiali e per lo spazio in magazzini di stoccaggio.
Migliore collaborazione: i file in digitale hanno il vantaggio di poter essere condivisi in maniera facile e rapida tramite cloud ed e-mail, semplificando così anche il lavoro di interi team e velocizzandolo.
Sicurezza avanzata: al contrario dei documenti cartacei, i file digitalizzati possono essere protetti tramite sistemi di crittografia e backup automatici.
Sostenere l’ambiente: diminuire l’utilizzo di carta è un’indubbia azione ecologica che rende l’azienda più green e aiuta a migliorare la Brand Reputation.

Kyocera: una scelta strategica

Le stampanti multifunzione Kyocera costituiscono soluzioni all’avanguardia per le aziende e i professionisti che vogliono ottimizzare i loro processi di scannerizzazione. Infatti, tali dispositivi combinano funzionalità differenti, quali: stampa, copia, scansione e fax, tutto in un’unica macchina, con un focus attento all’efficienza, alla sostenibilità e alla sicurezza.

Le caratteristiche principali delle multifunzioni Kyocera

Qualità di scansione e velocità elevata

Le multifunzioni a brand Kyocera garantiscono risoluzioni fino a 600 dpi, assicurando una qualità eccezionale per documenti contenenti testi e immagini.

La tecnologia OCR integrata

Il riconoscimento ottico (OCR) consente la trasformazione di documenti scansionati in file editabili e ricercabili, offrendo così una conseguente riduzione dei tempi di gestione delle informazioni.

Connettività

Grazie al supporto cloud storage (come ad esempio Google Drive e OneDrive) e all’integrazione con i software gestionali, i documenti possono essere scansiti direttamente all’interno del lavoro digitale.

Sostenibilità e green value

Kyocera è conosciuta per il proprio impegno quotidiano verso l’ambiente, infatti offre dispositivi di ultima generazione, che consentono consumi energetici ridotti e materiali riciclabili.

Sicurezza dei dati

Le funzioni, come l’autentificazione utente e la crittografia, proteggono i documenti contenenti dati sensibili durante i processi di scannerizzazione e archiviazione.

Tipologie di scannerizzazione

Scegliere la modalità di scannerizzazione dipende dal tipo di documento e dall’obiettivo finale. Con le multifunzioni Kyocera puoi gestire ogni esigenza specifica grazie alla versatilità delle opzioni.

Scannerizzazioni di documenti testuali

Questo tipo di scannerizzazione è ideale per: contratti, fatture, rapporti, questa modalità consente la creazione di file PDF che possono essere ricercati. Grazie alla funzione OCR, le multifunzioni Kyocera permettono di estrarre il testo direttamente dai documenti che vengono scansiti.

Scannerizzazioni di documenti con grafica e immagini

Questo tipo di scansione è utile per digitalizzare fotografie, brochure o materiali di tipo grafico, con alta risoluzione che ne assicurano la riproduzione in maniera totalmente accurata.

Scannerizzazione multipla

La scannerizzazione multipla, detta anche Batch Scanning, è utile per l‘archiviazione aziendale. Infatti, tale funzione permette di caricare documenti differente in un alimentatore di tipo automatico (ADF) e scansionarli sequenzialmente. Le multifunzioni di Kyocera costituiscono una vera e propria eccellenza per quanto riguarda tale funzione e la loro velocità può arrivare anche fino a 120 pagine al minuto in alcuni casi di configurazione.

Scannerizzazione in rete

Grazie a particolari multifunzioni Kyocera, i documenti possono venire inviati direttamente ai destinatari predefiniti, come: cartelle e indirizzi e-mail.

Guida pratica: scansisci in 5 step

Per ottenere delle scansioni di alta qualità, ti consigliamo di seguire queste indicazioni

1. Preparazione del documento

Bisogna assicurarsi che i fogli siano ben stesi e privi di pieghe oppure eventuali graffi. Per documenti di tipo multiplo, un consiglio fondamentale da seguire è: ordinare già le pagine per evitare di incappare in errori di sequenza.

2. Il formato e la sua risoluzione

In base alla tipologia di documento è conveniente scegliere la risoluzione da impostare sulla multifunzione/scanner.

Per i documenti che contengono testo è bene impostare una risoluzione di 300 dpi, mentre per documenti che contengono immagini e fotografie è meglio impostare un valore che sia maggiore o uguale a 600 dpi.

Per quanto riguarda il formato, invece, i PDF costituiscono l’opzione migliore per quanto riguarda i documenti composti da più pagine. JPEG e PNG sono invece le estensioni migliori per le immagini.

3. Selezione della destinazione

Grazie alle multifunzioni Kyocera sarai in grado di scegliere se salvare il file del tuo documento su una memoria USB oppure inviarlo tramite e-mail.

4. Esecuzione della scansione

Per ottenere un’esecuzione di scansione migliore, è consigliato seguire le istruzioni che leggerai sul pannello touch della stampante multifunzione.

5. Organizzazione dei file digitali

Usa software di gestione documentale, come DocuWare, per l’archiviazione di documenti in modo che siano ordinati e rintracciabili in pochi istanti. Ti consigliamo di rinominarli in modo parlante, in modo che la ricerca risulti più facile.

Ottimizzazione del workflow con Kyocera

Adottare un sistema efficiente come quello delle multifunzioni Kyocera offre benefici significativi alla tua realtà aziendale. Ad esempio:

La digitalizzazione intelligente

La digitalizzazione è in grado di automatizzare i processi ripetitivi, quali: archiviazione e catalogazione dei documenti. Snellisce il tuo lavoro rendendolo così più ottimizzato ed efficiente.

La condivisione veloce

I documenti che vengono scansionati possono essere distribuiti istantaneamente tramite e-mail, in modo tale da semplificare la collaborazione tra colleghi e velocizzandone i tempi.

La riduzione degli errori

Grazie alle funzioni avanzate come: correzione dell’orientamento e rimozione delle pagine vuote si ottiene una scansione più veloce e un conseguente efficientamento.

In breve

Digitalizzazione smart

Condivisione veloce

Riduzione errori

In conclusione

Scannerizzare i documenti è una pratica davvero fondamentale per chiunque desideri ottimizzare la propria gestione documentale. La multifunzioni Kyocera sono affidabili e hanno funzionalità avanzate, pertanto rappresentano una scelta consona a professionisti e aziende.

L’adozione di soluzioni moderne migliora l’efficienza di tipo operativo e contribuisce ad una gestione più sicura, sostenibile e tecnologicamente più avanzata dei dati. Digitalizza già da oggi i documenti e scopri come le multifunzioni a marchio Kyocera possono trasformare positivamente il tuo metodo di lavoro, aiutandolo ad essere più efficiente e proattivo.

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