Sicurezza e compliance: perché scegliere DocuWare

Ad oggi la gestione della sicurezza dei dati sensibili e la conformità alle normative vigenti costituiscono vere e proprie priorità l’azienda di ogni settore. Le imprese che mancano di un approccio sistematico alla protezione delle informazioni possono incorrere in sanzioni, oltre a mettere in luce negativa la propria reputazione, fino a comprometterla.  Ciò risulta vero per settori particolari e regolamentati, come ad esempio: in finanza, in sanità e nel settore legale, dove la gestione dei dati risulta essere davvero molto critica. 

Proprio in questo contesto, DocuWare, il software di Gestione Documentale, risulta la soluzione adeguata ed efficace per ottimizzare i processi e proteggere i dati sensibili. Questo perché garantisce la compliance con le normative GDPR e altre leggi internazionali sulla protezione dei dati.

In questo articolo vedremo in che modo la sicurezza dei dati e la compliance convertono DocuWare nella soluzione perfetta per qualsiasi azienda che abbia la volontà di modernizzare la propria gestione documentale in maniera sicura e conforme alle norme. 

La protezione totale dei dati, grazie alla crittografia end-to-end

Una dellel caratteristiche principali e fondamentali di DocuWare è la sua capacità di assicurare una protezione potente attraverso l’implementazione della crittografia end-to-end. Ciò si traduce in dati criptati all’interno di ogni fase del ciclo di vita, ovvero: dal momento della loro creazione fino all’archiviazione e dall’accesso degli stessi. 

Cosa significa nello specifico crittografia end-to-end?

La crittografia end-to-end prevede la trasformazione delle informazioni in un formato illeggibile (per l’appunto vengono crittografate), prima di essere trasmesse e lette solo da coloro che possiedono le chiavi di decrittazione adeguate.  Tale processo protegge le informazioni e i dati anche qualora le comunicazioni o i database dovessero venire intercettati da esterni e garantiscono una buona sicurezza. Docuware implementa la crittografia end-to-end attraverso:

La crittografia in transito

Ovvero, quando i documenti vengono trasferiti tra dispositivi o server, DocuWare utilizza il protocollo SSL/TLS per garantire che non siano intercettati o modificati durante il processo di trasferimento.

La crittografia a riposo

Una volta che sono stati archiviati, i documenti rimangono crittografati, assicurando che soltanto utenti autorizzati possano avere l’accesso ai file. Cosicché anche se un malintenzionato riuscisse ad accedere fisicamente o digitalmente ai server, i dati rimarrebbero illeggibili senza le corrette chiavi di accesso.

I vantaggi della crittografia

La crittografia protegge da una vasta gamma di attacchi, inclusi:

 

Direttiva NIS2

Intercettazioni

durante la trasmissione dei dati

Accesso non autorizzato

a documenti sensibili

Minacce interne

impiegati malintenzionati che cercano di accedere ai dati senza detenere il permesso

In un panorama sempre più complesso di minacce informatiche, la crittografia offerta da DocuWare rappresenta una difesa essenziale per qualsiasi azienda che gestisce informazioni riservate.

Gestione dei permessi e controllo degli accessi solo a personale autorizzato

Uno degli aspetti fondamentali e più cruciali della gestione della sicurezza per quanto concerne i dati è sicuramente il controllo degli accessi a determinate informazioni. Infatti, con DocuWare potrai evitare questo “problema”, attraverso un sistema di gestione avanzata dei permessi che permette di assegnare livelli di accesso differenziati a diversi utenti oppure gruppi di utenti. 

Come funziona il sistema di permessi di DocuWare?

DocuWare lascia definire permessi specifici per utenti singoli o per gruppi di persone, a seconda del ruolo che ricoprono all’interno dell’organizzazione, ciò per garantire sempre la massima sicurezza. Per esempio: un dipendente del reparto contabile può avere accesso solo a documenti di tipo finanziario, mentre il reparto di HR può gestire soltanto i dati relativi ai dipendenti. 

Le opzioni di permesso includono:

Accesso con sola lettura

Gli utenti possono solo visualizzare i documenti ma non possono modificarli.

Accesso completo

Gli utenti hanno il permesso di: modificare, eliminare e creare nuovi documenti all’interno del sistema.

Controllo granulare

L’accesso è limitato a determinate sezioni di un documento o a specifiche informazioni all’interno di un file.

I vantaggi

Riduzione del rischio di fuga di informazioni

Grazie alla limitazione degli accessi ai soli utenti che sono in possesso di autorizzazione, si riducono drasticamente i rischi di divulgazione dolosa o non intenzionale di dati sensibili.

Tracciabilità e responsabilità

Ogni accesso e modifica ai vari documenti è registrata, in questo modo si tiene una traccia chiara degli audit e si può utilizzare per indagini e report interni o per dimostrare la compliance dell’azienda durante un audit di tipo esterno. 

Protezione contro le minacce interne

Se anche un dipendente malintenzionato volesse accedere a informazioni che non sono di sua propria competenza, il sistema di gestione dei permessi glielo negherebbe, impedendo accessi non autorizzati e in maniera indiretta anche altre minacce interne. 

Compliance tra GDPR e normative: DocuWare è sempre aggiornato

La conformità alle normative sulla protezione dei dati è una delle sfide maggiori per ogni azienda. Il GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati), in vigore dal 2018, ha elevato gli standard per la gestione dati personali nell’UE. Inoltre, anche le aziende che operano a livello mondiale devono essere aggiornate e a conoscenza delle norme specifiche per ogni singolo Paese. 

DocuWare è stato creato e sviluppato in maniera tale da supportare tali normative, inoltre, fornisce sempre strumenti specifici per la garanzia della compliance e per la protezione dei dati personali in maniera totalmente conforme a garantire la più alta sicurezza. 

Direttiva NIS2

In che modo DocuWare aiuta le aziende a rispettare il GDPR?

Le aziende possono trovare i documenti grazie all’utilizzo di parole chiave, metadati e full-text, grazie alle funzioni di ricerca avanzate di un DMS. In questo modo è possibile ridurre notevolmente il tempo trascorso nella ricerca di schedari o magazzini. 

Diritto all'oblio

Il GDPR consente alle persone di richiedere l’eliminazione dei propri dati personali. DocuWare semplifica questa operazione, infatti permette di individuare molto velocemente tutte le informazioni relative a un individuo e procedere rapidamente alla loro cancellazione, in totale sicurezza. 

Accesso ai dati

Secondo il GDPR, le persone possono accedere ai propri dati personali e sapere come essi vengono utilizzati. DocuWare consente di raccogliere facilmente le informazioni rilevanti e presentarle in modo strutturato.

Conservazione limitata dei dati

Secondo il GDPR i dati personali non devono essere conservati più a lungo del tempo necessario. DocuWare implementa regole di retention automatizzate, le quali garantiscono la cancellazione o l’archiviazione sicura dei dati che non più necessari, riducendo così il rischio di mantenere informazioni non conformi.

Backup e recuperi di emergenza

Sebbene un’azienda abbia una buonissima gestione documentale, non è sempre possibile prevenire ogni rischio, anche accidentale, come ad esempio: incendi, guasti a livello hardware, attacchi di tipo informatico e disastri naturali possono compromettere i dati qualora non vengano adottate soluzioni di backup. Ecco allora che DocuWare offre un sistema completo di backup automatico e recupero dei dati, garantendo la protezione e il possibile ripristino dei tutte le informazioni, in caso di emergenza.

Backup distribuito

In cloud

Sui server vengono salvati documenti in automatico. Questi server sono localizzati e distribuiti in varie località geografiche, al fine di ridurre il rischio di perdere totalmente i dati in caso di disastro locale e dando maggiore sicurezza.

Redundancy

I file vengono copiati su più server e archiviati in data center protetti, garantendo che, anche qualora un server fallisse, l’acceso ai dati sia assicurato.

Disaster recovery

In caso di emergenze o guasti, DocuWare offre un piano di recupero rapido. Ciò significa che i dati posso essere ripristinati in poco tempo, minimizzando al massimo i tempi di inattività aziendale. Per le imprese, tale funzionalità è fondamentale per garantire la continuità e la fluidità operativa, anche in situazioni critiche. 

Formazione continua

Uno degli aspetti spesso trascurati nella sicurezza dei dati riguarda l’educazione del personale. Come già detto, anche il miglior sistema di gestione documentale può essere vulnerabile qualora gli utenti non siano formati adeguatamente. DocuWare supporta le aziende nell’implementazione di politiche di sicurezza interne e fornisce linee guida e strumenti per migliorare la consapevolezza dei dipendenti riguardo alla protezione dei dati.

Gli utenti vengono istruiti sull’importanza di gestire in maniera corretta ed adeguata le credenziali di accesso, oltre che le migliori pratiche per evitare rischi, quali: il phishing o il furto di password.

Inoltre, i lavoratori imparano a riconoscere potenziali tentativi di attacco tramite social engineering, che sono tra le principali cause di fuga di dati nelle aziende.

In più, ogni dipendente deve imparare a comprendere l’importanza di non condividere documenti sensibili senza autorizzazione e soprattutto che seguire le regole aziendali sulla sicurezza dei dati è molto importante. 

In conclusione

La sicurezza dei dati e la compliance alle normative non sono solo requisiti da rispettare ma pilastri fondamentali di una strategia aziendale di successo. Adottando un sistema avanzato di gestione documentale come DocuWare, le aziende proteggono i dati sensibili, assicurano la conformità alle normative internazionali e ottimizzano così i propri processi operativi in totale sicurezza.

Con funzionalità avanzate di crittografia, gestione dei permessi, audit trail e disaster recovery, DocuWare offre una piattaforma completa per affrontare le sfide moderne legate alla sicurezza dei dati. La digitalizzazione della gestione documentale è efficienza e anche un grosso investimento strategico per proteggere il futuro della tua azienda.

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