Guida semplice per le imprese alla digitalizzazione dei documenti

Ai giorni nostri l‘efficienza, la sicurezza e l’accessibilità di una Gestione Documentale digitalizzata costituiscono dei pilastri fondamentali per le aziende di tutti i settori, i quali necessitano di digitalizzare i propri documenti al fine di snellire le operazioni e aumentare la produttività. La transizione da documenti fisici a digitali può apportare cambiamenti positivi alle aziende che decidono di aderire alla digitalizzazione.

Di seguito potrai leggere una guida semplice e completa per la tua impresa, dove verranno affrontati diversi temi, tra cui: il concetto di digitalizzazione dei documenti, i vantaggi che porta e i passi pratici da compiere per attuarla.

Che cos'è la digitalizzazione dei documenti?

Digitalizzare i documenti significa convertire i documenti cartacei in formato digitale, utilizzando tecnologie di scansione deputate a questo scopo. I file digitalizzati vengono archiviati in maniera elettronica e possono essere recuperati, consultati e gestiti grazie all’utilizzo di un sistema di gestione documentale detto DMS.

La digitalizzazione consiste nella scansione dei documenti e comporta diversi processi, quali: indicizzazione, riconoscimento ottico dei caratteri, integrazione con i workflow per assicurare la massima rintracciabilità dei file.

L'importanza di documenti digitalizzati

Tutte le aziende sono più o meno caratterizzate da ritmi frenetici e dalla forte presenza di dati e ciò rende necessario l‘accesso rapido alle informazioni e ai documenti. Le aziende che mantengono i documenti in cartaceo sono nettamente più rallentate in termini di velocità di recupero, costi di archiviazione e sicurezza. La digitalizzazione dei documenti migliora l’efficienza nell’organizzazione e della sicurezza dei dati.

L'efficienza operativa

La gestione dei documenti cartacei richiede tempo e comporta: recupero, l’archiviazione e la conservazione manuale. I documenti digitali possono essere consultati istantaneamente in pochi clic, migliorandone significativamente la produttività.

La sicurezza dei dati

I documenti fisici sono esposti a perdite, furti e soprattutto possibili danni. Attraverso la digitalizzazione dei documenti, le aziende possono sfruttare la crittografia, la protezione con password e i controlli di accesso per migliorare la sicurezza.

Il risparmio sui costi

La gestione in cartaceo può comportare costi elevati, dati dall’archiviazione, dalla stampa e alla spedizione. La digitalizzazione è in grado di eliminare la necessità di spazio fisico di archiviazione e di ridurre i costi legati alla gestione e all’utilizzo della carta.

Il recupero in caso d'imprevisti

Gli incidenti e i disastri naturali possono causare la perdita di documenti fisici cartacei. Il backup dei file digitali in più sedi, invece, garantisce che le informazioni più sensibili per l’azienda siano sempre accessibili, in caso d’emergenza.

La conformità e le considerazioni legali

Molti settori aziendali sono soggetti a requisiti normativi molto astringenti in materia di conservazione e accessibilità dei documenti. Avere una strategia di digitalizzazione ben gestita assicura: la conformità fornendo archiviazione sicura, controllo delle versioni, firme elettroniche e audit trail per l’accesso ai documenti.

I vantaggi della digitalizzazione dei documenti

Una migliore ricercabilità

Le aziende possono trovare i documenti grazie all’utilizzo di parole chiave, metadati e full-text, grazie alle funzioni di ricerca avanzate di un DMS. In questo modo è possibile ridurre notevolmente il tempo trascorso nella ricerca di schedari o magazzini.

Una maggiore accessibilità

I documenti in formato digitale sono accessibili da qualsiasi luogo e ciò li converte in elementi perfetti per i team che lavorano da remoto o per le aziende che hanno molteplici sedi. Ciò favorisce la collaborazione e la flessibilità.

La sicurezza dei documenti

I documenti digitalizzati possono essere protetti tramite: crittografia, password e autenticazione a più fattori, in questo modo è possibile ridurre eventuali rischi di accessi non autorizzati. L’archiviazione in digitale supporta l’opzione del controllo delle versioni, garantendo così l’integrità dei documenti.

L'automazione della conformità

I sistemi digitali riescono ad automatizzare la conservazione dei documenti, garantendo che le aziende rimangono conformi alle norme senza avere il bisogno di una supervisione di tipo manuale. La tracciabilità degli audit trail e delle varie versioni mantengono l’accuratezza dei documenti, oltre che la loro integrità.

La sostenibilità

Abbandonando i documenti cartacei, si assiste ad una significativa riduzione dell’impatto ambientale dell’azienda. Infatti, i file in digitale eliminano la necessità di stampa, diminuendo così gli sprechi, donando all’azienda una maggiore sostenibilità.

I passi per la digitalizzazione dei documenti

Digitalizzare i documenti apporta dei vantaggi evidenti e il processo alla digitalizzazione deve essere pianificato per garantire un’evoluzione senza intoppi.

Di seguito la descrizione degli step da seguire.

1. La scansione

Per la conversione dei documenti, da fisici a digitali si utilizzano scanner oppure dispositivi multifunzione di alta qualità. Gli scanner catturano immagini dettagliate e chiare per ogni pagina, assicurando la conservazione totale dei dettagli. Infatti, è possibile scansionare qualsiasi tipo di documento, tra cui: fatture, contratti, progetti, disegni CAD, cartelle cliniche e documenti di tipo legale.

Per i documenti in uso

La scansione quotidiana include: la digitalizzazione, l’indicizzazione e l’archiviazione dei documenti cartacei e ciò avviene non appena vengono creati o ricevuti. Quindi, è essenziale creare un processo per scansionare e digitalizzare in maniera rapida tali documenti, in modo da evitare l’accumulo di documenti fisici.

2. La scansione del blackfile

La scansione di backfile viene usata per la scansione dei documenti in carta che sono ancora necessari per l’utilizzo giornaliero e di registri che non sono più in uso. Tali documenti vanno conservati a lungo termine per motivi aziendali ed eventuali motivi di conformità. Inoltre, può essere avviata in modo parallelo alla scansione dei documenti ancora in uso quotidiano. Quando si ha necessità di digitalizzare molti documenti, le aziende collaborano con un fornitore specializzato nei backfile.

3. OCR

La tecnologia OCR viene applicata ai documenti digitalizzati e serve per convertire il testo stampato in dati leggibili dalla macchina che si utilizza. Ciò consente agli utenti di cercare e modificare i documenti digitalizzati.

4. L'indicizzazione

Per rendere più semplice il recupero dei file, questi ultimi vengono digitalizzati ed etichettati con metadati, come: il tipo di documento, la data e le parole chiave pertinenti. L’indicizzazione riesce ad organizzare i documenti, in modo tale da consentire ricerche in totale efficienza.

5. Il controllo qualità

Viene designato un responsabile o un membro del reparto informatico che esegua controlli cadenzati. Tale processo comprende la verifica che le scansioni avvengano in maniera chiara e completa e che la tecnologia OCR abbia performato al meglio.

6. L'archiviazione e la gestione

Dopo la digitalizzazione dei documenti vengono archiviati in un DMS che sia basato on-premise o su cloud e assicura un’archiviazione con controllo delle versioni, autorizzazioni d’accesso e ridondanza backup.

7. Il recupero e l'accesso

I documenti digitalizzati sono accessibili grazie ad un’interfaccia di facile utilizzo. Le funzioni di ricerca avanzate e i metadati indicizzati aiutano il recupero rapido ed efficiente dei dati.

8. L'integrazione del flusso di lavoro

Un DMS è in grado di integrarsi con i flussi di lavoro aziendali che già esistono e consentono le approvazioni e l’automatizzazione dei processi. Ciò diminuisce la necessità di interventi di tipo manuale e migliora nel complesso l’efficienza.

Vanno conservate le copie in cartaceo?

Spesso le imprese si chiedono se sia necessario conservare una copia fisica del documento che è stato digitalizzato. La maggior parte delle volte, compiuta la digitalizzazione, le copie fisiche non sono necessarie, a condizione del fatto che le versioni in digitale siano conformi alle normative e agli standard di accuratezza e integrità. Tuttavia, è sempre essenziale esaminare le normative specifiche del settore per garantire la conformità.

Inoltre, ci sono alcuni documenti che devono essere conservati in formato cartaceo. Si tratta di: testamenti, trust, contratti notarili con sigilli in rilievo, titoli di proprietà, assegni e cambiali. Molto spesso le aziende scansionano i documenti e li archiviano anche in formato digitale per creare una copia di back-up.

Digitalizzare per essere all'avanguardia

La digitalizzazione dei documenti è una ottima strategia aziendale che può rendere l’azienda maggiormente competitiva per il suo futuro. Infatti, con la continua evoluzione tecnologica, le aziende che si avvalgono della digitalizzazione dei documenti saranno in una posizione di maggior vantaggio per integrare strumenti di tipo avanzato, come: AI, apprendimento automatico e analisi delle loro attività.

Digitalizzando adesso i documenti, otterrai vantaggi immediati per quanto concerne produttività e riduzione dei costi.

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