Ogni azienda dispone di documenti, siano essi in uso oppure inattivi, che devono essere conservati per un determinato lasso di tempo oppure a tempo indeterminato. I documenti di tipo inattivo vengono solitamente detti “registri”. La sua inattività non ne diminuisce l’importanza. In questo articolo ti spiegheremo perché è davvero importante di archiviare i documenti in digitale e quali sono i vantaggi di una Gestione Documentale (DMS) digitalizzata.
Perché archiviare digitalmente i tuoi documenti?
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In che cosa consiste l'archiviazione dei documenti?
Per archiviazione dei documenti si intende il processo che consiste nella collocazione dei documenti non attivi all’interno di un archivio a lungo termine, assicurando che siano facilmente fruibili in caso di necessità. L’archiviazione ha il compito di garantire la sicurezza e la conformità alle norme e legislazioni che hanno per oggetto la conservazione dei dati e della privacy.
Una volta completato un processo aziendale il documento diventa record. Inoltre, è bene ricordare che i documenti possono includere anche altri elementi, quali: disegni, foto e video. I documenti vengono conservati nel loro stato finale in caso in cui siano necessari per verificare un’azione. Non possono essere modificati oppure rivisti.
Documenti cartacei vs. archiviazione digitale
Qual è l’effetto dell’archiviazione digitale sul rispetto dei requisiti di conformità? Non ci sono leggi o normative esplicite che affermino che è obbligatorio conservare i documenti su carta. Nella maggior parte dei casi, i documenti elettronici soddisfano gli stessi requisiti legali dei documenti cartacei.
Esistono alcuni casi particolari in cui sarebbe meglio conservare i documenti in formato cartaceo. Quali sono? Si tratta di testamenti o trust, contratti di tipo notarile con sigilli di rilievo, titoli di proprietà e cambiali. Spesso le imprese preferiscono scansionare queste tipologie di documenti e archiviarli anche il formato digitale al fine di creare un back-up di tipo elettronico.
Esistono due normative americane a sostegno della validità dei documenti e delle firme digitali. L’Electronic Signatures in Global and National Commerce Act, detto anche ESIGN e l’Uniform Electronic Transaction Act, più comunemente chiamato: UETA.
Cosa archiviare?
La scelta dei documenti da archiviare dipende dall’esigenza dell’azienda di farvi riferimento e dalle normative di settore e legali specifiche dell’azienda. Questi documenti possono includere:
Legale
Contratti, accordi, certificati, documenti di conformità e corrispondenza legale.
Finanziari
fatture, ricevute, rendiconti finanziari, registri fiscali e rapporti di revisione.
Risorse umane (HR)
Documentazione relativa ai benefici per i dipendenti, registri delle buste paga, politiche e procedure HR in sabbia per la valutazione delle prestazioni.
Registri dei clienti
Ordini dei clienti, contratti con i clienti, feedback dei clienti e registri di vendita.
Proprietà intellettuale
Brevetti, marchi di fabbrica, registrazioni di copyright e accordi di licenza
Corrispondenza
Email, lettere, memo
Rapporti
Ricerche, proposte di progetti e studi di fattibilità
Politiche aziendali
Politiche e procedure, manuali, linee guida e procedure operative standard.
Documenti didattici
Trascrizioni accademiche, registri degli studenti e politiche educative.
Progetti
Piani di progetto, relazioni sullo stato di avanzamento, verbali di riunioni e documenti di progettazione.
Specifiche tecniche
Manuali, documenti di ingegneria e disegni
Documenti ambientali e di sicurezza
Procedure di sicurezza, rapporti sugli incidenti e certificazioni
Il processo di archiviazione digitale: come inizia?
I campi dell’indice includono metadati come ad esempio: il tipo di documento, il nome del progetto o cliente, la data in cui è stato creato o ricevuto e altri elementi che i reparti potrebbero ricercare. Questi dati potrebbero contenere anche: informazioni sulla data di archiviazione ed eliminazione di un documento.
Alcuni workflow di archiviazione vengono attivati dalla data in cui viene previsto il trasferimento di un documento nell’archivio a lungo termine. Qualora il processo di archiviazione non fosse avviato da una data specifica, il team può utilizzare altri campi per avviare il flusso di lavoro automatico. Se il processo di archiviazione non viene avviato da una data specifica, il team può utilizzare altri campi per avviare il flusso di lavoro automatico che archivia automaticamente i record.
Anche i timbri digitali possono venire utilizzati per avviare un workflow. Infatti, il timbro può essere applicato a tutti i documenti di una cartella in un’operazione “one shot“. Vi è la possibilità di configurare il sistema in modo che esso archivi ogni documento timbrato con un certo trigger del workflow. Ecco perché questo metodo può essere utilizzato per archiviare i documenti associati a un progetto che è stato portato a termine oppure a un contratto scaduto.
L'importanza dell'archiviazione dei documenti
I documenti concorrono al funzionamento di un’impresa, quindi la loro salvaguardia è di massima priorità. Oltre ai vantaggi generali derivanti dalla conformità alle normative legali e dalla conservazione di tutti i documenti in una posizione centralizzata, l’archiviazione aiuta l’azienda sotto diversi aspetti. Vediamo insieme quali.
Riduzione dei costi e risparmio di tempo
L’archiviazione digitale dei documenti aiuta ad eliminare i costi dell’archiviazione fisica, semplificando il recupero dei documenti e riducendo all’osso il rischio di perdita dei dati. Inoltre, in questo modo sarà più facile evitare di incorrere in sanzioni per mancata conformità alle norme.
Miglioramento della sicurezza
Il consiglio è quello di cercare sempre un DMS che sia in grado di fornire, oltre alle altre caratteristiche, l’autenticazione degli utenti, il trasferimento dei dati HTTPS, la crittografia a 256 bit, il controllo degli accessi a più livelli, la tracciabilità e anche una solida protezione contro eventuali malware e altre forme di attacchi informatici.
A prova di audit
Grazie alla gestione elettronica dei documenti si può fornire un accesso online che sia sicuro ai revisori dei conti, in modo da evitare al reparto della contabilità e alla gestione delle risorse umane di doversene occupare, dando la possibilità di concentrarsi sul proprio lavoro. I documenti aziendali sono completamente ricercabili in pochi clic e soprattutto sono molto facili da trovare per i revisori. Se avete integrato la gestione dei documenti con il vostro software finanziario, i revisori possono accedere alle informazioni di supporto senza lasciare il vostro sistema contabile o ERP.
Garantisce la continuità aziendale
L’archiviazione digitale contribuisce alla continuità aziendale, poiché fornisce back-up multipli dei documenti che non sono più attivi. In caso di disastro naturale o di guasto del sistema, l’azienda può recuperare le informazioni che necessita dall’archivio, facendolo in modo rapido e soprattutto semplice. Questo riduce al minimo i tempi di inattività e le interruzioni dell’attività.
Soddisfazione del cliente
I sistemi di archiviazione aiutano le imprese a soddisfare le aspettative che nutrono i clienti e a rispettare gli accordi sui livelli di servizio (SLA), fornendo un accesso rapido a tutti i documenti e i record relativi ai clienti.
Migliorare i workflow
Si può semplificare la gestione del ciclo di vita dei documenti automatizzando processi come: acquisizione, indicizzazione e piani di conservazione. Tutto ciò concorre a migliorare la gestione complessiva dei workflow e a ridurre l’intervento umano.
Maggiore trasparenza
Mantenere un registro storico delle attività aiuta per l’analisi delle esperienze passate e delle decisioni prese. I percorsi di audit possono consentire di vedere chi ha avuto accesso ai record archiviati, per comprendere meglio come vengono usate le informazioni.
In conclusione
Possedere un DMS è in grado di semplificare e automatizzare i processi aziendali, eliminando il potenziale errore umano e alleggerendo il carico di lavoro del personale, che così può focalizzarsi su ciò che importa realmente. Si tratta di un prezioso strumento per le imprese che voglio implementare in maniera efficace una strategia di archiviazione dei dati sul lungo periodo.
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