Come archiviare digitalmente i documenti: istruzioni per l'uso

Cos'è un archivio di documenti?

Archivia i tuoi documenti attraverso il Software di Gestione Documentale DocuWare, al proprio interno sarà fornito di un repository di documenti.

In che cosa consiste esattamente? In uno spazio digitale condiviso, a cui i dipendenti autorizzati accedono per recuperare rapidamente documenti e dati. Inoltre, un repository archivia formati di file differenti, nello specifico, da Microsoft Word e fogli di calcolo, fino a giungere a foto e disegni di tipo architettonico.

Attraverso il repository digitale centralizzato, i dipendenti potranno recuperare in maniera immediata i documenti di cui necessitano, attraverso la ricerca di parole chiave, metadati o navigando attraverso un sistema strutturato di cartelle. Gli archivi di documenti sono in grado di offrire dei backup e conseguentemente di liberare lo spazio utilizzato per l’archiviazione dei file cartacei.

Le autorizzazioni si basano sullo stato individuale, suoi ruoli e sull’appartenenza ai reparti, in modo tale che solo i membri del team desiderati siano in grado di visualizzare, modificare o eliminare documenti. Così facendo, siamo in grado si è in grado di proteggere informazioni sensibili e private da accessi non autorizzati. In mancanza di tale protezione, l’azienda rischia di non essere conforme alle normative sulla privacy dei dati o di subire furti di proprietà di tipo intellettuale o altre violazioni di dati.

La differenza tra un sistema di gestione documentale e un repository di documenti

L’archivio di documenti fa parte di un sistema di Gestione Documentale, detto DMS, nello specifico: Documental Management System e non consiste in una soluzione separata. Una corretta e ben organizzata consente all’azienda di ottenere il massimo dal DMS.

A cosa serve un repository di documenti?

Un repository di documenti è in grado di archiviare oltre che a documenti, anche: e-mail, foto, disegni CAD e altre informazioni correlate prodotte o ricevute dall’azienda. Utilizzare il repository elimina in maniera definitiva l’utilizzo del tempo impiegato a sfogliare cartelle di file cartacei. I dipendenti rimangono alla scrivania e non hanno più la necessità di alzarsi dalla propria postazione per raggiungere archivi e depositi. Conseguentemente si ha il vantaggio di non avere più file mancanti o male archiviati.

Gli archivi consentono di mantenere un’unica e sola risorsa che sia comune a tutti coloro che possono accedervi, eliminando la necessità della copia multipla. Inoltre, consentono di recuperare i documenti in maniera semplice ed efficiente per ogni persona coinvolta in un determinato processo, attraverso l’applicazione di regole e convenzioni di denominazione coerenti.

Un archivio digitale permette di:

Ecco quali sono i vantaggi di un repository di documenti:

I documenti e i dati organizzati

Ogni documento che viene aggiunto all’archivio viene categorizzato secondo un insieme di principi e un processo chiamato “indicizzazione“.

L’indicizzazione usa le tipologie di documento definite dall’utente per raggruppare i documenti in ordine logico. Le categorie vengono assegnate a discrezione dall’utente.
Lo scopo è l’efficientamento del sistema, che rende più facile il recupero delle informazioni. I campi dell’indice consistono in: metadati come ad esempio il tipo di documento, il nome del progetto o del cliente, la data di creazione o di ricezione più altri termini che il personale potrebbe ricercare. I documenti correlati possono condividere campi di indice comuni, in modo da poter essere recuperati insieme con un’unica ricerca.

Gli strumenti di apprendimento automatico servono per accelerare il processo di indicizzazione, ricordando i formati dei documenti strutturati. Così facendo, ogni acquisizione aumenta la velocità, la precisione e l’affidabilità dello strumento.

La scalabilità

Per espandere il sistema in base alla crescita aziendale serve utilizzare un archivio digitale basato su cloud. Ciò consente di sfruttare al meglio questo vantaggio, scegliere un software che permette l’aggiunta di funzioni avanzate e licenze quando lo si necessita.

Il miglioramento della gestione del ciclo di vita dei documenti

Nell’archivio è possibile utilizzare i metadati per automatizzare alcune attività. Ne costituiscono degli esempi: l’applicazione dei piani di conservazione dei documenti, il monitoraggio delle scadenze delle revisioni dei lavoratori e le notifiche delle date di rinnovo dei contratti.

I processi aziendali semplificati

Un archivio ottimizzato con cura costituisce un’ottima base per l’automazione dei processi del sistema di gestione dei documenti. Vengono controllate attività quali: le approvazioni, per verificare che i workflow siano in linea con le regole aziendali. L’automazione aumenterà la produttività eliminando gli errori umani.

La sicurezza delle informazioni

Gli archivi offrono: backup automatici, crittografia dei dati e dei documenti, trasferimento sicuro dei file, controllo delle versioni e audit trail. In più a queste misure di sicurezza, anche l’assegnazione delle autorizzazioni degli utenti aiuta a garantire che solo gli utenti desiderati possano accedere alle informazioni riservate.

In questa modalità si ottiene un controllo completo sui dati sensibili e il passaggio da cartaceo a digitale protegge gli stessi documenti da: danni, perdite ed eventuali archiviazioni errate.

Il controllo della versione

Grazie al check della versione, ogni utente può lavorare in maniera ottimale grazie alla presenza dell’ultima copia del documento. Infatti, il sistema traccia le modifiche e registra da chi sono state effettuate.

Ricordiamo che è possibile stabilire delle autorizzazioni in modo che solo le persone desiderate possano apportare modifiche.

Grazie alla numerazione automatica di tutte le versioni e la possibilità di bloccare il documento finale assicurano la distribuzione del documento corretto. Ciò concorre alla dimostrazione di integrità del documento in caso di eventuali dubbi.

La collaborazione rafforzata

Più utenti hanno la possibilità di fornire feedback in un unico luogo, solo quando tutti i documenti vengono archiviati in un repository centralizzato. Pertanto, diventa più facile lavorare in team ad un progetto. In più, gli strumenti di collaborazione del sistema di gestione documentale permettono ai dipendenti di collaborare in tempo reale: aggiungendo commenti e condividendo informazioni con clienti e partner.

I repository supportano anche lo smart working e il lavoro ibrido, infatti, dato che tutti i documenti sono archiviati in una posizione centrale, il personale selezionato può accedere ai documenti interessati sia dall’ufficio che da remoto.

Come configurare un archivio di documenti

Raccolta di documenti cartacei e digitali: serve raccogliere i documenti sia cartacei che elettronici da importare nel repository. Qui è possibile organizzare i documenti in categorie generali.

2. Scansione dei documenti cartacei per convertirli in formato digitale, è importante utilizzare scanner di alta qualità come quelle di Kyocera per garantire la leggibilità del testo.

3. Creazione delle cartelle. In questa fase si organizzeranno i file per facilitarne il recupero, creando una vera e propria struttura.

Il modo in cui vengono organizzate influisce sugli utenti, pertanto sarebbe bene assicurarsi che la struttura sia bene organizzata e di facile navigazione. Un ottimo suggerimento è creare cartelle primarie per i dati dei dipendenti, le fatture e i contratti. Sotto ogni cartella principale, è possibile creare altre cartelle, dette sottocartelle per soddisfare le esigenze della vostra azienda.

4. Sviluppare una convenzione di denominazione e iniziare così l’indicizzazione. Bisogna creare una convenzione che vada bene per tutti i vari reparti dell’azienda ed è necessario pianificare con attenzione le decisioni prese, poiché è fondamentale che vengano mantenute nel tempo.

Ecco alcune linee guida da tenere in considerazione:

Utilizzare nomi brevi e descrittivi per file e documenti;
Includere elementi unici come: il numero del cliente o il nome del progetto;
Rendere comprensibile lo scopo del progetto;
Evitare parole di uso comune come: lettera, corrente o attivo e abbreviazioni poco conosciute.

I campi dati uniformi per ogni tipo di documento dovrebbero includere identificatori come:

-Tipo di documento

-Data di creazione

-Nome del cliente o del fornitore

-Reparto

-Numero di fattura

-Numero di cliente

Una volta elaborata la convenzione di denominazione, si può iniziare a indicizzare i documenti. Sarà possibile organizzare i file all’interno della struttura che è stata definita. L’obiettivo è: creare un sistema di archiviazione digitale in cui ogni documento abbia un posto e sia facile da trovare.

5. Applicare gli stessi principi di organizzazione ai documenti di tipo cartaceo. Alcune aziende conservano copie cartacee di documenti come: registri fiscali, contratti, licenze e documenti con sigillo in rilievo, oltre a digitalizzarli. Consigliamo di utilizzare la stessa denominazione e la stessa struttura per entrambe le tipologie: cartacea e digitale.

6. Il repository come parte dell’implementazione della Gestione Documentale e verrà distribuito insieme ad esso. Durante il test è possibile chiedere ai membri dei reparti di fornire un feedback dopo aver lavorato con il repository. In questo modo si potranno apportare modifiche prima che il repository sia pronto per l’utilizzo vero e proprio.

7. Formazione del team. Un passaggio necessario è spiegare come funziona il sistema e approfondire la convenzione e la struttura generale al team.

Consigliamo di illustrare bene le aspettative per l’archiviazione dei file in futuro, al fine di mantenere tutto ben organizzato. Lo scopo è creare una documentazione facile da consultare. Sarà utile anche organizzare sessioni di formazione per i dipendenti esistenti e creare del materiale o un programma di onboarding per i nuovi arrivati.

Le migliori pratiche per la creazione di un archivio di documenti

Ecco quali sono i vantaggi di un repository di documenti:

Impostare autorizzazioni per gli utenti

Le informazioni sensibili devono essere protette durante l’intero processo di gestione dei documenti. Bisogna impostare i controlli d’accesso per garantire che solo il personale autorizzato possa visualizzare, modificare o commentare i documenti in questione.

Vi ricordiamo che è necessario assegnare privilegi e diritti ad ogni utente per stabilire come i documenti possono venire condivisi tra i vari soggetti, che sono: dipendenti, fornitori e partner di tipo commerciale.

Riduzione di costi e aumento di efficienza

L’archivio dei documenti è situato all’interno del sistema di gestione documentale. Vi consigliamo quindi di sfruttare i suoi workflow digitali per dare impulso ed accelerare: processi, elaborazione di fatture, inserimento di dipendenti e approvazione contatti.

Un consiglio aggiuntivo è senza dubbio quello di collegare le fasi del processo alle azioni con l’automazione che si basa sulle vostre regole aziendali.

Il registro delle attività

Gli audit trail tracciano le attività di ogni utente, come ad esempio: la stampa, l’eliminazione e le modifiche apportate ad un documento da parte di ogni utente. Queste registrazioni pregne di dettagli garantiscono due elementi fondamentali: responsabilità e trasparenza.

Ciò costituisce un plus soprattutto in alcuni settori dove gli standard normativi sono molto elevati.

Forza lavoro ben istruita

L’efficacia di un repository risiede nel team. Infatti, se un utente non è in grado di comprendere la convenzione di denominazione o il sistema con cui vengono categorizzati i documenti, questi ultimi potrebbero essere archiviati in maniera errata o addirittura andare persi. Pertanto è fondamentale investire risorse per garantire una formazione di alta qualità ai dipendenti e ai nuovi assunti.

Il software adeguato

Scegliere il software adeguato è fondamentale, perché è necessario incoraggiare la collaborazione. Il DMS migliore è quello che si integra bene con altri software aziendali ed è in grado di semplificare i workflow al fine di aumentare la produttività e facilitare l’archiviazione e anche il recupero rapido.

In conclusione

Un repository ben organizzato è la chiave di una buona gestione documentale. Quando i vari reparti aziendali fanno riferimento alle stesse informazioni, si alimenta la collaborazione e vengono eliminate le duplicazioni. L’archivio centralizzato garantisce che i documenti che sono correlati non vengano salvati in luoghi separati. Anche il servizio clienti troverà giovamento, grazie alle informazioni accurate.

La pianificazione accurata della struttura del repository induce ad una maggiore produttività e fornisce un livello più elevato di sicurezza per le informazioni riservate. Questo sistema inoltre favorisce la conformità ai requisiti legali e normativi in materia di archiviazione e conservazione dei documenti e di privacy riguardo ai dati. In questo modo è possibile ridurre il rischio di incorrere in sanzioni per mancata conformità.

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