Effettui tante stampe? Scopri come scannerizzare i documenti per un migliore riconoscimento del testo

Importare i documenti cartacei in un software di gestione documentale come DocuWare richiede che questi vengano precedentemente scansionati tramite appositi strumenti, sia che si tratti di stampanti multifunzione o di semplici smartphone.

Immaginiamo per esempio le fatture, i contratti o le bolle di consegna che vengono ancora gestiti manualmente tra i vari reparti per poi essere scansionati una volta arrivati al termine del loro ciclo di approvazione o elaborazione per essere conservati nell’archivio DocuWare. Per far sì che tutti i dati vengano letti in maniera corretta e di conseguenza possano essere utilizzati dal software, è importante che la scansione venga effettuata in alta qualità. Ciò è fondamentale non solo per l’indicizzazione, ma anche per i processi a valle come la riconciliazione automatica delle voci presenti in fattura con quelle presenti nel DDT o nell’ordine di acquisto.

Vediamo insieme qualche consigli utile per scannerizzare al meglio i tuoi documenti ed evitare inutili ripetizioni o errori durante la fase di acquisizione:

Scegliere il giusto formato del file in base al suo utilizzo

È importante selezionare la tipologia di file giusto a seconda di ciò che si ha bisogno di fare con il file in questione:

Leggere i dati: PDF o PDF/A

Questo è il file necessario qualora si tratti documenti di cui è necessario leggerne i dati presenti all’interno, come ad esempio le fatture. Durante l’importazione infatti, DocuWare legge i dati per poter utilizzare queste informazioni per l’indicizzazione e l’attivazione dei flussi di lavoro.

I dati possono essere letti da testo o codici a barre

Solo file: PDF, PNG, JPEG, TIFF e altri formati

Nel caso in cui si abbia solamente bisogno di caricare dei documenti in DocuWare ed archiviarli per visualizzarli dal client (come ad esempio un progetto di lavoro), è possibile utilizzare qualsiasi formato dal PDF al TIFF. In questo caso è importante utilizzare un’elevata qualità di scansione, per evitare che le immagini perdano nitidezza

A colori o in bianco e nero?

Le operazioni e le abitudini stesse di ciascuna azienda sono utili per definire se le scansioni siano necessarie in bianco e nero oppure a colori. Ipotizziamo che nella tua organizzazione i contratti vengano firmati con colori differenti penne di colori differenti seguendo uno specifico sistema di diritti: in questo caso la scansione dovrà essere necessariamente effettuata a colori per permettere a chiunque entri in contatto con il documento di interpretarlo nella maniera corretta. Se pensiamo invece alle fatture o ai documenti di trasporto, spesso e volentieri sarà sufficiente una scansione in bianco e nero anche per risparmiare spazio in termini di GB all’interno dell’archivio.

Risoluzione e DPI

DocuWare è in grado di indicizzare al meglio i documenti se la risoluzione è impostata in maniera ottimizzata per le scansioni. La risoluzione di un’immagine viene misurata in densità dei punti di un file, la cui unità di misura sono i DPI (“punti per pollice”). Per ottenere delle scansioni ottimizzate è raccomandabile impostare una risoluzione minima di 300 DPI. Utilizzando un valore inferiore infatti, è possibile che si verifichino degli errori di riconoscimento ottico dei caratteri e potrebbe capitare che una “i” o un “!” vengano letti come una “I” oppure che due “vv” ravvicinate tra di loro vengano considerate come un’unica “w”.

Inoltre, i DPI consigliati variano anche a seconda della tipologia di scansione: 300/400 per le scansioni in bianco e nero, 150/300 per le scansioni in scala di grigi e a colori

Come dimensione e tipologia di carattere lavorano insieme

Anche la dimensione dei caratteri di un documento può impattare sulla risoluzione ideale. Infatti, più piccolo è il carattere, più alta sarà la risoluzione:

Migliore sarà la qualità delle tue scansioni, migliore sarà la qualità dei tuoi processi in DocuWare e per questo è importante seguire piccoli accorgimenti che favoriscano la migliore acquisizione delle informazioni all’interno del tuo software di gestione digitale dei documenti.

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