Le azioni intraprese da un’azienda vengono raggruppate sotto la definizione di “finanza strategica” e la loro pianificazione fa parte dell’analisi finanziaria (FP&A).
Il suo obiettivo è: aumentare la redditività nel corso del tempo. La finanza strategica, applicata alle aziende di settore pubblico, tende a incrementare il valore per gli azionisti ed aiuta ad ampliare la crescita aziendale, consolidandone i dati; puntando a sfruttare i dati finanziari e utilizzarli per contraddistinguere i rischi pertinenti ad ogni area aziendale.
Funzione finanziaria digitalizzata
Come l'innovazione digitale della finanza strategica aiuta lo sviluppo aziendale
Cosa fa il Direttore Finanziario?
Il ruolo del Direttore Finanziario (CFO) è stabilire le migliori strategie, supportato dall’automazione intelligente e quella di regalare un risultato migliore alle prestazioni dell’azienda. I CFO affiancano gli altri dipartimenti per decidere quali e quante risorse e budget necessitano, pertanto hanno una visione completa della situazione aziendale.
I membri del reparto finanziario sono in grado di: supervisionare i processi contabili in maniera automatizzata; unire i dati che provengono da piattaforme software differenti e da diversi gruppi di lavoro. Inoltre, sviluppano dei piani realizzati grazie a dati aggiornati e analisi in tempo reale, cercando di anticipare i futuri cambiamenti aziendali.
Quanto sono importanti i dati per lo sviluppo aziendale?
Gli obiettivi monetari vanno di pari passo con i goals aziendali, infatti, è sempre molto importante valutare in maniera costante le condizioni economiche e quali misure possono venire attuate per limitare il loro impatto negativo. Così facendo il reparto finanziario si converte in una fonte di soluzione ed idee innovative. I manager finanziari hanno le skills necessarie per fare una raccolta di dati, che provengono da diversi team e software. Inoltre, i dipartimenti finanziari sono essenziali per il successo degli obiettivi aziendali.
L'automatizzazione nei processi finanziari
L’automazione dei processi finanziari è diventata essenziale per migliorare l’efficienza e ridurre i costi nelle aziende. Grazie alla tecnologia, è possibile automatizzare attività come la gestione delle fatture, la registrazione dei pagamenti e la conciliazione bancaria. Questo non solo risparmia tempo e riduce errori, ma aumenta anche la trasparenza e la conformità alle normative finanziarie. Inoltre, consente una migliore previsione finanziaria e una riduzione dei costi operativi, liberando risorse per investimenti strategici. In sintesi, l’automazione dei processi finanziari è un elemento chiave per rimanere competitivi in un ambiente aziendale sempre più digitale.
I processi che più traggono vantaggio dalla digitalizzazione sono: le attività di FP&A, alcuni esempi pratici sono: il budgeting, le previsioni e i report sugli indicatori di performance. Vediamo insieme come la digitalizzazione può aiutare:
Contabilità e fatturazione
I risultati finanziari possono essere previsti dall’automazione dei fornitori (AP), i quali riescono ad individuare eventuali rallentamenti del processo come: l’elaborazione di fatture, la concentrazione sui conti di valore elevato e il monitoraggio del flusso di cassa.
Si può ottenere una visione in tempo reale della situazione finanziaria integrando le varie informazioni che provengono dai conti fornitori, creditori e altri reparti ERP. La digitalizzazione offre una visione d’insieme più chiara rispetto alla situazione finanziaria aziendale, dando la possibilità al team finanziario di reagire più velocemente e agilmente.
Bilancio di previsione
La digitalizzazione dei documenti è in grado di regalare la massima trasparenza, consentendo ai dirigenti di controllare le spese e i dati precedenti sulle retribuzioni al fine di prendere visione attiva sulla necessità di introdurre nuovo personale oppure sul cambio di servizi ed eventuali fornitori.
Gestione contratti
I contratti vengono gestiti da un responsabile di reparto che viene formato su finanza e ufficio legale. Grazie all’automatizzazione del flusso di lavoro, il documento originale del contratto viene approvato e successivamente salvato in memoria da un database centrale. Dopodiché, il contratto viene inviato alle parti coinvolte che, attraverso la firma elettronica sicura, firmano il documento. Questo processo offre la possibilità di programmazione delle notifiche via e-mail e d’invio di promemoria durante il percorso per garantire la riuscita dei processi stessi all’interno di un periodo distinto. Il contratto viene poi mandato nuovamente all’azienda per poter essere eseguito.
Determinati contratti devono essere gestiti continuativamente nel corso della loro totale durata. Questa particolare tipologia è destinata a subire diverse modifiche nel tempo. Grazie all’utilizzo della gestione digitale dei documenti l’azienda riesce a guadagnare il tempo che prima impiegava per la stesura e la revisione dei vari aggiornamenti di contratto.
Revisione
In un sistema di tipo cartaceo: i lavoratori estrapolano i file singolarmente da uno schedario e producono copie attraverso una fotocopiatrice. Ciò comporta stress e perdita di tempo che potrebbe essere impiegato per rispondere alle domande dei revisori che li distoglie dai doveri quotidiani.
Con un sistema di gestione elettronica, i documenti vengono organizzati in maniera produttiva, atta a facilitare la possibilità di condividere file richiesti con gli eventuali revisori. Il sistema garantisce che non vengano archiviati in maniera erronea fatture e documenti di supporto.
L’accesso immediato ai documenti rende possibile rispondere in maniera rapida ed efficiente a qualunque domanda da parte dei revisori.
Previsioni
Digitalizzando alcuni documenti è possibile risparmiare tempo utile. Ad esempio: il tempo impiegato per elaborare ogni singola fattura può essere dedicato al coinvolgimento dei fornitori.
I Direttori Finanziari hanno la necessità di andare oltre i rendiconti finanziari aziendali per creare un piano finanziario accurato. I rendiconti finanziari sono facilmente leggibili, al contrario, per i dati sottostanti è assolutamente imprescindibile un’analisi molto più approfondita. La digitalizzazione dei documenti consente una chiarezza migliore e una maggiore consapevolezza nell’attività decisionale.
DocuWare: la gestione documentale che aiuta l’efficienza finanziaria
La digitalizzazione ricopre, ogni giorno, un ruolo sempre più importante per permettere l’evoluzione di un’azienda in realtà competitiva, di successo e ciò accade grazie all’efficienza di DocuWare. Quest’ultimo è un software di gestionale documentale che regala il beneficio indubbio di far risparmiare tempo, digitalizzando le operazioni finanziarie. Inoltre, il tempo che prima veniva impiegato per svolgere delle semplici attività di routine è ora disponibile e può essere deputato a contribuire alla redditività aziendale.
Il sistema rende molto veloci i processi quotidiani, dalla più piccola azione di controllo contabilità fornitori al più specifico monitoraggio del cashflow. In questo modo, chiunque lavori all’interno della Finanza Strategica: dai Direttori al team, può ricoprire la funzione centrale per una gestione consapevole del futuro aziendale.