DocuWare Cloud

Scelto da più di 10.000 utenti ogni giorno

La prima offerta in versione cloud fu prodotta da DocuWare nel 2012 e da quel momento la casa produttrice del software di gestione dei documenti ha deciso di addentrarsi nel futuro dell’innovazione insieme ai primi clienti che si affidavano a questa tipologia di soluzione. 22 anni dopo sono più di 10.000 i clienti che in tutto il mondo scelgono di affidarsi a DocuWare Cloud.

Ad oggi il cloud è ormai una tecnologia diffusa ampiamente tanto a livello professionale quanto personale nella vita di ognuno, ed ha provocato significativi cambiamenti soprattutto nella vita delle aziende che sempre più spesso decidono di adottare soluzioni di questa tipologia per semplificare la loro vita lavorativa.

Perchè scegliere una soluzione come DocuWare Cloud

L’adozione di una soluzione cloud rappresenta una strategia aziendale fondamentale per le aziende per diversi importanti aspetti. Vediamone insieme alcuni legati alle funzionalità di DocuWare Cloud:

Costi fissi e certi

Le aziende che decidono di adottare soluzioni cloud non hanno sorprese a livello di pagamenti: infatti il costo è relativo alle sole licenze e allo spazio di archiviazione utilizzati, evitando così le aggiunte relative alle spese di manutenzione. Questo permette alle aziende di utilizzare un modello di abbonamento che prevede una spesa suddivisa piuttosto che una spesa in conto capitale come nel caso in cui si investa in hardware o in un centro dati. Inoltre, scegliere una soluzione in cloud significa favorire il lavoro tra team che lavorano a distanza, pur garantendo la massima sicurezza delle informazioni, e permettere ad ogni utente di lavorare da qualsiasi luogo avendo sempre a disposizione tutti i dati necessari

Sicurezza delle informazioni garantita

I servizi in cloud garantiscono la conformità, backup affidabili ed automatici e inoltre prevedono infrastrutture e workstation separate. Cosa significa? Considerando che la maggior parte degli attacchi effettuati da hacker avviene attraverso il phishing, che spesso colpiscono attraverso le workstation degli utenti, questo significa proteggere la propria struttura aziendale e garantire una maggiore sicurezza delle informazioni sensibili. Inoltre, crittografia, controllo degli accessi e un team (come nel caso di DocuWare) interamente dedicato alla cybersecurity contribuiscono ad aumentare ancora di più il livello di sicurezza

Disaster recovery e nessun blocco operativo

Se la tua azienda dovesse subire un’improvvisa perdita dei dati o passare un imprevisto periodo di inattività, questo porterebbe a delle conseguenze decisamente gravi. Ora, immagina che la tua realtà utilizzi solamente soluzioni on-premise: questo richiede lo sviluppo di sistemi efficaci per garantire backup sicuri in caso di danni e perdite. Tali sistemi però richiedono investimenti in termini di costi e soprattutto di personale IT che se ne possa occupare con le giuste competenze. Ed ecco che entra in gioco uno dei grandi vantaggi delle soluzioni cloud: la possibilità di avere a disposizione backup ridondanti delocalizzati in diverse aree del mondo per garantire una ripresa quanto più rapida possibile in caso di eventuali perdite.

Come il Cloud può portare vantaggi concreti alla tua realtà

Vediamo insieme un paio di esempi concreti che possono aiutare a comprendere il reale potenziale di una soluzione come DocuWare Cloud:

Ottimizzazione del reparto HR

Per ciascuna assunzione genericamente il reparto HR di ogni azienda prepara una checklist cartacea dove vengono indicati i documenti necessari per poter procedere con le diverse fasi del processo di selezione. Una volta compilati e sottoscritti dai candidati, i documenti vengono passati tra dipartimenti/sedi della stessa azienda, ma se il numero delle nuove assunzioni comincia a diventare importante, avere tanti fogli ne rende difficile il recupero e l’utilizzo delle versioni corrette.

Immaginiamo ora di creare la stessa checklist digitalmente e conservarla in un database condiviso accessibile solo agli utenti del team autorizzati. Grazie ai reminder via mail, ogni membro del team HR sarà a conoscenza dei documenti mancanti e ciascun utente autorizzato potrà accedere e modificare i documenti, avendo così sempre a disposizione la versione più recente

Maggiore collaborazione e flessibilità lavorativa

Soprattutto dopo la pandemia, la quantità di lavoratori che scelgono di entrare a far parte di realtà lavorative che favoriscono il lavoro da remoto è aumentato esponenzialmente. Infatti, lo smart working è diventato un criterio determinante nella fase di selezione del posto di lavoro.

Avere a disposizione soluzioni esclusivamente on-premise non permette la flessibilità lavorativa che i tempi moderni richiedono e questo può portare ad un aumento dei licenziamenti. Con una giusta soluzione di gestione documentale in cloud è possibile lavorare da remoto garantendo la massima sicurezza delle informazioni e dei dati trasmessi e favorendo anche la collaborazione tra colleghi seppur distanti fisicamente

Verso un futuro digitale cloud

Il mercato e il mondo mutano drasticamente giorno dopo giorno e le aziende devono inevitabilmente rincorrere queste trasformazioni: adottando soluzioni cloud-based adattarsi anche a quelli che sono i requisiti di sicurezza e di regolamentazione, è un compito che viene trasferito nelle mani del provider così che ciascuna organizzazione possa concentrarsi solo sugli obiettivi di business realmente importanti per l’azienda.

La soluzione che forniamo ai nostri clienti, DocuWare, investe tempo e risorse per garantire che le infrastrutture cloud possano essere sempre aggiornate e performanti al massimo. L’obiettivo primario è quello di garantire agli utenti uno sviluppo simultaneo alle tecnologie moderne, così come l’obiettivo di Kalyos è affiancare i nostri clienti in un percorso di sviluppo sempre più intenso e continuo.

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