Nel contesto aziendale in rapida evoluzione, la trasformazione digitale è diventata il cardine per l’efficienza operativa e il successo a lungo termine. Tra i vari settori coinvolti, la digitalizzazione nel reparto Risorse Umane sta emergendo come un elemento chiave per migliorare le pratiche lavorative e massimizzare il potenziale del personale. In questo contesto, la gestione digitale dei documenti si rivela come un catalizzatore fondamentale per il cambiamento, offrendo una serie di vantaggi che vanno ben oltre la semplice riduzione della carta.
La digitalizzazione del reparto HR
Vantaggi e tendenze
Perchè digitalizzare il reparto HR
La digitalizzazione del reparto risorse umane rappresenta un passo cruciale verso l’efficienza operativa, l’adattabilità organizzativa e la creazione di un ambiente di lavoro più moderno e agile. Innanzitutto, la transizione verso soluzioni digitali riduce drasticamente la dipendenza da processi cartacei, eliminando inefficienze legate a stampe, archiviazione fisica e gestione manuale dei documenti. Questo non solo semplifica le attività quotidiane del reparto, ma riduce anche il rischio di errori umani e tempi di ricerca eccessivamente lunghi.
Sicurezza e conformità normativa
La sicurezza e la conformità normativa sono ulteriori ragioni fondamentali per abbracciare la digitalizzazione. La gestione digitale dei documenti offre un controllo più granulare sugli accessi, garantendo la sicurezza delle informazioni sensibili e facilitando l’aderenza alle normative sulla privacy e alle leggi del lavoro. La tracciabilità e l’archiviazione sicura dei documenti digitali contribuiscono a mitigare i rischi legati alla gestione della documentazione cartacea.
Collaborazione e lavoro da remoto
I dipendenti possono accedere facilmente alle risorse e ai documenti necessari ovunque si trovino, potenziando la flessibilità e migliorando la produttività complessiva dell’organizzazione. Infatti, la possibilità di avere a disposizione i documenti anche senza la necessaria presenza fisica di tutti i membri del team interessati permette una continuità operativa costante, risposte celeri e ottimizzazioni delle tempistiche e dei compiti delle singole risorse.
Riduzione dei costi a lungo termine
La diminuzione delle spese legate alla carta, alla stampa e all’archiviazione fisica, insieme alla maggiore efficienza operativa, contribuisce a una gestione più sostenibile e all’ottimizzazione delle risorse finanziarie. Immagina infatti di non dover stampare decine di fogli di moduli approvativi, informative privacy, proposte di collaborazione, etc. Oltre che a contribuire attivamente alla sostenibilità ambientale, digitalizzando il reparto HR ridurrai la quantità di carta nel tuo ufficio e otterrai un notevole risparmio economico.
Comprensione e coinvolgimento del dipendente
La raccolta e l’analisi accurate dei dati e dei documenti tramite la digitalizzazione del reparto HR si riflette positivamente anche sul coinvolgimento dei dipendenti, dal momento che le risorse umane sono in grado di comprendere e valutare sempre meglio la loro esperienza e la necessità di nuove opportunità di formazione e crescita. Queste informazioni possono essere sfruttate per rafforzare la fidelizzazione dei dipendenti all’azienda nel lungo periodo.
Processo digitale di onboarding e reclutamento
Il primo processo che interessa un reparto HR è sicuramente quello di selezione, reclutamento e onboarding. Le operazioni coinvolte richiedono, secondo i metodi utilizzati fino ad oggi, innumerevoli quantità di carta: ci basti pensare ai documenti che il nuovo assunto deve firmare, alle clausole contrattuali e ai moduli informativi e per la privacy. Se immagini di affidare tutto il processo ad una soluzione pensata per la digitalizzazione puoi innanzitutto fornire ai nuovi dipendenti un’esperienza di qualità fin dall’inizio, velocizzare ogni processo e garantire una soluzione di continuità. Grazie alla digitalizzazione del processo di onboarding i nuovi membri del team possono completare rapidamente i moduli e i documenti necessari, accedendo con facilità alle risorse aziendali. Inoltre, la gestione digitale favorisce e semplifica la formazione iniziale dando la possibilità ai nuovi dipendenti di accedere facilmente a contenuti educativi.
Grazie ai moduli elettronici (integrabili nel sito web) inoltre i candidati possono fornire i loro dati, allegare i documenti, dare il consenso per il trattamento dei dati e, grazie ai campi indice, le candidature vengono smistate in maniera automatica sulla base del ruolo e di requisiti specifici. Sempre grazie ai campi indice, sarà possibile compilare automaticamente anche i nuovi contratti dei candidati idonei.
Buste paga digitali
In qualità di responsabile delle risorse umane avrai a disposizione una cartella personale per ogni dipendente in DocuWare all’interno della quale verranno caricate le sue buste paga digitali. In questo modo potrai evitare di stamparle, imbustarle e consegnarle personalmente ad ognuno risparmiando tempo e massimizzando l’efficienza. Grazie alle notifiche, i dipendenti riceveranno un avviso quando saranno disponibili i loro documenti così da poterli visionare nell’immediato o via email in PDF oppure tramite link sicuro in DocuWare.
Dati del personale sempre aggiornati e ordinati
Tutti i dati del personale saranno a completa disposizione del reparto HR. Qualora fosse necessario modificarne alcuni (ad esempio per un cambio di residenza, di codice IBAN, etc.) i dipendenti tramite l’utilizzo di un software di gestione documentale come DocuWare riceveranno un form elettronico da compilare i cui campi indice vengono estratti automaticamente e forniti al personale delle risorse umane per automatizzare il processo di aggiornamento. Inoltre, la possibilità di ricevere notifiche a ridosso delle scadenze dei documenti, consente di lavorare in maniera efficiente automatizzando le attività di rinnovo e revisione (es. certificati medici).
Ferie, assenze e permessi
Non dovrai più raccogliere pile di fogli firmati per le autorizzazioni di permessi, congedi e ferie ma basterà che i dipendenti compilino un modulo digitale nella quale inseriranno la loro richiesta. Questa arriverà automaticamente al responsabile per l’approvazione e, una volta approvata, verrà automaticamente inviata al reparto HR per l’archiviazione.
Guarda il video illustrativo che ti mostra come gestire digitalmente ferie e permessi >>>
Sostenibilità
Fino a qualche anno fa la sostenibilità era ancora un argomento marginale e di poco valore mentre ad oggi rappresenta una sfida importante per le aziende appartenenti a qualunque settore. Infatti, l’interesse verso il cambiamento climatico e gli effetti che questo sta avendo in ogni parte del mondo, desta un interesse sempre maggiore soprattutto da parte dei Millennials e gli appartenenti alla Generazione Z.
Adottare strategie di sostenibilità a lungo termine infatti non impatta solo nella riduzione delle emissioni, ma porta all’azienda anche vantaggi meno tangibili nell’immediato e che spesso molte organizzazioni non tengono in considerazione. Infatti i Millennial e la Generazione Z, i giovani d’oggi per intenderci, prediligono nelle loro scelte lavorative quelle aziende che danno importanza alla sostenibilità tanto nell’ambiente di lavoro quanto nel quadro dei programmi e dei servizi utilizzati. Questo significa posizionarsi all’interno del mercato e favorire il naturale afflusso di risorse lavorative giovani, indispensabili per il ricambio generazionale che avviene naturalmente in ogni organizzazione.
Nelle attività da mettere in atto per contribuire al benessere ambientale, la prima (nonchè la più semplice ed immediata) è la riduzione dell’utilizzo di carta in ufficio, soprattutto nel reparto HR. All’inizio, pensare ad un ambiente di lavoro privo di carta può apparire come un’impresa titanica ma adottando un approccio graduale, la digitalizzazione risulterà decisamente meno impattante e traumatica.