Digitalizzare le note spese

Come fare con DocuWare

Che cosa sono le note spese

Le note spese sono documenti che vengono utilizzati per registrare e rendicontare le spese sostenute da un individuo o da un’azienda in determinate circostanze. Queste spese possono riguardare varie situazioni, come viaggi di lavoro, rappresentanza, spese aziendali, o altre situazioni in cui è necessario tenere traccia delle spese sostenute per scopi di rimborso o registrazione contabile.

Le note spese solitamente includono informazioni come:

la data in cui è stata effettuata la spesa
la descrizione della spesa (ad esempio, albergo, ristorante, benzina, biglietti aerei, ecc.)
l’importo speso
eventuali ricevute o documenti di supporto che dimostrino la validità della spesa

Le note spese sono spesso presentate alle aziende dai dipendenti o dagli amministratori aziendali che hanno sostenuto spese aziendali e desiderano essere rimborsati.

Gestione note spese cartacea e manuale

Il rimborso delle note spese, se gestito mediante processi cartacei e manuale può diventare una procedura complessa e abbastanza lunga. Un iter tipo infatti, richiede i seguenti passaggi:

Creazione delle note spese: i dipendenti registrano le spese sostenute durante il loro lavoro, come spese di viaggio, pasti di lavoro, carburante, alloggi, forniture per ufficio, etc. debitamente documentate da ricevute o altre prove di pagamento
Compilazione delle note spese: i dipendenti compilano un modulo o un apposito documento fornito dall’azienda per registrare le spese. Le informazioni richieste possono includere la data, la descrizione della spesa, l’importo e le ricevute come allegato
Invio delle note spese: una volta approvate, le note spese vengono inviate al dipartimento delle risorse umane o al reparto amministrativo per l’elaborazione del rimborso
Elaborazione del rimborso: il dipartimento delle risorse umane o l’amministrazione verifica i dettagli delle spese, calcola l’importo del rimborso e preparare il pagamento al dipendente
Pagamento del rimborso: una volta verificata e approvata, l’azienda effettua il pagamento del rimborso al dipendente
Registrazione contabile: l’azienda registra il rimborso come spesa aziendale nei propri libri contabili
Archiviazione: le note spese, insieme alle relative ricevute e documenti di supporto, vengono archiviate per fini contabili e di conformità

Digitalizzazione note spese

Digitalizzare totalmente il processo di richiesta e rimborso spese dei dipendenti significa ridurre notevolmente le tempistiche e accorciare drasticamente i tempi di risposta.

Immagina che un tuo dipendente, che chiameremo Stefano, stia rientrando da una trasferta da un’altra regione o paese. Mentre aspetta in aeroporto inizia a stilare la sua nota spese: scannerizza con il suo telefono le ricevute delle spese di albergo, cibo e viaggio e compila il modulo per le spese di viaggio fornito dalla contabilità. Il modulo, essendo web, può essere compilato tramite smartphone o portatile da qualsiasi luogo avente una connessione ad internet disponibile.

La digitalizzazione delle note spese in pochi semplici passi

Il processo digitale di rimborso spese con DocuWare parte da un modulo che viene compilato dal dipendente e una serie di fasi successive che vengono controllate automaticamente dal flusso di lavoro

Una volta compilato il modulo, Stefano carica le ricevute scansionate e lo invia. Così facendo ha dato avvio ad un flusso di lavoro che coinvolge una serie di reparti e il giorno successivo il reparto contabilità riferisce a Stefano quanto gli verrà rimborsato.

Digitalizzando questo processo, il responsabile di Stefano ha ricevuto in automatico la richiesta e ha potuto approvarla tramite timbro elettronico con DocuWare, senza aspettare il suo rientro. Una volta approvata è stata inoltrata automaticamente al reparto contabilità, che ha potuto in questo modo ultimare la procedura.

I vantaggi della digitalizzazione delle note spese

La digitalizzazione delle note spese offre una serie di vantaggi significativi che migliorano l’efficienza e la precisione dei processi aziendali:

Semplifica notevolmente la raccolta delle informazioni, eliminando la necessità di conservare e gestire manualmente ricevute e documenti cartacei
Riduce il rischio di errori umani e smarrimenti
Consente un accesso rapido e facile alle informazioni necessarie
Facilita la categorizzazione automatica delle spese per un monitoraggio più accurato delle spese aziendali e semplificando la preparazione di report finanziari dettagliati
Riduce i tempi di elaborazione in quanto i dipendenti possono caricare in tempo reale le spese in formato digitale, eliminando i lunghi processi di consegna e registrazione manuale
Accelera il processo di rimborso garantendo una maggiore trasparenza e tracciabilità
Favorisce la conformità normativa, facilitando la conservazione e l’archiviazione digitale a norma di legge
Diminuisce notevolmente l’utilizzo di carta, promuovendo pratiche più sostenibili e riducendo l’impatto ambientale complessivo