DocuWare
Il software per la digitalizzazione di documenti e processi

DocuWare: il software multitasking

DocuWare è il software di gestione documentale versatile come un coltellino svizzero: elaborazione delle fatture, gestione dei contratti, gestione dei file del personale etc. Se hai già avviato il processo di digitalizzazione in alcuni ambiti della tua azienda, come ad esempio per il processo di fatturazione, è possibile ampliarlo anche ad altre aree come il controllo qualità, il reparto HR o il legale.

Potresti acquistare soluzioni separate e specializzate per ogni area, ma perché sprecare tempo e denaro quando con DocuWare è possibile gestirle tutte in un unico strumento?

Cosa puoi fare con DocuWare?

Archivia i documenti

Con all'Intelligent Indexing puoi archiviare in maniera intelligente ed automatica i tuoi documenti grazie al riconoscimento dei principali indici

Ricerca full text

Ricerca in maniera semplice e veloce termini ed informazioni all'interno dei tuoi documenti anche solo attraverso l'utilizzo di un solo termine

Automatizza i workflow

Velocizza e semplifica le azioni e i processi ripetitivi grazie alla creazione di flussi di lavoro automatici

Raccogli informazioni

Grazie ai form in DocuWare potrai recuperare le informazioni in maniera semplice e generare automaticamente file PDF con i dati raccolti

Fondata nel 1988, DocuWare è ad oggi uno dei principali produttori di software per la gestione documentale con più di 20.000 clienti in 70 paesi.

Il nostro team di tecnici specializzati si occupa di digitalizzazione da oltre vent'anni e per questo è in grado di fornirti il massimo supporto e tutta l'esperienza acquisita per portare la tua azienda verso il futuro.

I vantaggi di un software di gestione digitale

Scegliere una soluzione di gestione digitale come DocuWare per i propri processi e per i propri documenti può apportare numerosi vantaggi alla tua organizzazione in termini di risparmio ed efficienza. Vediamo insieme alcuni:

Si adatta ad ogni reparto

Se la tua azienda scegliesse soluzioni specializzate e dipartimentali si troverebbe presto di fronte a grosse limitazioni: queste soluzioni infatti vengono definite “isolate” proprio perché poco flessibili rispetto alle diverse esigenze lavorative.

Nel migliore dei casi l’utente dovrà passare da uno strumento di lavoro all’altro, mentre, qualora l’accesso fosse garantito solo a chi lavora in uno specifico reparto allora bisognerà chiamare qualcuno del team e farsi aiutare.

Questa operazione richiede ovviamente tempo prezioso, ma con DocuWare è possibile richiamare con pochi clic documenti provenienti da archivi (e reparti) diversi per avere tutte le informazioni necessarie immediatamente disponibili

Ambiente software pulito e funzionale

Qualora un software venga pensato per un solo reparto si svilupperanno presto problemi all’interno dell’ambiente software, non solo il responsabile IT perderà facilmente il controllo ma anche il responsabile della conformità potrebbe trovarsi in difficoltà in quanto le domande a livello organizzativo sono diverse: dove sono i dati? Saranno conformi alle normative sulla protezione dei dati? Chi accede a quei dati e con quali diritti?

Adottando un sistema centrale come DocuWare, il sistema sarà decisamente più armonioso. Infatti sarà possibile mantenere i singoli reparti autonomi assegnando diritti differenti ai diversi responsabili così che posano configurare il proprio team come necessario

Costi più bassi

Anche se a prima vista le soluzioni specializzate sembrano costare di meno in quanto permettono di iniziare con pacchetti più piccoli, spesso necessitano di upgrade in tempi brevi perché viene rapidamente superato il limite massimo in termine di utenti, documenti, file, processi, volumi, etc.

DocuWare permette di scalare la soluzione in cloud in base al numero di utenti e al volume di dati in modo tale che non siano necessarie più licenze ma ne sia sufficiente una principale che può essere utilizzata da ciascun reparto in base ai diversi utilizzi

Maggiore efficienza

Un software di questo tipo consente di digitalizzare e archiviare documenti in modo centralizzato, eliminando la necessità di conservare ingombranti archivi fisici e semplificando notevolmente il recupero di informazioni. Inoltre, la ricerca e la condivisione di documenti diventano molto più veloci ed efficienti, riducendo il tempo perso a cercare file cartacei o documenti dispersi in diverse cartelle digitali. La possibilità di impostare permessi di accesso specifici per utenti o gruppi garantisce la sicurezza dei dati sensibili, proteggendoli da accessi non autorizzati. Infine, l’automazione dei processi di gestione documentale riduce gli errori umani, migliora la conformità alle normative e libera tempo per concentrarsi su compiti più strategici.

Guarda con i tuoi occhi come funziona DocuWare

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Cosa ti offriamo noi di Kalyos?

Da oltre vent’anni ci occupiamo con passione della digitalizzazione delle aziende, con un’attenzione particolare nei confronti della riduzione dell’utilizzo di carta e l’automatizzazione dei processi. La nostra divisione documentale è formata da tecnici e commerciali specializzati, formati direttamente da casa madre DocuWare, che saranno in grado di fornirti tutta l’assistenza e il supporto necessario.

Passo dopo passo collaboreranno insieme a te e alla tua realtà per comprendere al meglio quali processi lavorativi richiedono un’ottimizzazione ed un miglioramento: ti spiegheranno come farlo, ascoltando le tue esigenze e senza in alcun modo stravolgere il tuo metodo di lavoro e la cultura aziendale e ti garantiranno tutto il supporto tecnico in ogni momento in caso di problematiche o anche solo dubbi o perplessità.

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