Cosa significa digitalizzare un documento e perchè è importante per il tuo business
Nell’era digitale in cui viviamo, la trasformazione digitale è diventata una priorità per molte aziende ed uno degli aspetti cruciali di questa trasformazione è la digitalizzazione dei documenti.
Ma cosa significa esattamente digitalizzare un documento? E, più importante ancora, perché è così importante per il tuo business? In questo articolo, esploreremo i concetti di base della digitalizzazione dei documenti e analizzeremo i motivi per cui questa pratica può avere un impatto significativo sulla produttività, l’efficienza e il successo complessivo della tua azienda.
Che cosa significa digitalizzare un documento?
Per comprendere l’importanza della digitalizzazione dei documenti, è fondamentale avere una chiara definizione di questa pratica: la digitalizzazione dei documenti si riferisce infatti al processo di convertire documenti cartacei in formati digitali, rendendoli accessibili, archiviabili e facilmente gestibili attraverso strumenti e tecnologie digitali. Ciò comporta la scansione dei documenti fisici, la conversione dei testi in formati digitali e l’utilizzo di software e applicazioni apposite per archiviarli e gestirli in modo efficiente.
Come viene digitalizzato un documento
Quando un documento passa dalla versione cartacea a quella digitale in primo luogo deve essere scansionato. Come? Attraverso appositi strumenti come le stampanti multifunzioni che prevedono questa possibilità o anche più semplicemente tramite applicazioni disponibili sui nostri smartphone (come ad esempio Adobe Scan o Microsoft Lens).
Grazie all’OCR (Riconoscimento Ottico dei Caratteri), il documento viene trasformato in un testo digitale, rendendo il suo contenuto ricercabile e modificabile
Cosa fare con un documento digitalizzato
Una volta che il documento è stato digitalizzato e reso ricercabile, può essere archiviato e gestito tramite appositi sistemi di gestione dei documenti (DMS). Grazie a questi software potrai catalogare ed archiviare i tuoi documenti in maniera intelligente, per effettuare ricerche rapide e collaborare in maniera semplice con i membri del team. Inoltre, la digitalizzazione dei documenti ti permette di integrarli all’interno di altri processi aziendali migliorando l’efficienza operativa della tua azienda.
Perchè è vantaggioso digitalizzare i documenti?
1. Aumento dell’efficienza operativa
La digitalizzazione dei documenti permette di liberarsi dalla dipendenza dai documenti cartacei e di passare a un ambiente di lavoro più efficiente e organizzato. I documenti digitali possono essere facilmente cercati, condivisi e modificati, riducendo il tempo speso nella gestione dei documenti e consentendo ai dipendenti di concentrarsi su compiti di maggior valore aggiunto.
2. Risparmio di spazi e costi
La digitalizzazione dei documenti consente di eliminare o ridurre significativamente la necessità di spazio di archiviazione fisico per i documenti cartacei. Ciò porta a un risparmio sui costi di archiviazione e alla riduzione degli sprechi di risorse. Inoltre, la riduzione del consumo di carta e di altri materiali associati alla gestione dei documenti cartacei può contribuire agli sforzi di sostenibilità ambientale dell’azienda.
3. Migliore condivisione e collaborazione
La digitalizzazione dei documenti consente una condivisione rapida e sicura dei documenti tra i membri del team e le diverse sedi aziendali. La possibilità di accedere ai documenti in remoto favorisce la collaborazione tra dipendenti, migliorando la comunicazione interna e la fluidità dei processi di lavoro.
4. Maggiore sicurezza e conformità normativa
La gestione dei documenti digitali consente di applicare misure di sicurezza avanzate, come l‘accesso controllato, l’autenticazione a due fattori e la crittografia dei dati. Inoltre, la digitalizzazione dei documenti facilita la conformità alle normative e ai requisiti legali, semplificando la ricerca e l’accesso a informazioni specifiche quando necessario.
Come digitalizzare i documenti nella tua azienda
Puoi mettere in pratica fin da subito qualche piccolo accorgimento per ottimizzare la gestione dei tuoi contratti e snellire così il lavoro della tua azienda e dei tuoi dipendenti:
- Nominare un responsabile dei contratti: la presenza di un responsabile infatti garantisce che i contratti vengano esaminati, negoziati ed eseguiti in maniera corretta e che tutti i soggetti coinvolti siano informati in merito ad aggiornamenti e/o modifiche
- Fornire adeguata formazione: per i dipendenti che lavorano a stretto contatto con i contratti è importante comprendere i termini chiave e i requisiti di conformità attuali, per questo è fondamentale che ricevano la giusta formazione in merito
- Affidarsi ad una consulenza esterna: per individuare eventuali incongruenze ed ottimizzare la leggibilità del documento può essere utile affidarsi a professionisti specializzati
Come scegliere i giusti strumenti per la digitalizzazione dei documenti
Esistono numerose soluzioni software e tecnologie disponibili per facilitare la digitalizzazione dei documenti. È essenziale scegliere gli strumenti che si adattano meglio alle tue esigenze aziendali, come software di scansione e riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), sistemi di gestione dei documenti (DMS) o soluzioni di archiviazione cloud.
Strumenti di scansione
Per eseguire la scansione dei documenti e renderli digitali in un ambiente aziendale, le stampanti multifunzione rappresentano una scelta popolare e versatile. Le moderne stampanti multifunzioni non solo offrono funzionalità di stampa, ma includono anche scanner integrati che consentono di acquisire documenti in modo rapido ed efficiente. Questi dispositivi combinati offrono una soluzione all-in-one per le esigenze di stampa e scansione dell’azienda.
Le stampanti multifunzione dotate di funzionalità di scansione offrono molteplici vantaggi. Innanzitutto, possono gestire una vasta gamma di formati di documento, dalla carta tradizionale ai documenti in formato A4, A3 e oltre. Alcuni modelli sono anche in grado di gestire documenti in formato cartonato o fogli molto lunghi, consentendo di digitalizzare materiali speciali come brochure o pannelli pubblicitari. Inoltre, le stampanti multifunzione possono offrire una velocità di scansione elevata, consentendo di acquisire documenti in grande quantità in tempi ridotti. Questo è particolarmente vantaggioso per le aziende che gestiscono un alto volume di documenti da digitalizzare regolarmente.
Oltre alla velocità, le stampanti multifunzione possono offrire funzionalità avanzate come il rilevamento automatico dei lati delle pagine, la correzione automatica dell’orientamento e la rimozione automatica dei punti o delle macchie presenti sul documento acquisito. Queste caratteristiche contribuiscono a migliorare la qualità delle scansioni e a garantire risultati nitidi e leggibili.
Alcuni modelli di stampanti multifunzione sono anche dotati di funzionalità di scansione verso diverse destinazioni, come e-mail, cartelle di rete o servizi di archiviazione cloud. Questo consente un’ulteriore semplificazione del processo di digitalizzazione e una più rapida condivisione dei documenti acquisiti con i membri del team o altri interessati.
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