Gestione digitale dei contratti:
la chiave per il successo aziendale
La tua azienda utilizza ancora processi manuali in ambito amministrativo e dipende da file Excel ed email?
In questo modo la gestione delle pratiche, come ad esempio i contratti, risulterà più costosa e più esposta a rischi. Secondo un’indagine condotta da World Commerce and Contracting (un’organizzazione di categoria composta da 70.000 membri in tutto il mondo) ad oggi:
- L’’84% subisce pressioni per semplificare i contratti
- Il 65% si concentra sul miglioramento della comunicazione
- L’81% vorrebbe implementare l’automazione dei contratti
Per questo motivo anche la tua azienda dovrebbe prendere in considerazione l’idea di adottare una gestione digitale per quanto riguarda i contratti e i processi ad essi correlati.
Perchè optare per la gestione digitale dei contratti?
Comprendere i limiti dei processi manuali è il primo passo per muovere la propria azienda verso la digitalizzazione ed ottimizzare le prestazioni finanziarie e operative. Infatti, gestire i contratti tramite processi digitali permette di avere una visibilità completa e tenere così traccia di tutte le date e i progressi in ogni fase. Inoltre, gestire in maniera automatizzata i contratti, garantisce il rispetto degli standard di conformità attraverso funzioni quali: i diritti di accesso personalizzati, la convalide della firma elettronica e la conservazione a norma.
Un’azienda gestisce di norma contratti diversi con molteplici fornitori, clienti e partner. Se questi vengono gestiti in maniera cartacea è facile capire come si possa generare una grande confusione e si verifichino difficoltà nell’avanzamento dei progressi: infatti, anche solo reperire un documento può voler dire doversi spostare tra sistemi e sedi diverse con conseguente spreco di tempo, denaro e risorse.
Grazie all’automazione del flusso di lavoro e l’archiviazione sicura, ogni fase viene accelerata e semplificata a partire dall’avvio del contratto fino alla creazione di un accordo firmato in maniera legale. Inoltre, è molto più semplice tenere traccia di metriche come la conformità, le scadenze di rinnovo e le spese così da prendere decisioni informate e prive di rischi.
Perchè la gestione digitale dei contratti è vantaggiosa?
1. Puoi passare dalla redazione all’accettazione del contratto più velocemente grazie a:
- Modelli di contratto pensati per accelerare e standardizzare la creazione dei contratti
- Notifiche automatiche per ciascuna tappa del processo e come promemoria per le scadenze dei rinnovi
- Firme elettroniche valide legalmente che permetteranno di firmare i documenti senza una necessaria compresenza fisica, riducendo così le tempistiche
- Autorizzazioni personalizzate che garantiscano ai dipendenti di elaborare i contratti da remoto, così che possano approvarli, rivederli e firmarli anche senza essere fisicamente presenti in ufficio
2. Puoi creare un registro chiaro e verificabile in modo da:
- Tenere monitorati i vari procedimenti: chi ha accettato, cosa ha accettato e quando lo ha fatto
- Mantenere tutte le versioni così da avere a disposizione un registro consultabile di tutte le modifiche effettuate
- Garantire che i contratti firmati non vengano alterati, danneggiati o persi (come può accadere in caso di utilizzo di documenti cartacei)
- Archiviare contratti, bozze, immagini, etc. in formato elettronico così da tenerli al sicuro grazie a backup ridondanti
- Proteggere le informazioni sensibili e riservate da utilizzi non autorizzati (dati finanziari, dati personali, etc.)
3. Identificare rischi ed opportunità e garantire processi coerenti
- Garantire che i contratti vengano redatti secondo processi coerenti ed archiviati in modo sicuro all’interno di un database centralizzato per un accesso immediato
- Identificare i rischi e le opportunità di business nei contratti in essere ed utilizzare queste informazioni per prendere decisioni aziendali
Qualche piccolo consiglio pratico per ottimizzare subito la gestione dei contratti
Puoi mettere in pratica fin da subito qualche piccolo accorgimento per ottimizzare la gestione dei tuoi contratti e snellire così il lavoro della tua azienda e dei tuoi dipendenti:
- Nominare un responsabile dei contratti: la presenza di un responsabile infatti garantisce che i contratti vengano esaminati, negoziati ed eseguiti in maniera corretta e che tutti i soggetti coinvolti siano informati in merito ad aggiornamenti e/o modifiche
- Fornire adeguata formazione: per i dipendenti che lavorano a stretto contatto con i contratti è importante comprendere i termini chiave e i requisiti di conformità attuali, per questo è fondamentale che ricevano la giusta formazione in merito
- Affidarsi ad una consulenza esterna: per individuare eventuali incongruenze ed ottimizzare la leggibilità del documento può essere utile affidarsi a professionisti specializzati
Se sei stanco di sprecare tempo, denaro e risorse affidandoti ai vecchi processi cartacei è ora di fare un passo in più. Per questo un software di gestione documentale come DocuWare può venire in tuo aiuto così da facilitare ed ottimizzare tutte le tue operazioni aziendali.
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