Come archiviare i documenti cartacei del tuo ufficio
Quali sono le tipologie di documenti più presenti in un'azienda?
All’interno di un’azienda e dei relativi uffici circola un’enorme quantità di documenti, ma non esiste una risposta realmente univoca a questa domanda. Infatti dipende dal tipo di ufficio e dalle sue funzioni, anche se è possibile individuare alcune categorie generali di documenti che sono comuni a molte realtà lavorative. Tra questi ci sono:
– Documenti amministrativi: sono tutti i documenti che attestano lo svolgimento dell’attività amministrativa dell’ufficio, come fatture, contratti, ordini, ricevute, bollette, buste paga, dichiarazioni fiscali, certificati, autorizzazioni, permessi, ecc. Questi documenti devono essere registrati nel protocollo dell’ufficio e conservati secondo le norme vigenti.
– Documenti interni: sono tutti i documenti che riguardano la comunicazione e l’organizzazione interna dell’ufficio, come circolari, note, verbali, relazioni, progetti, schede, ecc. Questi documenti non sono soggetti a registrazione obbligatoria nel protocollo, ma devono essere comunque ordinati e archiviati secondo criteri logici e coerenti.
– Documenti esterni: sono tutti i documenti che provengono o sono destinati a soggetti esterni all’ufficio, come clienti, fornitori, partner, enti pubblici, ecc. Questi documenti possono essere di varia natura e finalità, come lettere, brochure, inviti, richieste, offerte, reclami, ecc. Anche questi documenti devono essere registrati nel protocollo dell’ufficio e conservati secondo le norme vigenti.
Per questo, per gestire al meglio il flusso di documenti che circolano in ufficio è importante archiviarli in maniera corretta per garantire l’ordine, la sicurezza e la conservazione delle informazioni.
Archiviazione manuale dei documenti
I documenti possono essere archiviati seguendo diverse metodologie: sicuramente l’archiviazione manuale è ancora quella più utilizzata e diffusa nelle aziende appartenenti ad ogni settore.
Quali sono i procedimenti da seguire per eseguire una corretta archiviazione manuale dei documenti?
CLASSIFICAZIONE
L’archiviazione manuale genericamente prevede la classificazione dei documenti presenti secondo la tipologia, il contenuto, la data e la fonte secondo criteri predefiniti o personalizzati in base alle esigenze.
ETICHETTATURA
Una volta classificati i documenti, diventa utile utilizzare codici o sigle che ne facilitino l’identificazione e la ricerca. Si possono utilizzare sistemi alfanumerici o sistemi di colori per creare categorie e sottocategorie.
ARCHIVIAZIONE FISICA
Una volta etichettati i documenti, questi vengono inseriti in cartelle/fascicoli o contenitori adeguati utilizzando materiali resistenti e protettivi che permettano di conservare i documenti da danni provocati da umidità, polvere o usura. Le relative cartelle vengono poi inserite in armadi, cassetti o scaffalature apposite. Qualora si tratti di aziende con uno spazio a disposizione più ampio, i depositi possono essere separati dalla zona operativa ma comunque facilmente accessibili ai dipendenti autorizzati.
REGISTRAZIONE
Una volta eseguita l’archiviazione fisica dei documenti, è importante registrarli in un inventario o database che ne riporti le principali caratteristiche in modo tale da sapere sempre dove ritrovarli, utilizzando dei software o dei fogli di calcolo per creare delle schede informative.
Perchè l'archiviazione manuale non è vantaggiosa
Pur quanto si tratti ancora della metodologia più diffusa in tutte le aziende, l’archiviazione manuale dei documenti presenta diversi svantaggi rispetto ai più recenti metodi di archiviazione digitale o automatizzata:
Perdita di tempo: innanzitutto l’archiviazione manuale richiede l’impiego di una maggiore quantità di tempo e un maggior numero di risorse. Immagina il tempo necessario ad un dipendente per etichettare ed organizzare uno ad uno ogni singolo documento presente, correndo inoltre il rischio di commettere errori che possono quindi alterarne la corretta archiviazione
Ingombro fisico: archiviare i documenti cartacei significa avere a disposizione degli spazi adibiti alla conservazione dei fogli di carta, il che spesso significa addirittura dover comprare locali aggiuntivi all’interno dei quali depositare i raccoglitori e i faldoni. Viene da sé che ciò comporta anche un aumento di investimento a livello economico
Accesso difficoltoso: soprattutto quando le quantità di documenti cominciano ad essere importanti, il processo di accesso alle informazioni diventa lungo e complesso. Il tutto si complica maggiormente se pensiamo ai documenti sensibili, che richiedono misure di sicurezza ancora più particolari
Costi elevati: gestire ed effettuare la manutenzione di un archivio cartaceo comporta un inevitabile dispendio economico. Basti pensare all’acquisto dei faldoni, delle etichette, dei raccoglitori, le spese legate alla carta e alla stampa e nei casi più importanti, alle spese di affitto per i locali adibiti alla conservazione
Impatto ambientale negativo: utilizzare carta e inchiostro significa impattare in maniera negativa sull’ambiente. Basta pensare al materiale di scarto derivante dalla stampa (come i toner che devono essere smaltiti) e all’inquinamento provocato dall’utilizzo delle stampanti, ma anche semplicemente ai danni provocati all’ambiente a causa del disboscamento per la produzione di carta
Perchè l'archiviazione digitale è la soluzione giusta per la tua azienda
Scegliere di archiviare digitalmente i documenti è una scelta strategica per l’azienda che comporta numerosi vantaggi:
- Innanzitutto la riduzione dei costi di gestione, di stampa e conservazione dei documenti cartacei che richiedono spazio fisico e personale dedicato
- Una maggiore sicurezza e protezione dei dati sensibili, che possono essere criptati, backuppati e resi accessibili solo a chi ha le autorizzazioni necessarie
- Maggiore facilità di ricerca e consultazione dei documenti, che possono essere organizzati in modo logico e categorizzato secondo diversi criteri (data, tipo, autore, ecc.)
- Garanzia di conformità alle normative vigenti in materia di privacy e conservazione sostitutiva, che prevedono l’obbligo di digitalizzare e conservare i documenti in formato elettronico per un determinato periodo di tempo
Scegliere quindi di archiviare digitalmente i propri documenti è un modo per ottimizzare i processi interni, migliorando efficienza e la produttività e garantendo la trasparenza e la legalità delle operazioni.
Come archiviare digitalmente i tuoi documenti
L’archiviazione digitale dei documenti aziendali è una pratica che consente di conservare i file in formato elettronico, riducendo l’uso della carta e facilitando la ricerca e la condivisione delle informazioni. Esistono diversi modi per archiviare i dati digitali, a seconda delle esigenze e delle risorse di ogni impresa:
Archiviazione digitale on-site: si tratta di archivi elettronici fisici, allocati presso la propria sede e gestiti attraverso un software di gestione documentale. Questo metodo garantisce un elevato controllo e sicurezza dei dati, ma richiede investimenti in hardware, software e manutenzione. Inoltre, i documenti sono accessibili solo da chi si trova nella sede aziendale o tramite una rete interna
Archiviazione digitale in cloud: si tratta di piattaforme esterne che offrono spazio di memorizzazione online, accessibile da qualsiasi dispositivo connesso a Internet. Questo metodo permette di risparmiare sui costi di infrastruttura e di avere una maggiore flessibilità e scalabilità. Tuttavia, bisogna affidarsi a fornitori affidabili e garantire la protezione dei dati sensibili.
Perchè scegliere un sistema di gestione documentale (DMS)
La gestione efficiente dei documenti è diventata un aspetto cruciale per tutte le aziende e l’archiviazione su supporti fisici tradizionali ha dimostrato i suoi limiti in termini di tempo, spazio e sicurezza. Scegliere un sistema di gestione documentale (detto anche DMS) permette di archiviare, organizzare e gestire i documenti in modo da mantenere un alto livello di efficienza e produttività nella tua azienda.
Non dimentichiamo inoltre che la sicurezza dei documenti aziendali è di fondamentale importanza, per questo è importante garantirla attraverso i giusti strumenti in modo tale che solo le persone autorizzate possano accedervi.
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