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Indicizzazione senza errori con un solo clic
Durante l’archiviazione di un documento, grazie allo strumento “One Click Indexing” di DocuWare potrai assegnare termini di indice con un solo clic. In questo modo, non sarà necessario digitare manualmente lunghi termini o combinazioni di numeri, eliminando così la possibilità di commettere errori e riducendo drasticamente gli sprechi di tempo.
Come funziona l’indicizzazione con DocuWare
Facendo clic su un termine in un documento all’interno di DocuWare, questo viene inserito nel campo attivo della finestra di dialogo dell’archivio. Una volta selezionato un termine, il cursore si sposta automaticamente al campo di indicizzazione successivo in modo tale da poter proseguire senza interruzioni. È possibile anche selezionare più termini contemporaneamente, selezionandoli tenendo premuto con il tasto sinistro del mouse. Invece, tenendo premuto il taso CTRL è possibile selezionare termini, date o combinazioni di numeri inseriti in punti diversi del documento e trasferendoli in un unico punto indice.
Come capire se la funzione di indicizzazione One Click in DocuWare è attiva?
La funzione One Click Indexing è una funzione standard di DocuWare. Per capire se è stata attivata, i termini vengono evidenziati a colori quando il cursore del mouse viene spostato su di essi all’interno di un documento aperto nel viewer. Qualora i termini non risultassero evidenziati, la funzione può essere attivata nella barra degli strumenti tramite l’icona ABC.
Se non trovi l’icona ABC nella barra degli strumenti, puoi attivarla tramite il menù principale sotto la voce “Profilo e Impostazioni” nella sezione Viewer.
L’indicizzazione con un solo clic funziona anche quando si modificano o integrano i termini indice per un documento già archiviato e con campi compatibili. Ad esempio, anche gli importi e le singole voci di fattura nei campi possono essere facilmente inserti con un clic.
Adottare le proprietà dei file come termini di indice
Anche le proprietà del file visualizzate nel piè di pagina del visualizzatore possono essere trasferite rapidamente a un campo indice; infatti il nome del file, il tipo e la data sono aree cliccabili.
L’indicizzazione intelligente continua ad apprendere
Se utilizzate in DocuWare la funzione di Intelligent Indexing (o indicizzazione intelligente) utilizzate la funzione di indicizzazione One Click se dovete riempire o correggere i campi dell’indici così che l’indicizzazione intelligente possa apprendere ancora più velocemente rispetto alla digitazione dei termini.