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Come controllare i rinnovi e le scadenze dei contratti
Ciascun contratto o abbonamento prevede termini e scadenze che spesso sono difficili da gestire tramite processi manuali: per questo, grazie ai controlli di ripresentazione automatica, prorogare, annullare o rinegoziare un accordo sarà un gioco da ragazzi.
Come funziona il flusso di lavoro di ripresentazione
Una volta che un determinato contratto viene inserito all’interno di un flusso di lavoro di ripresentazione, questo appare in n elenco di documenti in scadenza in anticipo, con la possibilità di impostare anche una sollecitazione via email. La data che attiva tale processo può essere definita in fase di inserimento durante la memorizzazione del contratto oppure può essere impostata in un secondo momento.
Le tre fasi del flusso di ripresentazione
- Per prima cosa, la finestra di dialogo dell’archivio utilizzata per i contratti deve contenere un campo in cui sia possibile inserire la data che deve essere riportata come da documento originale
2. Bisogna poi impostare un elenco con tutti i documenti. I criteri di definizione dell’elenco sono flessibili e personalizzabili: ad esempio, la query può essere definita in modo tale che i documenti compaiano in elenco in maniera automatica 30 giorni prima della loro scadenza. Una volta raggiunto il giorno effettivo della scadenza, saranno spostati in automatico nell’elenco “scaduti”. Il tutto correlato dall’invio automatico di alert via mail
3. Per terminare o prolungare il processo di ripresentazione, è necessario utilizzare dei timbri:
- Il primo, corrispondente alla data di azione, permetterà la rimozione del documento dall’elenco quando tutte le attività ad esso correlate saranno completate
- ll secondo timbro permetterà invece di impostare una nuova data in modo tale che il documento possa rimanere all’interno dell’elenco oppure ricomparirvi nel momento impostato
