Come automatizzare i processi di elaborazione delle fatture
La digitalizzazione dei processi di elaborazione delle fatture rappresenta un passo importante verso una gestione più efficiente e moderna delle finanze aziendali. La transizione verso metodi di elaborazione digitale delle fatture ha il potenziale di migliorare la velocità, l’accuratezza e l’efficienza dei processi finanziari, ridurre i costi e migliorare la sicurezza dei dati. Con la digitalizzazione dei processi di elaborazione delle fatture la tua azienda può ricevere, elaborare ed archiviare le fatture in maniera totalmente digitale. In questo modo non avrai più bisogno di stampanti e carta, riducendo tutti i costi associati all’acquisto e alla gestione delle risorse fisiche e materiali.
Digitalizzare i processi di elaborazione delle fatture significa anche aumentare la sicurezza dei dati finanziari della tua azienda, in quanto l’elaborazione digitale garantisce la protezione dei dati sensibili riducendo il rischio di perdita o furto dei documenti legato alle attività manuali. Inoltre, i sistemi di crittografia avanzati, proteggono i dati delle fatture da accessi non autorizzati e violazioni della sicurezza.
Automatizzazione della contabilità fornitori
La contabilità fornitori, senza un flusso di lavoro automatizzato, può presentare diversi ostacoli e sfide che rallentano inevitabilmente il tuo lavoro in azienda. Infatti, quando si parla di contabilità fornitori non si parla solamente di pagare le fatture ma anche di riconciliare la fatture con l’ordine di acquisto e il buono di consegna, mantenere i rapporti con i fornitori e negoziare i termini di credito.
Le problematiche della gestione cartacea delle fatture
Tutte queste attività, se svolte tramite metodi cartacei possono appesantire in maniera non indifferente il lavoro di coloro che operano nel settore. In che modo?
- Inserire manualmente i dati richiede tempo, ma soprattutto può comportare numerosi errori
- Le fatture cartacee devono essere archiviate e recuperate, e qualora nel procedimento ci fossero degli errori, è necessario ricercarle per poterli correggere
- Non è possibile segnalare i duplicati o i pagamenti in eccesso e la correzione di eventuali refusi richiede tempo e lavoro extra
- Anche nel momento in cui una fattura viene recapitata digitalmente, ad esempio tramite mail, viene stampata ed archiviata in forma cartacea con tutti gli sprechi e le complicazioni che ne derivano come sopra descritto
Inoltre è importante ricordarsi che i ritardi nelle approvazioni possono condurre ad ulteriori problematiche:
- Ritardare un pagamento comporta spese aggiuntive e trattenute sul credito, che a loro volta possono portare ad una sospensione delle consegne
- Non potendo accedervi da remoto, le fatture possono essere esaminate ed approvate solamente in ufficio. Ciò significa che i processi di approvazione possono essere interrotti nel momento in cui un membro del team si trovi fuori sede
Come l'elaborazione automatica delle fatture garantisce produttività alla tua azienda
L‘automatizzazione del processo di elaborazione delle fatture richiede che questo si basi sulle regole dettate dalla singola azienda, in modo tale che l’elaborazione sia il più precisa possibile. Così facendo ogni fase è ben definita, a partire dal momento dell’acquisizione fino ad arrivare all’approvazione o alla generazione di un record da registrare all’interno del sistema contabile o del proprio ERP.
La scelta di una soluzione di elaborazione digitale delle fatture può avere quindi numerosi vantaggi sia per quanto fa riferimento al livello complessivo aziendale, sia per gli addetti alla contabilità:
Acquisire le fatture grazie all’intelligenza artificiale
Immagina di avere a tua disposizione un sistema in grado di apprendere e comprendere automaticamente i dati ed estrarli da qualsiasi fattura in pochi istanti: questo è il DocuWare Intelligent Indexing, ovvero un sostituto all’inserimento manuale che ti permette di eliminare errori e perdite di tempo grazie alla possibilità di riconoscere ed inserire i dati non strutturati all’interno delle fatture.
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Archiviare e recuperare facilmente i documenti digitali
Le fatture, diversamente da quelle cartacee che rischiano di andare perse o distrutte, se archiviate digitalmente vengono mantenute all’interno di un repository ed organizzate sulla base dei dati indice acquisiti dal software e, proprio per la loro natura digitale, sono accessibili da qualsiasi dispositivo a ciascun membro autorizzato in modo tale da garantire un’operatività aziendale continua. Inoltre, con un sistema di gestione documentale vengono applicate le politiche necessarie per garantire la corretta conservazione a norma di legge.
I flussi di lavoro contabili automatizzati sono la chiave per il successo della tua azienda
I workflow digitali ti permettono di avere il pieno controllo di tutte le fasi del ciclo di vita di un documento, ma non solo.
Il sistema infatti è in grado di rilevare automaticamente la presenza di fatture duplicate o se un fornitore è già presente nel sistema, in modo tale da avviare un processo automatico di inserimento del nuovo qualora così non fosse. Ciascuna fase del processo è condivisibile con i membri autorizzati ed è possibile inviare mail di aggiornamento ad ogni dipendente in merito a nuove attività svolte o da completare. Chi gestisce il processo potrà così vede facilmente quali fasi sono state completate e quali invece sono ancora in fase di svolgimento.
Un altro tema fondamentale è quello della sicurezza dei dati, soprattutto quando si parla di documenti archiviati digitalmente. Proprio per questo le solide misure di sicurezza e i backup ridondanti garantiscono il recupero delle informazioni in caso di complicazioni e vietano l’accesso ai dipendenti e ai membri non autorizzati.
Cosa deve fare una buona soluzione di elaborazione automatica delle fatture?
Una buona soluzione per l’elaborazione digitale delle fatture deve permettere di eseguire alcune operazioni fondamentali:
- Permettere l'acquisizione delle fatture da uno scanner, una mail o tramite trascinamento dal desktop
- Tenere traccia delle date di scadenza dei pagamenti ed inviare alert via mail
- Convalidare le fatture sulla base delle regole aziendali definite
- Recuperare i documenti correlati senza dover abbandonare i software aziendali terzi in uso, come il sistema contabile (ciò implica la possibilità di integrazione)
- Fornire dati scaricabili da poter inserire nel proprio software ERP o nel proprio sistema contabile
- Consentire l'accesso ai soli membri autorizzati da qualsiasi dispositivo e in qualsiasi momento
- Offrire funzionalità di integrazione che permettano di collegarsi con i provider di posta elettronica, i software ERP, CRM o i sistemi HR
Il caso di successo: Lawrence Paper Company
La Lawrence Paper Company è un’azienda composta da circa 215 dipendenti che si occupa della produzione di scatole e materiali di imballaggio (dalle piccole scatole fino a grandi articoli contenitori di componenti automobilistiche). I clienti dell’azienda, circa 2.000 appartengono a svariati settori differenti tra di loro: dai produttori di cibi per animali fino alle industrie automobilistiche. All’interno dell’azienda, presente sul mercato da anni, i processi cartacei erano ormai consolidati e diffusi.
Dopo aver analizzato il potenziale miglioramento delle prestazioni, la Lawrence Paper Company ha deciso di passare al digitale e di scegliere DocuWare per l’elaborazione dei documenti, liberandosi di schedari e pile ingombranti di carta.
Semplificazione del flusso di lavoro per l’elaborazione delle fatture
Il processo di digitalizzazione ha avuto inizio proprio all’interno del reparto di contabilità. Prima dell’utilizzo di DocuWare, ciascun acquisto da parte di un cliente dava origine ad un processo cartaceo che vedeva i documenti circolare tra 15 dipendenti differenti prima di essere archiviati manualmente. Grazie a DocuWare e alla velocizzazione delle tempistiche, il numero di fatture giornaliere elaborate è passato da 15 a 100.
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