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DocuWare & Teams: l'unione fa la forza
All’interno dei contesti di lavoro, l’applicazione Microsoft Teams è una di quelle sicuramente più utilizzate per la comunicazioni tra dipartimenti della stessa sede, ma anche e soprattutto per condividere informazioni e documenti con colleghi di sedi esterne.
Grazie alla nuova integrazione sviluppata tra DocuWare e Microsoft Teams, è ora possibile archiviare in maniera sicura tutti i documenti dalle chat e dai canali ed è possibile convertire automaticamente i documenti in link condivisibili con altri colleghi.
Per cosa viene utilizzato Microsoft Teams
Microsoft Teams vede come sua funzione principale sicuramente quella di app di messaggistica, utilizzata anche per videochiamare i membri del proprio team ed organizzare meeting e riunioni, soprattutto in seguito al periodo della pandemia. Ma non solo: Teams viene anche utilizzato per archiviare e condividere documenti. Il rischio però, è quello che vengano facilmente persi, motivo per il quale diventa fondamentale archiviarli nella maniera corretta.
Grazie all’app DocuWare, presente direttamente in Teams, è possibile salvare in pochi clic i documenti grazie alle funzionalità presenti. In questo modo, essi saranno disponibili in qualsiasi momento a tutti i membri autorizzati che potranno utilizzarli fin da subito anche per avviare nuovi flussi di lavoro.
DocuWare connect to Teams: ecco come appare l’app di DocuWare inserita direttamente all’interno di Microsoft Teams
Come avviene il passaggio di documenti da DocuWare a Teams
I documenti non possono solo essere salvati direttamente da Teams in DocuWare, ma al contrario possono essere inviati tramite le chat o i canali attraverso un link generabile direttamente da DocuWare senza che ci sia la necessità di uscire dal software. In questo modo, la sicurezza è garantita ai massimi livelli in quanto il file non viene pubblicato ma è il link che permette l’accesso a quest’ultimo. Tutto rimane quindi memorizzato in maniera sicura.
Quando si sceglie di condividere un documento da DocuWare a Teams, viene generato automaticamente un link e una finestra viene aperta direttamente nell’app di DocuWare senza dover uscire dal software.
Possibili utilizzi dell’integrazione tra Teams e DocuWare
L’integrazione tra i due sistemi può essere sfruttata in molteplici modi. Vediamone insieme alcuni:
- Dipendenti di sedi diverse utilizzano Teams per sviluppare le diverse bozze dei contratti che vengono poi archiviate in DocuWare
- Tramite DocuWare è possibile condividere tra colleghi le offerte ricevute dai fornitori per poterle discutere in gruppo
- Se c’è la necessità di condividere un documento, si può condividere il link in un canale Teams direttamente da DocuWare in modo tale che tutti possano modificarlo contemporaneamente. Così facendo ogni file rimarrà comunque al sicuro all’interno del software.
*La funzionalità è disponibile per tutti i clienti DocuWare Cloud ed è inclusa in tutti i pacchetti di licenza.