Come esportare dei dati perfetti da DocuWare al tuo programma di contabilità
Oggi approfondiremo insieme il funzionamento di DocuWare Export, ovvero la funzione che ti permette di personalizzare i dati esportabili per garantire una perfetta importazione nel programma di contabilità.
L’esportazione dei dati principali dai documenti presenti in DocuWare è fondamentale per poter utilizzare al meglio il sistema di contabilità finanziaria e tutte le altre applicazioni: con DocuWare Export puoi perfezionare l’esportazione sulla base delle esigenze del programma di importazione e l’elaborazione successiva.
Ottimizzazione dell’esportazione dei dati per il sistema contabile
Durante la configurazione di DocuWare Export è possibile selezionare tra diverse opzioni:
- Esportazione standard: prevede l’esportazione dei dati sotto forma di elenco dei risultati
- Esportazione personalizzata: questa tipologia prevede diverse opzioni per poter adattare i dati sulla base delle convenzioni del sistema contabile. I dati dei campi indici possono essere suddivise in più colonne per poter esportare singolarmente i valori ed è inoltre possibile modificare i dati durante il corso dell’esportazione
Come preparare un’esportazione precisa
Per preparare una configurazione dei dati precisa:
- Creare una nuova configurazione in Configurazione di DocuWare > Esportazione dati
- Selezionare Contenuto personalizzato in Generale e modificare le intestazioni, i piè di pagina e le tabelle dei file e dei documenti nella scheda omonima. Questi verranno poi mostrati in anteprima
Separare o modificare i dati del campo indice
Passando il mouse su una riga, appariranno due pulsanti che ti permetteranno di separare o trasformare il contenuto.
- Separa contenuto: questa funzione permette di dividere i dati del campo indice in colonne.
Quando utilizzare questa funzione?
Può essere che gli elenchi di selezione contengano un numero di centro di costo e un nome associato, come ad esempio “40000 – Vendite” ma la parte utilizzata nel programma di contabilità sia solo il numero. Oppure la funzione può tornare utile nel caso in cui sia necessario esportare separatamente numeri e nomi dei progetti.
- Trasforma contenuto: questa funzione permette di modificare il contenuto da esportare
Può essere utile quando è necessario sostituire le abbreviazioni con nomi completi oppure se un campo contiene il nome del mese ma è necessario che l’esportazione corrisponda al numero (esempio: 01 invece di Gennaio)
Una volta effettuate tutte le modifiche, con il pulsante Anteprima esportazione sarà possibile visualizzare un’anteprima del file prima che esso venga esportato oppure scaricare un’esportazione di prova.
Il tuo software senza più segreti con i nostri DocuWare Tips
Continua a seguirci per ottimizzare al meglio il tuo lavoro!