I vantaggi competitivi di un sistema di gestione documentale

Scegliere un sistema di gestione documentale per digitalizzare la propria azienda garantisce numerosi vantaggi competitivi necessari all’interno del mercato moderno

Settore di produzione e gestione documentale

Ogni azienda oggi è sottoposta a diverse pressioni: alti livelli di competitività, problematiche legate alla supply chain, panorama normativo in continua e rapida evoluzione etc. Per questo è importante dotarsi degli strumenti giusti per potersi affermare all’interno dei mercati globali per offrire un servizio di qualità ai clienti maggiori. 

Soprattutto nel settore della produzione, l’intensità documentale è molto alta per natura in quanto il prodotto deve essere sempre accompagnato dalla rispettiva documentazione durante tutto il suo processo. Inoltre, tutti i file devono essere poi archiviati correttamente per poter garantire un rapido servizio anche nella fase di post-vendita dedicata al servizio clienti. Scegliendo di non affidarsi a un sistema di gestione digitale dei documenti i dipendenti perdono tempo ad acquisire, archiviare ed inoltrare i documenti e inoltre non si ha in questo modo la visione delle opportunità di miglioramento a disposizione.

Gestione digitale dei documenti in cloud

Un’altra difficoltà dei nostri tempi è sicuramente l’impossibilità della pianificazione a lungo termine: il mercato, l’economia e tutti i settori evolvono rapidamente ed è importante restare al passo.

 

In questo caso entrano in gioco le soluzioni Cloud che permettono anche alle PMI di accedere alle risorse disponibili in precedenza solo per le grandi aziende, pur rimanendo nei limiti di budget predefiniti. Una soluzione di gestione documentale in Cloud, come Docuware, permette che tutti i documenti vengano correttamente digitalizzati e archiviati in un archivio centrale (disegni di progettazione, ordini di materiali, documenti di produzione, ordini di vendita o fatture). Essendo disponibili online tutti i dipendenti possono accedervi, 24/7, da qualsiasi luogo. In questo modo, la produzione continua verrà garantita e i costi contenuti. 

Documenti digitali e sicurezza

Un aspetto importantissimo è quello della sicurezza delle informazioni: i documenti riservati saranno visibili solo ai soggetti autorizzati e inoltre l’azienda è in grado di sviluppare linee guida pensate per la protezione e la sicurezza dei dati dei clienti. La crittografia dei dati, delle comunicazioni e dei documenti inoltre permette a tutto il sistema di contrastare le minacce informatiche.

Casi di successo: settore manifatturiero

All’interno del settore manifatturiero rientrano diverse tipologie di aziende: fabbricazione di metalli, parti di macchine, biotecnologie, prodotti farmaceutici etc. Ciascuna di loro, seppur differente, presenta elementi in comune.

Ma come può un sistema di gestione documentale aiutare queste aziende a lavorare in maniera più efficace? Vediamo insieme grazie a questi casi di successo.

Criterion Tool & Die: produzione di componenti di precisione

L’azienda Criterion Tool & Die si occupa della produzione di componenti di precisione per il settore sanitario ed aerospaziale.
Sulla base delle normative, la documentazione relativa ai prodotti deve essere conservata per tutto il loro ciclo di vita, operazione che ha portato all’archiviazione di migliaia di documenti cartacei.

 

Grazie all’implementazione di DocuWare, i documenti esistenti e nuovi sono stati digitalizzati e messi a disposizione dei dipendenti con un semplice clic. Preparare un audit prima dell’utilizzo di un sistema di gestione documentale richiedeva diverse ore, mentre con la
digitalizzazione è sufficiente inserire i numeri di lavoro per recuperare il documento necessario. La facile reperibilità dei documenti ha anche ridotto il livello di stress generale garantendo una maggiore produttività complessiva.

Utilizzo di DocuWare in azienda

DocuWare viene utilizzato per svariate esigenze: la conservazione dei documenti, la manutenzione di macchine e attrezzature, il sistema di gestione della qualità, l’archiviazione dei dati di clienti e dipendenti e dei documenti esterni. Grazie alla digitalizzazione, l’azienda ha risparmiato centinaia di dollari in costi di carta salvaguardando anche l’ambiente: infatti il consumo di carta ridotto è stato pari a 41 alberi abbattuti in meno. 

Lawrence Paper Company: digitalizzazione reparto contabilità

L’azienda Lawrence Paper Company si occupa della produzione di scatole e materiali di imballaggio e ha scelto di utilizzare un sistema di gestione documentale partendo dal reparto contabilità.

L’iter precedente alla digitalizzazione prevedeva che un ordine di acquisto creasse un documento, il quale veniva condiviso tra sette dipendenti e infine conservato in uno schedario nel quale poteva essere smarrito o conservato in maniera errata. Grazie all’integrazione tra DocuWare e il sistema ERP aziendale è stato possibile semplificare questo processo, aumentando il numero giornaliero di fatture elaborate da 15 a 100 al giorno.

DocuWare Intelligent Indexing

Particolarmente utile si è dimostrato lo strumento DocuWare Intelligent Indexing, che permette di archiviare ed indicizzare in maniera automatica i documenti. Grazie alla digitalizzazione e all’assenza di carta, l’azienda ha guadagnato anche notevole spazio in ufficio, con un conseguente ampliamento degli ambienti. 

AquaPhoenix: integrazione tra DocuWare e il sistema ERP per il controllo qualità

AquaPhoenix Scientif crea kit di analisi personalizzabili con specifici prodotti chimici contenuti in ciascun kit che richiedono specifiche di etichettatura e documentazione di controllo qualità. Per ogni ordine vengono quindi conservate da 3 a 50 pagine di documentazione. Si è reso quindi necessario optare per la gestione elettronica dei documenti per migliorare il servizio ai clienti e l’accesso ai documenti.

Il processo è stato quindi organizzato in questa maniera:

·         L’ordine viene ricevuto per telefono oppure online

·         Viene inserito nel sistema ERP e viene generato automaticamente un numero di ordine di vendita

·         Grazie all’Intelligent Indexing, le informazioni presenti nell’ordine di vendita popolano i campi dell’indice in DocuWare

 

Il reparto produzione segue uno schema molto simile. Il processo di controllo della qualità infatti è documentato da un ordine di lavoro generato nell’ERP e utilizzato per registrare tempi di produzione, controlli di qualità e numeri di lotto e partita. Una volta terminato, l’ordine viene scansionato in DocuWare, indicizzato e archiviato in maniera automatica.

Ewart-Ohlson: la conservazione sicura dei registri per il controllo della conformità

Ewart-Ohlson Machine Company è una piccola compagnia che conta circa venti dipendenti. È specializzata nella lavorazione di precisione che si occupa della produzione di pezzi di grandi dimensioni in alluminio, acciaio etc. per il settore siderurgico, automobilistico, energetico ed aerospaziale. I documenti relativi alla produzione, conformi alla normativa AS9100 devono essere conservati.

Senza un sistema di gestione documentale, ciascun documento veniva ordinato manualmente ed archiviato in un luogo fisico. Per la consultazione quindi le tempistiche si prolungavano. Grazie alla digitalizzazione invece il recupero dei file richiede solo meno di un minuto: in questo modo tutti i processi aziendali sono stati velocizzati. 

Perchè scegliere DocuWare?

DocuWare è la soluzione migliore per la tua azienda se vuoi: 

·         Archiviare i documenti in maniera sicura

·         Ridurre notevolmente i tempi di recupero delle informazioni

·         Aumentare il ROI grazie ai flussi di lavoro inerenti alla produzione

·         Ridurre le rilavorazioni

·         Velocizzare i conti da pagare e da ricevere

·         Gestire le responsabilità quotidiane in modo più efficiente grazie agli elenchi di attività e alle notifiche via mail

·         Approvare, rifiutare o richiedere informazioni lungo i punti di controllo dei processi

DocuWare è completamente scalabile: inizia con una soluzione di piccole dimensioni per poi espanderla insieme alla crescita della tua azienda.

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Il nostro team è a tua disposizione per comprendere al meglio e soddisfare le tue esigenze.