Come migliorare e velocizzare la comunicazione grazie alla condivisione di documenti tramite link
Per la condivisione dei documenti con i tuoi colleghi e per assicurarti che chiunque vi abbia accesso sia in possesso delle giuste autorizzazioni, viene in tuo aiuto la funzione di DocuWare. Infatti, potrai condividere il collegamento ai tuoi file tramite link piuttosto che allegarli alle email.
DocuWare ti permette di condividere i documenti presenti nel tuo archivio in due modi:
- Sotto forma di copie che puoi allegare alle tue mail
- Sotto forma di link collegato direttamente al file. In questo caso, dalla versione 7.6 di DocuWare, il link è condivisibile direttamente anche tramite piattaforma Microsoft Teams
Quale metodologia di condivisione utilizzare e quando?
Se vuoi condividere i tuoi documenti con coloro che non utilizzano DocuWare, è necessario inviarli tramite mail come PDF o nel loro formato originale. Se invece si tratta di una condivisione tra membri della stessa azienda, scegliere la condivisione tramite link è l’opzione migliore soprattutto per tre motivi fondamentali:
- Condividendo il documento originale, non verranno create copie che possono causare confusione ed errori. Avrai una sola versione del documento condiviso.
- Condividendo un link, gli utenti potranno accedere simultaneamente al documento originale e se utilizzano DocuWare Cloud ed il documento è in formato Microsoft Office, potranno anche modificare in contemporanea file Word, Excel o Power Point.
- Avrai il pieno controllo degli accessi: nel momento in cui un documento viene condiviso per mail infatti, può essere aperto da utenti non autorizzati, mentre condividendo personalmente un link garantirai la massima sicurezza di tutte le tue informazioni. Inoltre, i diritti sul singolo documento possono variare a seconda dell’utente: un responsabile potrà modificarlo mentre un altro membro del team potrà solamente visualizzarlo (pur utilizzando lo stesso link di accesso)
Come condividere un documento tramite collegamento ad un link con DocuWare
Innanzitutto dovrai richiamare un documento in DocuWare direttamente dall’archivio o tramite ricerca. Una volta selezionato, il menù a discesa ti offrirà due opzioni:
- Selezionare “Ottieni il link del documento” per copiare il link che potrai poi inserire nel testo di una mail, in una chat, etc.
- Selezionare l’opzioni “Condividi” per scegliere se condividere il link tramite Teams o email. Selezionando l’opzione di condivisione tramite Teams sarà possibile poi scegliere in quale chat o canale inserire il relativo collegamento, mentre selezionando l’opzione email il link verrà riportato direttamente nel testo