Compliance: come automatizzarla con un buon sistema di gestione dei documenti
Rispettare e gestire la compliance interna ed esterna è fondamentale per ogni azienda. Per rendere tutto ancora più semplice ed essere certi di agire secondo le normative, puoi affidarti a un sistema di gestione digitale dei documenti.
La corretta gestione della compliance interna ed esterna può risultare complicata e sottoposta a diversi rischi. Per questo motivo, utilizzare un buon sistema di gestione digitale dei documenti (DMS) può esserti di aiuto. Infatti, grazie ai workflow le politiche aziendali vengono correttamente rispettate e, grazie alle funzionalità di reporting, ciascun problema può essere individuato e corretto per tempo.
Compliance: il lavoro da remoto
E’ importante inoltre non dimenticarsi che, con il massivo aumento del lavoro da remoto è necessario che i dipendenti utilizzino gli strumenti adeguati. Capita di frequente infatti che l’utilizzo di software di messaggistica non autorizzati o piattaforme social per lo scambio di messaggi e informazioni con i colleghi, possa mettere a serio rischio la sicurezza dei dati aziendali. Optare per l’adozione di un sistema di gestione documentale ti permette di avere a disposizione un’unica piattaforma per poter collaborare secondo le politiche aziendali in maniera sicura ed efficienti.
Come gestire al meglio la compliance e ridurre il rischio di non conformità:
1. Abbandonare i processi manuali
All’interno di un’azienda i processi che si basano su metodi con alte probabilità di errori, come la compilazione manuale di file Excel in condivisione, sono quelli che più compromettono il rispetto della conformità. Per evitarli con un buon DMS come DocuWare, avrai a disposizione l’Intelligent Indexing. Di cosa si tratta? Una funzione che ti permette di identificare e convertire le informazioni più importanti in dati di indice strutturati in maniera del tutto automatica e senza il rischio di incorrere in errori legati alla manualità.
CASO DI SUCCESSO:
Un’azienda produttrice di dispositivi medici utilizzava un metodo che prevedeva la compilazione manuale da parte dei dipendenti di un file Excel. Con l’utilizzo di DocuWare, ora ciascun documento viene timbrato digitalmente con data, ora e nome del revisore. In questo modo sono stati ridotti gli errori ed è sempre possibile monitorare lo stato di avanzamento delle revisioni richieste.
2. Scegliere soluzioni in Cloud
Una strategia di conformità deve necessariamente tenere in considerazione una pianificazione di emergenza in caso di disaster recovery, come quelle previste da un sistema in Cloud. Oltre a ciò, le piattaforme in cloud garantiscono alti livelli di sicurezza e privacy, mettendo a disposizione la crittografia per i documenti e una protezione da eventuali attacchi di downgrade, malware e minacce. Inoltre, grazie al mirroring in data center esterni, è sempre possibile avere a disposizione un backup sicuro dei dati. In questo modo rispetterai gli standard di compliance riducendo stress e pressione sulle risorse IT.
3. Limitare gli accessi non autorizzati
L’accesso libero ai documenti per la loro modifica rischia di provocare danni irreversibile alle informazioni. Con un DMS è possibile, grazie ad una struttura di diritti, limitare i documenti e i dati che gli utenti possono recuperare, archiviare, modificare e rimuovere. In questo modo tutti i dati sensibili sono protetti e ne viene garantita l’autenticità onde evitare modifiche non autorizzate.
4. Gestire l’intero ciclo di vita dei documenti
Come ben saprai, ciascun documento ha il proprio ciclo di vita che prevede anche uno specifico programma di conservazione. Con un DMS, l’utente di riferimento riceverà un promemoria prima che il termine di conservazione venga raggiunto e il documento venga eliminato. Il processo di gestione dei documenti viene così completamente automatizzato secondo le regole aziendali e senza il bisogno di controlli da parte del personale, con relativo risparmio di tempo, risorse e denaro. Le informazioni vengono così conservate per il tempo necessario secondo le normative e si evitano violazioni della sicurezza e della non conformità dovute a informazioni mantenute oltre il periodo previsto dalla normativa.
5. Attivare il controllo delle versioni
Il controllo delle versioni è una funzione fondamentale, ma in cosa consiste? Ti permette di monitorare quando un documento è stato modificato e da chi, dandoti la possibilità di condividere il relativo link per far sì che i membri dello stesso team possano lavorare sulla versione più recente nello stesso momento. Ai fini della conformità, questo garantisce che tutte le modifiche richieste ad un dato documento vengano apportate, riviste ed accettate.
6. Audit interni ed esterni
Le aziende private e pubbliche possono essere soggette ad audit di conformità. Un audit esamina le azioni di una società, di un’azienda o di un reparto specifico per verificare se i regolamenti e le procedure sono conformi alle politiche aziendali. Alcuni audit di conformità determinano anche se un’azienda agisce in un’organizzazione che soddisfa standard esterni, come le normative federali o di settore.
Grazie all’utilizzo di un DMS potrai produrre report che confermano l’utilizzo delle procedure operative standard in modo tale da assemblarli e distribuirli ai revisori in maniera efficiente. In questo modo il controllo sulle informazioni aziendali sarà maggiore e ogni fase dei workflow sarà registrata per garantire la trasparenza del processo che permette di risparmiare tempo e denaro.
7. Attivare iniziative per la privacy dei dati
La privacy dei dati è una preoccupazione sempre più ingente per ogni organizzazione anche a causa degli attuali requisiti di conformità delineati ad esempio dal GDPR. Essere conformi a tali normative significa che l’azienda deve avere un quadro chiaro dello stato dei suoi dati e gli strumenti utili per garantirne la sicurezza.
Con un sistema di gestione documentale, è possibile garantire un’elevata integrità dei dati e dimostrare che le informazioni sono complete, accurate e archiviate con protezioni amministrative, fisiche e tecniche per garantire che non vengano alterate, danneggiate o cancellate in modo inappropriato. Oltre a garantire la sicurezza interna, la soluzione può salvaguardare i dati dei clienti e dei soci. Inoltre, i processi elettronici si adattano rapidamente e in maniera automatica ai cambiamenti normativi o alle nuove leggi.
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