La conservazione dematerializzata dei giustificativi delle spese di trasferta può essere effettuata tramite accesso al sistema predisposto, direttamente dai dipendenti o dai loro delegati, a patto che i documenti rispettino i requisiti di immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità previsti dal Cad e anche se la nota spese è sprovvista della firma digitale, elettronica qualificata o elettronica avanzata del trasfertista.
E tu? Cosa stai aspettando a digitalizzare la nota spese dei dipendenti?
Se la tua azienda utilizza ancora fogli di calcolo per tenere traccia delle spese dei dipendenti.. stai perdendo l’opportunità di monitorare le spese dei dipendenti in modo tale da identificare potenziali risparmi sui costi. Infatti non è possibile contenere le spese senza avere una panoramica di come vengono spesi i soldi e quanto costa alla tua azienda ogni categoria di spesa suddivisa per dipartimento ed individuo.
L’enfasi posta sulla riduzione delle spese fa parte della nuova normalità.. e continuerà ad esserlo. Secondo un rapporto pubblicato dall’Economist Intelligence Unit “Come il Covid-19 sta influenzando l’andamento delle spese dei dipendenti?”, nel corso del 2022 molte aziende dovranno decidere se rendere permanente il lavoro in modalità smartworking oppure alternarlo alla presenza in ufficio: ciò infatti permetterà di avere una base da cui partire per comprendere quali costi non sono necessari per i dipendenti.
L’automazione della rendicontazione delle spese farà risparmiare tempo e denaro e fornirà alla tua aziende le informazioni necessarie per prendere decisioni sulle spese dei dipendenti.
I vantaggi aziendali dell'automazione dell'elaborazione delle note spese
Con il database centralizzato, la ricerca potenziata, il flusso di lavoro automatizzato e le opzioni di integrazioni offerte dalla gestione dei documenti:
I tuoi dipendenti possono:
- Utilizzare un app gratuita come Paper Scan, disponibile per Apple e Android, per scansionare ricevute sia che si trovino in viaggio o a casa.
- Eliminare il fastidio di conservare la ricevuta cartacea
- Ridurre il tempo necessario per caricare le ricevute, creare le note spese e inviarle per approvazione
- Rimborsi spese più rapidi
I tuoi responsabili dell'approvazione possono:
- Smettere di fare affidamento solo sulla loro memoria, in quanto il flusso di lavoro automatizzato li avvisa nel momento in cui le note spese sono pronte per essere riviste e invia promemoria sulle scadenze
- Controllare più facilmente l’attività correlata ad una determinata spesa
- Approvare i rimborsi da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, velocizzando così notevolmente i tempi
Il tuo reparto contabilità può:
- Ridurre gli errori associati a processi manuali come errori di digitazione o ricerca di dati mancanti, in modo tale che possano concentrarsi sui lavori più importanti per l’azienda
- Prevenire i rimborsi duplicati e identificare i rimborsi approvati che non sono legittamente correlati all’attività svolta
- Applicare facilmente le politiche relative a ricevute mancanti, mancati invii, chilometraggio in eccesso e uso improprio della carta di credito
- Tenere traccia più facilmente di ciò che è stato approvato e pagato
- Limita la possibilità di frode con la possibilità di visionare:
- Quali dipendenti hanno superato il limite di spesa
- Se i dipendenti nella stessa posizione hanno spese differenti
- Confronti tra le precedenti abitudini di spesa di un dipendente rispetto a quelle attuali
I tuoi team finanziari ed esecutivi possono:
- Trasformare le informazioni sulla dichiarazione delle spese in dati ricercabili da utilizzare per l’analisi e l’impostazione delle linee guida per il risparmio costi
- Monitorare le spese tramite report dipartimentali mensili
- Rispondere in maniera efficiente all’incremento del numeo
Molte soluzioni di note spese sono costose e difficili da utilizzare e richiedono che un’azienda cambi radicalmente i propri processi.
Con il software di gestione documentale DocuWare, le modifiche alla progettazione del flusso di lavoro dipendono da te! Puoi mettere a punto i tuoi processi quando definisci flussi di lavoro automatizzati o attenerti a ciò che hai già in atto. Quando sorgono domande su una nota spese, Smart Connect consente al tuo team di contabilità di accedere alla documentazione di supporto direttamente dal tuo software di contabilità, sia esso SAGE, QuickBooks o qualsiasi altro sistema. DocuWare consente inoltre lo scambio di dati con la contabilità o il sistema ERP.
Rendiamo l’automazione semplice e intuitiva in modo che tutti possano imparare a utilizzare il sistema rapidamente senza sottrarre tempo alle proprie attività quotidiane.
Fonte: DocuWare Blog – Modern Digital Business