CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA:
Obblighi normativi
Contenuti
Dopo l’introduzione dell’obbligo della Conservazione Sostitutiva a norma, a partire dall’1 gennaio 2022 è stata definita obbligatoria la redazione del Manuale di Conservazione, anche nel caso in cui il servizio sia affidato ad un provider esterno.
Secondo le nuove regole tecniche AgiD relative alla Conservazione a norma infatti, le aziende sono obbligate a nominare un soggetto giuridico in qualità di Responsabile della Conservazione che sia diverso dal provider intermediario che continuerà a svolgere il ruolo di Responsabile del servizio di conservazione.
Responsabile della Conservazione
Il Responsabile della Conservazione, che opera secondo quanto previsto dall’art. 44 comma 1-quater del CAD 4, ha come ruolo primario quello di definire ed attuare le politiche complessive del sistema di Conservazione e governarne la gestione con piena autonomia. Tale ruolo può essere ricoperto solo ed esclusivamente da una persona fisica.
Per tutti i soggetti diversi dalla Pubblica Amministrazione questo ruolo può essere svolto anche da un soggetto esterno avente le competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche purchè si tratti di un individuo terzo rispetto al Conservatore. Sotto la propria responsabilità, il Responsabile può delegare lo svolgimento delle attività ad altri soggetti aventi specifiche competenze ed esperienze.
I compiti del Conservatore
- Definire le politiche di conservazione in conformità alla normativa vigente
- Gestire il processo di conservazione garantendone la conformità
- Generare e sottoscrivere il rapporto di versamento secondo quanto previsto dal manuale di conservazione
- Monitorare la corretta funzionalità del sistema di conservazione
- Effettuare la verifica periodica, con cadenza superiore ai 5 anni, dell’integrità e leggibilità dei documenti archiviati
- Adottare misure per rilevare l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni
- Duplicare o copiare i documenti in base all’evolversi del contesto tecnologico
- Predisporre il Manuale di Conservazione curandosi di aggiornarlo periodicamente in base ai cambiamenti normativi, procedurali o organizzativi rilevanti
Manuale di Conservazione
Tra i compiti del Responsabile della conservazione c’è quello di redigere e firmare il Manuale di Conservazione che deve illustrare dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e tutte le informazioni utili alla gestione del sistema di conservazione. In sintesi si tratta di un contenitore all’interno del quale è racchiuso tutto il processo inerente alla conservazione dei documenti informatici di un’organizzazione.
- I dati dei soggetti coinvolti nel processo
- La struttura organizzativa con le relative funzioni e responsabilità dei diversi soggetti
- La descrizione del processo e del sistema di conservazione comprensivo delle componenti tecnologiche
- Le tempistiche relative ai termini entro i quali le diverse tipologie di oggetti digitali devono essere trasferiti in conservazione
- Le misure adottate per proteggere i documenti coinvolti
- Le normative vigenti nei luoghi dove sono conservati gli oggetti digitali
Elementi principali del Manuale di Conservazione
La redazione del Manuale di Conservazione è obbligatoria per le Pubbliche Amministrazioni e i privati a partire dall’1 gennaio 2022. Qualora le aziende si avvalessero di un conservatore esterno, è possibile scegliere se trascrivere di propria mano le attività del processo o demandare al conservatore a cui sono affidati