La Conservazione Sostitutiva a Norma: di cosa si tratta, quali vantaggi apporta e perché richiederla!
Conserva i documenti a norma di legge e cogli l'opportunità di preservare i documenti che sono preziosi per la tua azienda, in modo legale e sostenibile
In cosa consiste la Conservazione a Norma?
La Conservazione Sostitutiva a Norma la cui nomenclatura corretta è conservazione digitale a norma, è quell’iter informatico che consente di proteggere, custodire ed assicurare il valore legale dei documenti informatici all’interno della gestione documentale aziendale.
A rendere diverso il processo di conservazione digitale a norma da quello di archiviazione è l’efficacia probatoria che viene attestata con la sottoscrizione elettronica e l’apposizione della marca temporale.
Quali documenti è obbligatorio conservare?
- Le PEC (ricevuta + documenti) art. 2020 del Codice Civile
- I LUL (dall’art. 6 del D.M. del 9 luglio 2008)
- Le fatture
- Le bolle doganali (dal 2023)
Questi sono i documenti che la legge sancisce come obbligatori per la conservazione sostitutiva a norma.
Quali documenti sono facoltativi e in alternativa vanno stampati?
Tutti i documenti contabili:
- Libro Giornale Registro IVA / Libro Cespiti…
- DDT
- Note Spese
- Dichiarazione Redditi e Modelli di Versamento
- Libri Sociali
- ecc…
Cosa dicono le norme?
Per quanto concerne il quadro normativo, a partire dal 01.01.2022 – data dell’entrata in vigore delle nuove Linee guida AGID – i soggetti di cui all’ art. 2 commi 2 e 3 del CAD formano i loro documenti esclusivamente in conformità alle presenti Linee Guida, le quali contestualmente abrogano completamente o in parte:
Il DPCM 13 novembre 2014, contenente “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici”;
Precedentemente il DPCM 3 dicembre 2013, contenente “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”
Chi è il Responsabile della Conservazione Sostitutiva a Norma?
Il Responsabile della Conservazione, che opera secondo quanto previsto dall’art. 44, comma 1-quater, del CAD 4, ha come ruolo primario quello di definire ed attuare le politiche complessive del sistema di Conservazione e governarne la gestione con piena autonomia. Tale ruolo può essere ricoperto solo ed esclusivamente da una persona fisica.
Dal 01.01.2022 è cambiata la normativa AgiD, che ha reso obbligatorio che il Responsabile della Conservazione sia una persona fisica, a differenza di quanto accadeva in precedenza quando la figura del Responsabile coincideva con quella del Conservatore stesso.
Il Responsabile della Conservazione può essere una persona interna all’organizzazione o esterna.
Kalýos offre tale servizio. Infatti, diverse aziende, tra cui anche multinazionali, si sono già affidate a noi per il servizio in outsourcing di Responsabile della Conservazione.
Per tutti i soggetti diversi dalla Pubblica Amministrazione questo ruolo può essere svolto anche da un soggetto esterno avente le competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche purché si tratti di un individuo terzo rispetto al Conservatore.
Il Responsabile può eventualmente delegare lo svolgimento delle attività o parte di esse ad altri soggetti aventi specifiche competenze ed esperienze.
Quali sono i compiti del Responsabile della Conservazione?
Il Responsabile della Conservazione Sostitutiva a Norma ha il compito di: definire le politiche di conservazione in conformità alla normativa vigente, gestire il processo di conservazione garantendo che sia congruo alle leggi.
In aggiunta a ciò, ha la responsabilità di effettuare la verifica periodica dell’integrità e leggibilità dei documenti archiviati, eseguendo le prove di esibizione e generando quindi il rapporto di versamento.
Deve predisporre il Manuale di Conservazione curandosi di aggiornarlo periodicamente in base ai cambiamenti normativi, procedurali o organizzativi rilevanti.
Uno dei vantaggi che offre Kalýos, quando eroga il servizio di Responsabile della Conservazione è effettuare un’audit annuale di verifica sui processi della Conservazione, in modo che le persone preposte all’interno dell’organizzazione siano formate in maniera adeguata all’esibizione dei documenti conservati, in caso di eventuale verifica da parte delle autorità competenti.
Che cos'è il Manuale della Conservazione Sostitutiva a Norma?
Ricapitolando, il Manuale deve contenere:
- I dati dei soggetti coinvolti nel processo
- La struttura organizzativa con le relative funzioni e responsabilità dei diversi soggetti
- La descrizione del processo e del sistema di conservazione comprensivo delle componenti tecnologiche
- Le tempistiche relative ai termini entro i quali le diverse tipologie di oggetti digitali devono essere trasferiti in conservazione
- Le misure adottate per proteggere i documenti coinvolti
- Le normative vigenti nei luoghi dove sono conservati gli oggetti digitali
Tra i compiti del Responsabile della conservazione c’è quello di redigere e firmare il Manuale di Conservazione che deve illustrare dettagliatamente: l’organizzazione, i soggetti coinvolti e tutte le informazioni utili alla gestione del sistema di conservazione.
In sintesi, si tratta di un contenitore all’interno del quale è racchiuso tutto il processo inerente alla conservazione dei documenti informatici di un’organizzazione.
Il Manuale di conservazione ha come scopo principale assicurare che i documenti conservati abbiano la stessa validità legale di quelli cartacei, grazie all’adozione di procedure specifiche e tecnologie che garantiscono la loro autenticità, integrità, affidabilità e leggibilità nel tempo.
Quali vantaggi apporta la Conservazione Costitutiva a Norma?
La Conservazione porta un maggiore efficientamento, in particolare ad una migliore evoluzione dei processi amministrativi aziendali, una sempre più crescente collaborazione tra clienti e fornitori. In più: l’immediata reperibilità dei documenti, da qualunque postazione ed una conseguente sicurezza dei dati che vengono trattati. La Conservazione Sostitutiva a Norma porta anche all’eliminazione dei vincoli durante l’esibizione alle autorità di controllo.
Oltre a ciò la Conservazione reca con sé anche alcune conseguenti ottimizzazioni all’interno del contesto aziendale. Infatti, è possibile l‘eliminazione degli archivi in cartaceo (paperless) con il concomitante riuso dello spazio che è stato recuperato. Vi sono ottimizzazioni di tipo finanziario, grazie all’ottimizzazione del budget, saving imposta di bollo sul libero giornale. Il personale può essere riconvertito a maggiore professionalità.
Altro vantaggio è dato dall’effettiva sostenibilità.
Perché richiedere la Conservazione Sostitutiva a Norma?
Validità probatoria
Azzeramento rischi
Risparmio di denaro
Maggiore spazio
Efficienza operativa
Facilità di ricerca
Eliminazione della probabilità di smarrimento e/o danneggiamento dei documenti
Cogli l’occasione di chiedere maggiori informazioni, senza impegno, ai nostri esperti che sapranno rispondere alle tue domande.
Richiedi subito gratuitamente
MAGGIORI INFORMAZIONI
Compila il modulo:
- P.IVA e C.F. 03680110966
-
Headquarter
Via Torri Bianche, 6 Palazzo Tiglio (Vimercate)
Sedi Operative Via C. Baioni 18/A (Bergamo) - Via G. Natta snc (Salò)
www.kalyos.it