Con DocuWare, le cartelle forniscono la panoramica perfetta sia per i tuoi documenti che per i progetti e i file personali. E’ anche possibile aggiungere nuovi documenti in pochissimo tempo, perchè l’indicizzazione avviene.. quasi come per magia.
Ma facciamo un esempio concreto.
Stai lavorando ad un progetto e hai cartelle organizzate nel tuo archivio per ciascun cliente. Queste, a loro volta, contengono cartelle inerenti ai progetti specifici che coinvolgono l’azienda in questione. Quest’ultime contengono a loro volta cartelle inerenti a tipologie diverse di documenti. Tutti i documenti corrispondenti a questi criteri, sono contenuti in queste cartelle.
Come funziona con DocuWare?
Ogni volta che viene creato un nuovo documento per un progetto, sarà sufficiente trascinarlo dal desktop del tuo computer o dal file system alla cartella corrispondente in DocuWare. DocuWare archivierà automaticamente il documento, utilizzando i nomi delle cartelle come termini di indicizzazione. A partire da questo momento, è ordinato con gli altri documenti inerenti al progetto indipendentemente che vi si acceda tramite cartella o tramite un elenco di ricerca/risultati.
Ovviamente, questo processo verrà applicato non solo nel tuo caso, ma anche nel caso di tutti gli altri colleghi autorizzati alla visualizzazione e all’utilizzo dei documenti contenuti nelle cartelle, in modo tale da rendere il lavoro di tutti coeso e coerente.
MA E’ ANCHE MEGLIO DI COSI’!
Puoi trascinare dal tuo desktop o dal file system non solo singoli documenti, ma anche intere cartelle all’interno della struttura di DocuWare. Tutti i documenti saranno poi archiviati e il nome della cartella originale verrà utilizzato come termine di indicizzazione. Il risultato sarà quindi un archivio contenente i documenti in maniera perfettamente organizzata.
CASE USE – Fascicolo personale:
Per le cartelle contenenti file personali la struttura sarà differente: per esempio Nome > Tipo di documento, ma aggiungere un documento all’interno del proprio fascicolo personale è semplice esattamente come spiegato precedentemente.
Fonte: DocuWare Blog – Product News
