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News 9  OTT / 2017

Newsletter DocuWare nr. 24 - Ottobre 2017
 



L’Agenzia delle Entrate si è pronunciata positivamente in merito alla correttezza di un processo di dematerializzazione dei giustificativi di spesa e la conservazione “sostitutiva” delle loro copie informatiche.

L’Agenzia ha ribadito la possibilità di dematerializzare e distruggere gli originali cartacei dei giustificativi di spesa laddove sia adottato un idoneo processo in grado di garantire integrità, autenticità e leggibilità alle copie informatiche e la loro conservazione a norma attraverso un idoneo sistema di conservazione.

La soluzione prospettata prevede che il giustificativo di spesa sia acquisito come documento informatico (nativo o tramite fotografia/scansione) e trattato mediante un processo di OCR, in grado di rilevare le informazioni necessarie alla compilazione della relativa nota spese.
Il dipendente, tramite un’applicazione aziendale, completa la nota spese che, essendo stata creata in apposita area personale, risulta firmata elettronicamente.
L’azienda verifica, controlla e approva le singole spese e i relativi giustificativi.

La nota spese una volta approvata e registrata sui sistemi contabili dell’azienda viene inoltrata al servizio di conservazione elettronica.

Il processo, correttamente realizzato, consente la distruzione degli eventuali originali analogici da parte del dipendente.

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1. Scansione ricevute in movimento: con l’app PaperScan è possibile effettuare delle scansioni dei conti degli hotel e delle ricevute dei taxi ovunque vuoi e in qualsiasi momento.

2. Form compilati automaticamente: form compilati utilizzando qualsiasi browser e le ricevute andranno solamente allegate. Niente andrà perso!




3. Il form viene trasmesso immediatamente e può essere processato e autorizzato direttamente a video. Di seguito la schermata che comparirà alla persona incaricata ad autorizzare:



 

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