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News 1  NOV / 2016

Newsletter DocuWare nr. 16 - Novembre 2016
 


Più di un migliaio di clienti DocuWare utilizza l'Intelligent Indexing per l'archiviazione dei documenti in maniera rapida. Questo servizio unico legge i documenti e consiglia termini di indicizzazione specifici. Quasi 14 milioni di documenti sono già stati archiviati e indicizzati con l'Intelligent Indexing. Il tasso di precisione del servizio è superiore all'80%. Ma cosa si può fare quando l'Intelligent Indexing non sta leggendo le parole che vuoi che indicizzare? È solo una questione di formarlo nel modo corretto.

Ecco un esempio: si riceve la prima fattura dal nuovo fornitore di bevande, "Acqua Fresca e Bevande Srl". Una volta scansionata la fattura l'Intelligent Indexing si occupa dell'indicizzazione. Tutti i campi del database - numero di registrazione, data, importo, ecc - sono perfettamente compilati. Ma a volte si può notare come per esempio il nome della società non sia completo: anziché l'intero nome della società di "Acqua Fresca e Bevande Srl" appare nel campo indice solo "Bevande Srl".

 

Meglio Cliccare che Digitare

L'Intelligent Indexing è in continua evoluzione e apprende attraverso le correzioni. Ecco il modo migliore per aiutarlo a imparare: quando i dati vengono compilati in modo errato o incompleto, non bisogna utilizzare la tastiera per effettuare correzioni all'Intelligent Indexing. È necessario invece utilizzare la funzione "One Click Indexing". In caso contrario, il servizio non saprà imparare come e dove trovare i dati giusti dal documento e dovrà sempre contare sull'inserimento manuale dei documenti successivi.

 

Ecco come funziona:

1. Fare clic sul campo indicizzato - il campo, così come il dato nel documento sorgente per la voce di indice, saranno entrambi evidenziati.

2. Ora premere il tasto del mouse e segnare il testo completo nel documento - nel nostro esempio, l'intera voce di "Acqua Fresca e Bevande Srl". Il nome della società sarà immediatamente trasferito nella campo corrispondente. 

3. A questo punto è possibile archiviare il documento. L'Intelligent Indexing si ricorderà la correzione che hai fatto. Come regola generale, la prossima volta che verrà archiviata una fattura da questa azienda di bevande, l'indicizzazione verrà completata correttamente grazie a questo servizio estremamente intelligente.

Si prega di notare: Se per qualche motivo un documento è stato indicizzato e conservato in modo non corretto con l'Intelligent Indexing, potrebbe essere necessario correggere la voce un paio di volte in modo che il servizio disimpari la scelta precedente e inizi a funzionare correttamente andando avanti.

Ecco un video su come migliorare il servizio di Intelligent Indexing:


 

Buona risoluzione - Grandi risultati

La precisione di indicizzazione intelligente dipende in gran parte la leggibilità del documento. Si consiglia pertanto di scansionare un documento con una risoluzione minima di 300 dpi. In caso contrario, è facile che si verifichino i cosiddetti errori OCR.

Esempi comuni: il sistema non può distinguere tra "i" o "!" o "I"; o trasforma una "w" in due "v". Anche in questo caso, è meglio per correggere questi errori di lettura con un solo clic di indicizzazione. L'inserimento manuale in realtà dovrebbe essere l'ultima risorsa da utilizzare solo se non è possibile acquisire le giuste informazioni dal documento. Se si stanno notando diversi errori OCR, allora si potrebbe regolare prima la risoluzione nelle impostazioni di scansione.