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News 1  SET / 2016

Newsletter DocuWare nr. 14 - Settembre 2016
 


Modulo Web per la nota spese:
solo 3 passaggi dalla Richiesta al Rimborso


 

Spesso passa diverso tempo tra la consegna della nota spese ed il rimborso. Innanzitutto la richiesta deve essere compilata manualmente e deve essere consegnata insieme a tutte le ricevute. Successivamente la richiesta e le ricevute devono essere scansionate e archiviate.

Solo una volta che questo processo viene concluso, l'ufficio amministrativo può confermare il rimborso ed effettuare il pagamento.

Tutto questo processo può essere velocizzato grazie a DocuWare:

1. Scansione ricevute immediata: grazie all'App Mobile PaperScan è possibile effettuare una fotografia di fatture di hotel, ricevute di taxi, etc. direttamente con lo smartphone o il tablet.

2. Compilazione elettronica del modulo di richiesta: il modulo può essere compilato tramite qualsiasi browser. Il link viene poi inoltrato direttamente all'ufficio amministrativo con le ricevute in allegato. Non appena il modulo viene inviato, l'intero record viene salvato e archiviato automaticamente. Nulla va più perduto!


 

3. Avviso scadenze: il modulo inoltrato appare immediatamente in un elenco di attività dell'ufficio amministrativo. La richiesta può essere quindi elaborata e autorizzata dato che è stata presentata con tutte le ricevute allegate.

Nel seguente screenshot è possibile vedere i link come appaiono nell'elenco delle attività dell'ufficio amministrativo. Sulla destra viene visualizzato il modulo insieme alle ricevute.


 

Suggerimento per la creazione di un Modulo Web:
Con i Moduli Web è possibile realmente semplificare la gestione dei moduli e i processi, come il rimborso spese. Un Modulo Web può essere rapidamente impostato in DocuWare dall'area "Forms". Creandone uno nuovo, è possibile utilizzare un design integrato e scegliere i campi e le etichette da inserire. È inoltre possibile aggiungere il campo per l'inserimento di file da allegare al modulo stesso.

 


 

Nel passaggio successivo, è possibile configurare un nuovo template. Il modulo compilato sarà quindi memorizzato con il layout configurato. In questo modo non sarà un problema integrare i moduli cartacei creando la versione web.


 

 
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