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News 1  AGO / 2016

Newsletter DocuWare nr. 13 - Agosto 2016
 


Processare rapidamente le fatture ricevute
tramite mail con DocuWare

Si ricevono sempre più fatture tramite mail. DocuWare mostra come si può organizzare la posta in arrivo in modo che tutte le fatture ricevute possano essere trattate in maniera efficiente - a prescindere se la fattura viene inviata in formato cartaceo o elettronico. 

Esistono diverse opzioni per definire l'importazione e l'approvazione delle fattura in un'azienda. Ecco l'approccio collaudato con DocuWare:

1. Tutte le fatture sono raccolte in una casella di posta elettronica.
L'ufficio contabilità configura una casella di posta elettronica con un indirizzo email univoco (ad esempio fatture@azienda.it). Tutte le fatture vengono inviate a questo indirizzo, indipendentemente se siano state ricevute in formato cartaceo o come allegato ad una e-mail.

Le fatture cartacee possono essere scansionate e inviate come PDF all'indirizzo e-mail centrale. Questa attività può essere svolta con una periferica multifunzionale (MFP) che può essere già impostata con l'indirizzo e-mail prescelto. Le fatture vengono quindi direttamente inoltrate. è possibile inoltre far inviare tutte le fatture direttamente dai fornitori oppure dai colleghi che ne ricevono.

2. L'importazione delle fatture nel cassetto DocuWare.
Dalla cassetta di posta centrale, tutte le fatture vengono trasferite automaticamente utilizzando i moduli "Connect to Mail" o "Connect to Outlook" in un cassetto DocuWare o in un raccoglitore. 

3. Controllo delle fatture.
Ora è il turno dell'ufficio contabilità che dovrà verificare se la fattura è conforme agli aspetti legali in materia di informazioni obbligatorie che devono essere contenute all'interno. Solo allora le fatture saranno accettate, altrimenti dovranno essere modificate.

4. Archiviazione delle fatture e avvio del processo di approvazione.
L'ufficio contabilità archivia le fatture dalla cartella di DocuWare in un raccoglitore dove verranno salvate in modo sicuro e conforme alla legge. Al momento del deposito della fattura o in seguito alla lavorazione del documento, ogni criterio indice viene automaticamente assegnato. Questi criteri sono importanti in quanto vengono utilizzati per individuare la persona e il dipartimento che ha ricevuto e approvato la fattura.

Inoltre, utilizzando la funzione di Intelligent Indexing di DocuWare, le informazioni indicizzate, come per esempio il nome del fornitore e la data , possono essere lette automaticamente dalla fattura. Ciò significa che i criteri indice sono pre-assegnati e facilitano l'interno processo di deposito di un documento.

Come la fattura viene ulteriormente elaborata dipende dalla configurazione interna dell'azienda. Molte volte, a questo punto, una passività viene registrata all'interno del sistema contabile ed è quindi chiaro che la fattura deve essere pagata.

5. Approvare, inviare, pagare.
In molte aziende, le fatture devono passare attraverso un processo di approvazione - un flusso di lavoro - prima di poter essere inviate. Questo consente di allineare la fattura al processo di acquisto interno. Con DocuWare tutti gli scenari possibili possono essere coperti in modo ottimale una volta che i processi specifici sono stati analizzati accuratamente.

Il processo di approvazione con DocuWare si basa su due diversi moduli DocuWare: Task Manager o Workflow Manager. una fattura, dopo essere stata archiviata in una cartella tramite gli appositi criteri indicie, viene visualizzata in un elenco o come compito all'interno del client DocuWare dei rispettivi dipendenti. Con un semplice click, l'importo totale o parziale può essere approvato dal dipendente.

Qualunque sia il processo di approvazione, dopo che è stato terminato, la fattura verrà inviata al sistema di contabilità per essere quindi pagata. Con DocuWare, tutti i dati raccolti durante il processo di acquisizione e di approvazione, possono essere trasferiti al sistema contabile, ad esempio: numero fattura, data, centro di costo, etc.
Queste informazioni possono essere utilizzate di default per determinare i campi durante la fase dell'invio per facilitare l'intero processo.