Una soluzione di Archiviazione Documentale può riguardare ogni tipologia di documento, sia esso ricevuto che emesso, e ha il fine di migliorare e razionalizzare i flussi documentali, soprattutto per quanto riguarda l’accesso ai documenti e la loro distribuzione

I Sistemi di Document Management consentono l’acquisizione, l’archiviazione, la consultazione, la distribuzione e la riproduzione di documenti in senso lato, siano essi documenti cartacei di qualsiasi contenuto, piuttosto che fax elettronici, e-mail, file CAD, presentazioni PowerPoint, filmati, file audio, pagine WEB, …

L’integrazione del Document Management System con il Sistema Informativo aziendale permette l’automazione della generazione delle copie elettroniche dei documenti emessi e dell’indicizzazione di tutti i documenti aziendali.

I principali vantaggi della gestione elettronica dei documenti

Economici

- Eliminazione dei costi materiali quali carta, buste e bolli

- Riduzione dei costi di gestione delle aree di archivio

- Eliminazione dei costi di gestione manuale dei documenti (data entry)

- Riduzione dei tempi di ricerca ed esibizione dei documenti

- Eliminazione dei costi di distribuzione dei documenti

Organizzativi

- Possibilità di gestire elevati volumi di dati

- Accesso distribuito ai documenti da parte di tutte le funzioni aziendali

- Condivisione delle informazioni tra i diversi reparti

- Maggiore efficienza del personale e maggiore produttività

- Riduzione di eccezioni, errori e contestazioni

- Massima garanzia di sicurezza, affidabilità e durabilità

- Elevati standard di sicurezza fisica e logica

Logistici

- Recupero degli spazi attualmente riservati agli archivi

Giuridici

- Piena validità probatoria e fiscale dei documenti informatici con l'apposizione della firma digitale e della marca temporale

- Conformità del processo di conservazione alla normativa vigente